Metodyki zarządzania projektami – jakie są? Jak się w tym odnaleźć, jak jest ich multum i nie wiadomo od czego zacząć, a każdy mówi coś innego? To jest odcinek, w którym pomogę Ci odnaleźć się w metodykach zarządzania projektami:
• Które i do czego zostały wymyślone
• Jakie mają wady i zalety
• Kiedy z nich korzystać
Metodyki zarządzania projektami w pigułce
Takie podejście, gdzie staram się bardzo dokładnie opowiedzieć dla części osób jest zbyt szczegółowe. Ten wpis robię z pewnymi uproszczeniami, które jestem w stanie wam wytłumaczyć. Jeżeli ktoś będzie chciał dyskutować na temat tego, że coś nie do końca jest ścisłe powiedziane, na “piątym poziomie zapętlenia” metodyk to zapraszam do sekcji komentarzy. Zachęcam do dyskusji z czym się zgadzacie, z czym nie, co działa w praktyce, a co nie. Cel tego wpisu jest taki, żebyście mieli szybki przegląd metodyk zarządzania projektami.
Metodyki zarządzania projektami
Zacznijmy od definicji. ” Metodyka to zbiór zasad dotyczących sposobów wykonywania jakiejś pracy.” (Słownik Języka Polskiego, PWN). Czasem jest przepychanka czy coś jest metodyką, standardem itd. Na potrzeby tego odcinka traktuję wszystkie te działki jako metodyki, bo można też w taki sposób do tego podejść, to jedno z uproszczeń o których wspominałem we wstępie.
Jeżeli mówimy o metodykach zarządzania projektami to najczęściej pojawia się:
- Prince2
- Scrum
- PMBOK
- IPMA
- Kanban
- Scrumban
- Lean
- Six Sigma
Wybrałem te najpopularniejsze, najbardziej znane.
“Ale to wcale nie są metodyki” – kolejny punkt do dyskusji w komentarzach, a dla kogoś kto nie widzi różnicy to nie ma znaczenia. Piorun z nieba nikogo nie trafi jak będzie mówić o tych tematach metodyki.
Moja metoda/metodyka 12 Pytań KISS PM®, o której się rzadziej mówi i czas to zmienić ;) W większości projektów problem polega na tym, że są to takie kobyły, gdzie dostajesz mnóstwo tematów, którymi musisz się zająć, żeby zacząć pracować. Ja proponuję zacząć od najprostszego podejścia i do tego dodać narzędzia. Dlatego powstało 12 Pytań KISS PM®. Nie będę teraz wnikał we wszystkie detale ale porównam ją z innymi metodami, żebyście mieli wybór.
Prince2
Celem Prince było zarządzanie projektem w sposób formalny i strukturalny. To metodyka, która powstała w UK, w administracji publicznej. Tam trzeba było w sposób formalny i strukturalny pilnować wydatkowania pieniędzy publicznych. Zrobienie z tego ciężkiej metodyki, która pilnuje dużych inwestycji, dużych pieniędzy w potencjalnym środowisku, które może być korupcyjne i jest złożone ma sens.
Robienie zarzutu do Prince`a, że jest formalny i złożony jest krytykowaniem go za to, że jest tym do czego został stworzony. Ktoś nie lubi zimy, bo jest zimno i jest śnieg, rozumiem to, ale krytykowanie za to, że w zimie jest zimno i pada śnieg jest bez sensu, bo jest krytykowaniem jej natury. Ja nie jestem fanem Prince` a i nie uważam, że jest najlepszym podejściem, ale bądźmy sprawiedliwi. Prince2 to są bardziej projekty formalne, gdzie liczy się bardziej udokumentowana porażka niż nieudokumentowany sukces. Trochę z przekąsem, ale tak jest.
Prince2 koncentruje się na procesach i dokumentacji. To nie znaczy, że tylko i wyłącznie o dokumentacje tam chodzi, ale w dużej mierze to tak wygląda.
Wady – pod kątem zastosowania ich w podejściu bardziej w kontekście biznesowym, gdzie musisz dowozić dokumentacja nie jest tak istotna to to może być zbyt skomplikowana metoda i zbyt formalna dla mniejszych projektów.
Zalety – pełna kontrola nad projektem. Daje wytyczne, jest tam sporo narzędzi, które można wykorzystać w pracy projektowej. Jeżeli szukasz czegoś dla siebie to Prince2 możesz potraktować jako narzędziownik i fajne koncepty, które później możesz wykorzystać w swoim podejściu.
Założenia – pełna ścisła dokumentacja, wykorzystanie formalnych procedur i procesów. Jeżeli tego nie masz, to nie rób tego. W jednej z firm deweloperskiej, w której robiliśmy ostatnio audyt zarządzania projektami padła sugestia od jednej z osób “my potrzebujemy jakiegoś Prince`a) To by zabiło tą firmę. Biznesowo, jeśli nie musicie to raczej odradzam.
Scrum
Celem jest zarządzanie w sposób iteracyjny i elastyczny. Scrum sam w sobie metodyką nie jest, zostawiamy to na boku. Natomiast jeżeli chcecie użyć Scrum do projektu, to główne podejście zakłada, że pracujemy w iteracjach, w elastyczny, zwinny sposób. Scrum skupia się na elastyczności, zwinności i ciągłym doskonaleniu produktu. Mamy reagować na zmiany, szybko wystarczać wyniki i stale się usprawniać pod kątem procesu i produktu, który wytwarzamy. Scrum potrzebuje zaangażowania, regularnej komunikacji, pracujesz z klientem, który ma trochę wywalone na projekt to Scrum nie zadziała
Wady – wymaga dużej dyscypliny ze strony zespołu. Im coś bardziej zwinne i proste to wymaga większej dojrzałości. Trudniej schować niekompetencję. Trudno zastosować Scruma do projektu, gdzie mamy wysoki poziom złożoności i skomplikowania. Później trzeba do tego dopasować inne podejścia, dla części osób, które pracują tylko zwinnie małymi kawałkami to będzie mindfuck. Scrum może być fajnym uzupełnieniem projektu. Robicie pewien kawałek iteracyjnie, część bradziej analitycznie Waterfallowo.
W Scrumie nie macie uwzględnionych takich elementów jak zarządzanie interesariuszami, w dużej mierze zarządzanie ryzykiem wymaga większego poziomu świadomości od zespołu.
Zalety – szybkość dostarczania produktu, elastyczność w zmianach i łatwość we wdrażaniu. Na początek jest nieskomplikowany.
Założenia – zespół musi pracować w sposób zorganizowany, muszą być regularne spotkania, przeglądy i dostarczanie wartości dla klienta.
PMBOK
Upraszczając to ujednolicenie procesów zarządzania projektami. PMBOK to standard zarządzania projektami, użyteczne podejście. Jest pewien standard pracy na projektach, nazywamy rzeczy w pewien określony sposób, jesteśmy w stanie się odnaleźć. PMBOK skupia się na procesach i narzędziach. Przynajmniej tak było do wersji szóstej, w siódmej do tego dochodzą jeszcze pewne założenia i zasady ale to temat na inny artykuł. Esencją PMBOK są procesy, których trzeba pilnować i narzędzia, które wykorzystujesz do tego, żeby stworzyć projekt, oraz spis tego co ma powstawać na poszczególnych etapach – karta projektu itd. Świetność PMBOK polega na tym, że daje Ci perspektywę co warto robić, żeby w projekcie wszystko działało, nie do końca Ci mówi jak.
Wady – może się wydawać, że wymaga dużo czasu i zasobów do wdrożenia i może być zbyt formalny, że skupia się na procesach a nie na ludziach i procesach. Tak to wygląda jak przeanalizujesz słowa w projekcie i szósta wersja PMBOK skupiała się na procesach, w siódmej poszli w kierunku ludzkim, ale trochę przegięli za bardzo.
Zalety – ujednolica proces zarządzania projektami, dostarcza pewne szablony i narzędzia. Można go zastosować w projektach małych, średnich i dużych, tylko wymaga wiedzy jak dopasować to do siebie. To największa trudność.
Założenia – wykorzystanie formalnych procesów, dostarczenie dokumentacji, ujednolicenie procesów zarządzania.
IPMA
Celem IPMA jest ujednolicenie kompetencji managerów projektów. Stworzenie standardu kompetencji, które masz mieć, żeby być skutecznym kierownikiem projektu. Fajna filozofia.
Wady – może wymagać dużo wysiłku dla certyfikacji. Pierwszy certyfikat nie jest, aż tak drogi, warto rozważyć.
Zalety – ujednolicenie kompetencji, międzynarodowa rozpoznawalność certyfikatu. U nas trochę mniej, ale coraz bardziej.
Założenia – skupienie się na indywidualnych kompetencjach, koncentracja na umiejętnościach związanych z zarządzaniem projektami i dążenie do doskonałości w zarządzaniu projektami.
Kanban
Celem metody Kanban jest kontrola przepływu pracy. Jest to metoda, która koncentruje się na pilnowaniu tego co się dzieje z pracą. Co trzeba zacząć, co jest w trakcie, co jest skończone. Pilnowanie, żeby nie marnować czasu i energii. Kanban kojarzy się z tablicą i post-itami, albo tablicą w Trello, Asanie itd. Pod spodem tej metody kryje się trochę więcej tematów, możemy minimalizować, kontrolować przepływ, ograniczać ilość zadań dziejących się na raz, rozłożyć zasoby. Kanban jest świetnym podejściem do kontroli przepływu pracy. Do zarządzania całym projektem już nie. Można dodać do Kanbana elementy projektowe i wtedy jak najbardziej ogarnie to nam temat.
Wady – może być zbyt prosty i nieelastyczny dla bardziej skomplikowanych projektów. Nie skupia się na dostarczaniu wartości dla klienta. To uproszczenie, możemy zgubić wartość dla klienta jak się skupiamy jedynie na przerzucaniu karteczek.
Zalety – proste wdrożenie, łatwość dostosowania do potrzeb projektowych, minimalizacja marnotrawstwa, kontrola przepływu pracy.
Założenia – koncentracja na minimalizacji marnotrawstwa, eliminacji przeszkód w pracy, ciągłe doskonalenie procesu pracy. Jak dodacie do tego narzędzia to jest bardzo elastyczne.
Scrumban
Nie pracowałem nigdy na Scrumbanie, albo nie wiem, że pracowałem. Być może jest tu coś czego nie rozumiem w tej metodzie. W założeniu to metodyka hybrydowa, która łączy zalety Scrum i Kaban. Może jednak całe życie robiłem Scrumbanem, nie wiedząc, że to robię… Podejście Scrumowe do organizacji pracy, dodajesz tablice kanbanową i masz.
Wady – wymaga dużej dyscypliny, zbyt skomplikowana dla mniejszych projektów
Zalety – łączy zalety Scruma i Kanban w jedną metodę. Elastyczność i kontrola, łatwość w dostosowaniu do potrzeb projektowych.
Założenia – łączenie zalet Scruma i Kanban, ciągłe doskonalenie procesu pracy, minimalizacja marnotrawstwa
Lean
Cel Lean to osiągnięcie ciągłych usprawnień poprzez eliminację marnotrawstwa. Podejście z produkcji, gdzie jest istotne to, że masz poukładany pewien proces, fajnie, żeby nie miał on zbędnych działań. Zbędne działania kosztują, więc “wyszczuplasz” produkcję, która obrasta w bezsensowne rzeczy. W projekcie szukasz takich sytuacji, gdzie eliminujesz marnotrawstwo w samym procesie. Koncentrujesz się na wartości dla klienta, ciągle doskonalisz proces.
W deweloperce, budowlance, gdzie odpalacie projekty tam sięgnięcie po inspiracje z Lean może mieć większy sens niż inspiracje ze Scrum i Agile, bo macie pewien proces, który da się wygrzać i poprawiać. Natomiast dla projektów, gdzie wymyślasz proces w locie to marnotrawstwo usuwasz po drodze, nie zrobisz z tego projektu optymalnego. Myślenie nad tym co robimy bez sensu i co możemy przestać robić jest esencją Lean.
Jako filozofia jest great, nie przebiło się do zarządzania projektami całościowo, dlatego, że każda branża, każda organizacja potrzebuje trochę innego podejścia.
Wady – może wymagać czasu i zasobów do wdrożenia, może być zbyt skomplikowany dla mniejszych projektów
Zalety – minimalizacja marnotrawstwa, koncentracja na wartości dla klienta, ciągłe doskonalenie procesu pracy, łatwość w dostosowaniu do potrzeb projektowych
Założenia – koncentracja na eliminacji marnotrawstwa, minimalizacja przeszkód w pracy, ciągłe doskonalenie procesu pracy poprzez eliminację problemów i wykorzystanie najlepszych praktyk
Six Sigma
Podejście z produkcji. W projektach nie do zastosowania, ale wam opowiem o niej. Chodzi o to, żeby poprawić proces przez eliminację defektów. Mamy proces i staramy się zrobić, żeby był jak najbardziej powtarzalny, jak najbardziej dokładny, taki sam. To podejście ma sens jak pilnujesz całego procesu i działania. W projektach z definicji jest to niemożliwe. Nie wiesz nawet do końca na jaki defekt się natkniesz, wrzucasz nową metodę na zmienną rzeczywistość. Jak ktoś się uprze to te projekty zarżnie.
Six Sigma ma też pewien sposób wprowadzania usprawnień. Jest kilka zdefiniowanych sposobów pracy na projektach Six Sigmowych, które opisują pewien proces jak usprawniać produkcję. To jest super, więc wykorzystanie zarządzania projektami w podejściu Six Sigma ok, ale przejęcie całej filozofii Six Sigma na zarządzanie projektami to błąd. Myślenie o tym jak eliminować defekty, jak sprawić, żeby proces był powtarzalny jest fajnym pomysłem.
Wady – wymaga dużej ilości czasu i zasobów do wdrożenia, skupia się na formalnych procesach
Zalety – minimalizacja defektów, osiąganie maksymalnej jakości produktu lub usługi, wykorzystanie danych do podejmowania decyzji, podejście oparte na dowodach
Założenia – skupienie na eliminacji defektów, wykorzystanie danych do podejmowania decyzji, koncentracja na ciągłym doskonaleniu procesów, zespół powinien mieć wysokie kompetencje w dziedzinie statystyki i analizy danych
12 Pytań KISS PM®
Jak pisałem książkę “Zarządzanie projektami krok po kroku” to wpadłem na pomysł jak uprościć zarządzanie projektami. Po kilkunastu latach to sprawdzona metoda, która działa.
Założenie było takie, że to prosta metoda, którą można wdrożyć bez długotrwałego szkolenia. Dostajesz filozofię, proste narzędzia i możesz zarządzać projektem. Łatwa do opanowania metoda zarządzania jednym i wieloma projektami od poziomu specjalisty przez managera, kierownika projektu po zarząd, właściciela. Na początku opracowałem to jako metodę, która miała pomagać w zarządzaniu jednym projektem osobom, które nie miały do czynienia z zarządzaniem projektami. Okazało się, że całą metodę można rozszerzyć na pracę zespołu, managera i zarządzania firmą.
Wady – mniej znana niż światowe metody, nie sprawdzi się w bardzo sformalizowanym otoczeniu, bo opiera się na podejściu prostym, praktycznym i przyjaznym. Wymaga zmierzenia się z prawdą, bo trudno jest ukryć słabe projekty.
Zalety – łatwa do zrozumienia, operuje na “ludzkim języku”, sprawdzona w realizacji w polskiej rzeczywistości. Przerobiliśmy to pracując z firmami z wielu branż budowlanka, farmacja, produkcja, administracja i wiele innych. Podstawy teoretyczne tej metody mają sens w praktyce.
Założenia – prosto, praktycznie i przyjaźnie wprowadzić w świat zarządzania projektami. Rozpoczynanie od najprostszego możliwego rozwiązania i dodawanie technik i narzędzi dodatkowych tylko w razie potrzeby.
Jak jesteś na etapie szukania dla firmy właściwego podejścia, metody to zapraszam do kontaktu porozmawiajmy :)
VIDEO