Absurdy, głupoty i totalnie odjechane, oderwane od rzeczywistości pomysły. Na coś takiego możesz napotkać realizując projekty, ale nie tylko projekty. Gdy napotkasz taką sytuację, a jesteś w miarę myślącym człowiekiem, to może się okazać, że coś tutaj nie gra. Czy ze mną coś jest nie tak, czy ktoś tego nie widzi. Chcę Ci pokazać takie sytuacje, w których pojawiają się różne, dziwne, krzywe akcje, z którymi można sobie poradzić. To będzie odcinek o tym, jak być PM Ninja w każdym projekcie i poradzić sobie z absurdami.
Gdy zaczynałem pracę jako kierownik projektu napotykałem na sytuacje, które mnie stopowały i zastanawiałem się czy to ja zwariowałem, czy ten świat powinien tak działać? Czy to ok, że ktoś nagle zmienia coś na co się umówiliśmy, że ktoś wrzuca pomysł, który oddala nas od celu, ktoś wymyśla robotę od czapy, ludzie z zespołu nagle znikają? Zastanawiałem się czego mi brakuje, żebym mógł sobie z tym poradzić.
Zajęło mi trochę, żeby się zorientować, że nie do końca ze mną było coś nie tak, bardzo dobrze rozpoznawałem te absurdy. Bardzo często się okazywało, że był totalny chaos. Dlatego zająłem się zarządzaniem projektami, metodą 12 pytań, żeby znaleźć punkt zaczepienia i weryfikacji tego co się dzieje. Dziś pokażę kilka takich absurdów i powiem jak do nich podejść.
Absurdy w projektach – jak sobie z nimi radzić
1. Jeżeli coś nie ma sensu to z czasem sensu nie nabierze. Jeżeli masz poczucie, że coś idzie w złym kierunku, to prawdopodobnie to dobre poczucie, albo nie rozumiesz, że idzie w dobrym kierunku. Tutaj są dwie opcje – jedna taka, że warto się zatrzymać i zastanowić czemu to robimy, jaki problem rozwiązujemy. Często mam tak w momencie kiedy rośniemy jako firma i potrzebuję zacząć działać inaczej, żeby przeskoczyć na kolejny poziom. Zastanawiam się, jestem w stanie powiedzieć każdemu dlaczego robimy projekt, dlaczego chcę tak, a nie inaczej, w którym kierunku idziemy. Często tej informacji brakuje, żebyś wiedział co jako kierownik projektu masz robić. Nie wpłynęło, na górze było oczywiste, ale nie zostało przekazane. Więc po pierwsze pytaj dlaczego ten projekt robisz, dlaczego jest ważny i z czym się łączy.
2.
Cele projektowe bardzo często są określane od czapy. Wiemy, że chcemy być lepsi, chcemy coś super, ale jeżeli nie ma określonego czasu, jakiejś miary to wdrapiemy się na niewłaściwy szczyt. Czasem może to być wartościowa przygoda, która rozwija w jakiś sposób, ale nie koniecznie da więcej wartości. Zadaj sobie więc pytanie Po co my to robimy? Gdzie jest cel i dlaczego taki. Często za szybko przechodzimy do działania, warto się zastanowić chociaż chwilę. Dobre ćwiczenie do zrobienia w momencie kiedy czujesz, że się gubisz – niech każdy z zespołu napisze na kartce jaki jest cel projektu. Jeżeli te odpowiedzi są różne to warto uspójnić gdzie idziemy.
3.
Trzecie pytanie dotyczy komunikacji i tego dla kogo robimy projekt. Chodzi o kluczowych interesariuszy. Do pewnego momentu w organizacji nie ma żadnego problemu, żeby się zastanawiać kogo i gdzie zaangażuję, bo jest ok. W większych organizacjach warto się zastanowić na kogo mój projekt będzie miał wpływ, kto może mieć wpływ na mój projekt w danym momencie.
3.
Warto się zastanowić po czym poznasz, że Twój projekt zakończył się sukcesem. Dlaczego tu jest pole minowe? Dlatego, że ktoś z osób które mają wpływ na projekt może Ci powiedzieć, że nie o to mu chodziło. Słyszałem takie historie w których zespół się napracował, a na koniec dowiedział się, że bez jakiegoś kawałka to wszystko jest nic nie warte. Motywacja zespołu siada.
4.
Kwestia zakresu. Co w projekcie tak naprawdę trzeba zrobić. Często wrzucane jest milion różnych rzeczy, co sprawia, że projekt jest ciężki na początku, większość jest niepotrzebna, a później dochodzą kolejne tematy. To temat co jest do zrobienia. Jeżeli dostajesz temat, że ma być wszystko, za darmo i na wczoraj to wpakujesz się w problem. Szybko, tanio, dobrze, z tych trzech elementów wybierz dwa i dopasować do pozostałych. Ustal priorytety na tych trzech elementach. Mówisz da się to zrobić w takich i takich parametrach.
5.
Kolejny case to kwestia działania na czasie. Na kiedy coś dowieziemy. Bardzo dużo ludzi nie planuje swojej pracy i przychodzi wrzucając Ci pracę na wczoraj. Czasem też robię wrzutki jak za późno pomyślę nad jakimś tematem, natomiast mam wrażenie, że raczej nie jestem wrzutko managerem. Pro tip – prowokuj takie wrzutki wcześniej. Jeżeli masz kogoś kto robi Ci wrzutki, to warto przyjść na początku tygodnia z informacją, że organizujesz sobie pracę na ten tydzień i czy ma dla Ciebie jakieś tematy. Jeżeli ma to możesz je rozplanować, jeżeli nie ma a i tak przyjdzie to możesz powiedzieć, że już nie masz na to przestrzeni, pytałeś na początku tygodnia.
6.
Kolejna sprawa budżet, który masz. Bycie ninja w projekcie to pokazanie co jest możliwe i przyprowadzenie osoby, która Cię tam skierowała. Ja wolę jako właściciel firmy usłyszeć, że jest za mało i się nie wyrobimy wcześniej niż na koniec zorientować się, że wywaliłem 80% budżetu a pozostałych 20% nie mam. Chcę usłyszeć, że się nie da i co możemy zrobić w tym budżecie, który mamy.
7.
Razem ze zrobieniem projektu dostajesz ludzi do pracy. Przypilnowanie managerów, którzy dają Ci ludzi jest ważne. Miałem kiedyś sytuację, że człowiek przydzielony przez managera do mojego projektu nie zjawił się w pracy przez pół dnia. Zadzwoniłem więc z pytaniem o co chodzi. Dowiedziałem się, że człowiek jest na urlopie. Na pytanie zadane managerowi – ale jak to przecież miał być od dziś w moim projekcie? Usłyszałem – za urlopy też płacicie…. Pamiętaj więc nie musisz brać na siebie wszystkiego i w każdym momencie, warto przypilnować, żeby przydzielone Ci osoby faktycznie pojawiły się w projekcie.
8.
Kluczowym rozwiązaniem jest tutaj pomyśleć wcześniej i zrobić właściwy kick off. Rozpisać projekt wg. 12 pytań, zaprosić sponsora projektu, powiedzieć, że potrzebujesz ludzi. Później czy to 2 stycznia czy inny dzień wiesz, że możesz egzekwować pewne rzeczy na które się umówiłeś. Bycie miłym odrobinę za długo sprawia, że uruchamia się zasada “kto ma miękkie serce ten ma twardą d…” Możesz być miły, ale warto zadbać o zasady już na początku.
9.
W niektórych sytuacjach, gdzie nie wiesz co robić, to w razie wątpliwości atakuj. Zaczynaj działać i po drodze plan zaczyna się okładać. To nie szaleństwo, to potrafi działać.
10.
Nie chodzi o plan, chodzi o planowanie. O to, żeby przemyśleć Twój pomysł na to co w projekcie zrobisz. Nie ma czegoś takiego jak doskonały plan od pierwszego strzału dla czegoś co jest nowe. Plany robimy iteracyjnie. Dużo osób się blokuje na tym, że nie może zrobić bo nie wie jak od początku zrobić dobrze. Plan się będzie zmieniał, nie opisze w 100 procentach tego co się będzie działo. Plan ma na celu przygotować Ciebie i Twój zespół na to, żeby całość dowieźć.
11.
Mów jakie będą koszty zmiany. Koszty będą takie, że zdejmujemy wszystkie klocki, wymieniamy klocek na dole, układamy znowu klocki, cena będzie taka i taka czy akceptujesz? Dzięki temu da się nad całością zapanować.
Z mojej strony to wszystko. Podsumowując warto przejść przez 12 pytań.
VIDEO