Jak dobrze oszacować czas trwania zadań i czas tych zadań? Jak szacować, jak robić to dobrze – 7 technik, które możesz wykorzystać w każdym projekcie. Serdecznie zapraszam do lektury.
Ile waży byk?
James Surowiecki autor książki “The Wisdom of Crowds” zrobił ciekawy eksperyment. Ludzie, którzy byli na arenie mogli brać udział w konkursie szacowania ile waży byk, którego widzą. Każdy dosyć mocno się mylił, ale średnia wszystkich wyników była bardzo blisko wagi tego byka. Stąd ciekawy wniosek, że indywidualnie nie jesteśmy najlepsi w szacowaniu, ale jeśli wykorzystamy moc całego plemienia, to okazuje się, że ta mądrość tłumu potrafi pomóc. Warto więc przy szacowaniu brać pod uwagę jak największą ilość opinii od osób, które będą pracowały nad projektem.
Z szacowaniem jest kilka problemów. Jesteśmy słabi w szacowaniu. Po drugie mamy różne perspektywy, wiele osób patrzących na tego samego byka zupełnie inaczej szacuje jego wagę. Po trzecie popełniamy błąd na poziomie 30-40% pod kątem szacowania czasu. Po czwarte w każdym oszacowaniu jest ryzyko. Jak byś się nie przyłożył do szacowania to pod spodem jest zaszyte ryzyko i będzie się to poruszało na pewnej skali, zawsze będą jakieś odchyły. Po piąte dążenie do 100% pewności w szacowaniu stopuje projekt. Część osób źle się czuje jak nie ma wszystkiego dokładnie pomierzonego. To jest dobra cecha w niektórych sytuacjach, ale na początku projektu potrafi go rozłożyć. Nie masz tych informacji, żeby dać dokładne szacowanie. Na koniec lądujesz z błędem logicznym, że dobrze mieć wszystko oszacowane i policzone, z tym się każdy zgodzi, ale nie mamy danych, które nam to umożliwią i na tym poziomie jest ciężko rozwiązać temat. Mają rację Ci, którzy chcą, żeby było dobrze policzone i mają rację Ci, którzy wiedzą, że trzeba ruszyć do przodu. Kolejna pułapka “zwalą na mnie, że źle oszacowałem”. Część ludzi dostało bęcki za złe szacowanie i nauczyli się, że lepiej nie podawać żadnego szacowania bo będzie na mnie. Kwestia trochę patologii bo jeżeli sobie zdajesz sprawę, że można popełniać błędy i szacujemy, żeby w jakiś sposób coś poukładać, to trudno mieć pretensje do osoby najniżej w hierarchii, że popełniła błąd.
3 poziomy szacowania
Jest kilka rozwiązań problemów z szacowaniem. Pierwsze to myślenie na 3 poziomach szacowania. Projekt, który startuje i zadanie, które startuje, niewiele o nim wiemy i nasza przestrzeń niepewności jest dosyć duża. Na kolejnych etapach możemy to zawężać.
Pierwszy poziom szacowania proponowany przez PMBOK to Rough Order of Magnitute. Szacowanie rzędu wielkości, gdzie szacujesz z dokładnością +100 % -50%.
Kolejny poziom szacowania to szacowanie na poziomie Budget Estimate +25% -10%. Masz najpierw szacowanie +100 % -50%, zbierasz więcej informacji i przechodzisz do szacowania +25% -10%. “Budżetowanie na ten projekt musimy szacować pomiędzy 125 000 a 90 000 zł – tyle kasy musimy mieć, dokładnie w tym momencie Ci nie powiem, bo nie zrobiliśmy dokładnego planowania”.
Trzeci poziom szacowania to Definite Estimate to szacunek, który robimy na koniec planowania, z ekspertami, bardzo dokładnie +10% -5%. Szacowanie ostateczne.
Standard zarządzania projektami określa, że jest jakaś luka według której się poruszamy i to naturalne w każdym projekcie zwinnym, niezwinnym, zawsze wiemy, że jakieś błędy się tam pojawiają. Pierwszy poziom, żeby się nie stresować odnośnie szacowania to określić na jakim etapie przedsięwzięcia jesteśmy i czy musimy mieć to do ostatniej kropki policzone, czy możemy szacować na dosyć szerokim poziomie, który później zawęzimy. Tak, żeby szef na początku wiedział ile mniej więcej to wszystko będzie kosztować.
Affinity Estimating – szacowanie przez podobieństwo
Szacowanie przez podobieństwo polega na tym, że wybieramy jakiś punkt odniesienia, a dla niego wybieramy określoną wartość. Na przykład dane zadanie zajmuje dwa dni. Wybieramy pozycję do szacowania czyli bierzemy nowe zadanie i przyklejamy ją obok podobnej. Przykład jest następujący. Zrobiliśmy szacowanie planning pokerem na pewne zadania, które mamy wykonać i przypisaliśmy mu odpowiednią wartość. W tym przypadku to będzie wartość w story pointach, ale można równie dobrze oszacować w dniach czy tygodniach.
W naszym serwisie logowanie jest oszacowane na 1 pkt., odzyskanie hasła to 3 pkt., dodawanie zdjęcia profilowego to 5 pkt., ładowanie filmu 8 pkt., itd. Mamy do oszacowania wybór nagród co tydzień dla użytkowników. Zamiast zgadywać ile to będzie punktów możemy zastanowić się jak najbliżej której z tych już oszacowanych funkcjonalności może się znaleźć. Załóżmy, że przyklejamy to obok Raportu o aktywności użytkowników. Kolejne – automatyczny newsletter sprzedażowy, to mniej skomplikowane więc przyklejamy obok Lokalizacji użytkownika. Polecanie przyjaciołom dosyć proste więc przyklejamy obok odzyskiwania hasła. Nie zgadujemy punktów, tylko staramy się znaleźć podobne i w taki sposób robimy szacowanie.
Ideal time – czas idealny
To metoda, gdzie korzystamy z prostej techniki. Oszacuj ile zajmie to i to jak będzie totalnie idealnie bez żadnych przerwań i problemów. Ten sposób szacowania ma ograniczenie, bo najczęściej będą jakieś przerwania. Natomiast można zastosować trochę zdroworozsądkowego podejścia. Modyfikacja jest taka, że jak masz człowieka, który pracuje tylko i wyłącznie nad Twoim projektem to wkładasz w dany tydzień tylko 75% rzeczy, które ktoś oszacował. Te 25% to pewnie będą tematy związane z komunikacją, coś wypadnie, administracja. Wiesz, że jak oszacujesz 75% idealnego czasu to będzie on blisko rzeczywistości. Jeżeli człowiek jest rozproszony pomiędzy różne zadania to korzystasz z 50% tego idealnego czasu. Przykład masz 120h dostępności zespołu, gdy wykorzystasz 60h ideal time to więcej pewnie nie zmieścisz. Gdy wykorzystasz więcej niż 90h to na 100% tego już nie zmieścisz, błąd na poziomie 20% zje pozostałe wartości.
Wide Band Delphi – metoda delficka
W tej metodzie wybieramy jakiś punkt do oszacowania, zadajemy sobie pytanie co właściwie szacujemy. Każdy niezależnie wypełnia formularz ile według niego zajmie dane zadanie. Następnie porównujemy szacowania. W pierwszej rundzie każdy z pięciu szacujących osób oszacowało od 20 do 80. Przegadaliśmy temat jeszcze raz i szacunki się trochę zmieniły, kolejny raz i znowu szacunki się zawęziły. Szerokie szacowanie, Budget Estimate i Definite Estimate, dokładnie z tej samej perspektywy. Powtarzamy tak długo, aż będziemy zadowoleni.
Ja z tej techniki skorzystałem raz w życiu. Wtedy, gdy nikt z zespołu nie miał zielonego pojęcia jak oszacować. Rozdałem post-ity, każdy napisał ile według niego to zajmie, wyciągnąłem średnią i z niej skorzystałem. Teraz nie użyłbym średniej, użyłbym zakresu od do, bo to byłoby sensowniejsze podejście.
T-Shirt Sizing – szacowanie na zasadzie rozmiarów koszulki
Wykorzystujesz tylko 5 poziomów do których możesz przypisać jak skomplikowane jest zadanie. Tak jak rozmiary koszulek XS, S, M, L XL i przypisujesz jak skomplikowane jest dane zadanie do danego poziomu. Dosyć sensowne podejście, szybkie. Oczywiście obarczone błędem. Można je połączyć z szacowaniem przez podobieństwo. Jak już zaczniesz przypisywać pewne funkcjonalności to podobne będziesz przypisywać do podobnych.
Szacowanie 3-punktowe
Prosisz o szacowanie trzech wartości. Optymistycznie – jeżeli nic się złego nie zadzieje to ile to zajmie, bardzo podobne do szacowania Ideal Time. Drugie najbardziej prawdopodobne – biorąc pod uwagę wszystkie przeszkody jakie się mogą pojawić. Pesymistyczne – ile coś potrwa zakładając, że wszystko pójdzie nie tak. Tym sposobem masz całkiem fajne narzędzie. Można zrobić trzy modele projektu od optymistycznego do pesymistycznego. Bardziej wykorzystuję to z praktycznej perspektywy, gdzie macie ludzi, z których część jest optymistami, część pesymistami, a część ma wywalone. Najczęściej osoby niedoświadczone niedoszacowują czasu, osoby doświadczone dają spory bufor.
PERT
Jest tu wzór, który może uratować Wam życie w Milionerach. Czas trwania zadania to jest optymistyczny + 4najbardziej prawdopodobne + pesymistyczny. CZAS = (O+4M+P)/6 Dlaczego 4 najbardziej prawdopodobne? Założenie jest takie, że w średniej ważonej 4/6 – dwie trzecie tyle będzie ważył ten czas najbardziej prawdopodobny. Coś ma trwać 6h, 10h albo 20h to ze wzoru (6+4×10+20)/6 wychodzi 11. To zadanie optymistycznie by trwało 6, pesymistycznie 20, a czas szacowania wg. wzoru to 11.
Szacowanie parmetryczne
Jeżeli wstawienie jednego okna trwa 1h to ile będzie trwało 100 okien? 100×1 = 100 ale mamy tendencję do komplikowania. Skomplikowany model może być taki – trzeba uwzględnić współczynnik zmęczenia ludzi przy 100 oknach, współczynnik nauki bo każde kolejne okno potrafią wstawić lepiej, ale jednocześnie muszą sobie robić przerwy, jednocześnie dni wolne, ktoś może zniknąć, jest prawdopodobieństwo rozbicia szyby. Można ten model totalnie skomplikować.
Warto pamiętać o tym, że na pewno się pomylimy. Warto od szerokiego szacowania schodzić do dokładniejszego. Możecie łączyć te techniki po to, żeby pozbyć się strachu przed oszacowaniem. Jednocześnie nie blokować szacowania nie wiadomo jak długo i mieć jakiś punkt odniesienia. Kluczem do tego, żeby działało jest zebranie całego zespołu, żeby każdy mógł wrzucić swoją perspektywę i niekaranie ludzi, jeżeli się pomylą przy szacowaniu. Inaczej każdy będzie dodawać ogromny bufor, żeby nie być ukaranym. Wtedy projekt stanie się niemożliwy do zarządzenia.
VIDEO