Dzisiejszy wpis jest dla tych wszystkich, którzy zastanawiają się czy robią projekty czy jednak nie. Opowiem jak odróżnić projekt od działań operacyjnych.
Jest takie bardzo fajne powiedzenie „W teorii nie ma różnicy między teorią, a praktyką, a w praktyce jest”. W teorii projekt to może być jedno, a w praktyce drugie. Część osób nie zdaje sobie sprawy z tego czym jest projekt, albo czym są działania operacyjne. Zdefiniujmy więc te dwa pojęcia
Czym jest projekt?
Projekt to coś:
– unikalnego
– tymczasowego
– stopniowo doprecyzowanego
Z unikalnością wiąże się ryzyko, niepewność, możliwość popełniania błędów. Podejście projektowe zostało wymyślone właśnie dla tego. Jak zabrać się za przedsięwzięcie, którego nikt wcześniej nie robił, przewidzieć co się może zadziać i umieć sobie z tym poradzić.
Tymczasowe – projekt ma początek i koniec. Jak ten koniec może wyglądać? Możesz dowieźć wszystkie cele, może się okazać, że zabraknie budżetu, albo skończy się deadline, albo projekt zostanie zabity, bo zmienią się priorytety. Ja mam w swojej karierze taki rok, że co 3 miesiące zabijałem jakiś projekt i na koniec nie dowiozłem żadnego do końca. Mimo wszystko byłem oceniony bardzo dobrze, bo wykonywałem swoją pracę jako kierownik projektu i oszczędzałem pieniądze.
Stopniowe doprecyzowanie – projekty wiążą się z nauką. Uczysz się jaki jest cel, co chcemy dowieźć. Bardzo często zaczyna się coś nowego i wpada do Ciebie to jest bardzo mocno niedoprecyzowane. Później w trakcie zdobywania większej ilości inofmracji możesz dochodzić do punktu o co tak naprawdę chodzi.
Więc jeśli masz zadania w swojej pracy, które podpadają pod te 3 punkty, to spora szansa, że masz doczynienia z projektami.
Czym się charakteryzują działania operacyjne?
– Powtarzalne
– Stałe
– Znane
Powtarzalne – coś co robisz już od jakiegoś czasu. Powtarzasz, wiesz jak to zrobić. Są stałe, a nie ograniczone w czasie i są znane, dobrze wiesz co masz robić.
Nie rozróżniał bym tego, czy projekty są dobre a działania operacyjne złe i na odwrót. Patrz na to z perspektywy pragmatycznej. Jeżeli mam projekty to muszę do nich podejść inaczej, jeżeli mam działania operacyjne to do nich też muszę podejść inaczej.
Przykłady projektów i działań operacyjnych w HR
Z lewej strony mamy wypisane cechy, żeb o tym pamiętać co różni projekt od działań operacyjnych. Potem mamy dwa przykłady On-Boarding i Rekrutacja.
On- Boarding jakie mogą być przykłady projektów?
Przykład z życia – wymaganie było takie, żeby zmienić „paździerzowy” Excel na interaktywną grę, jak to zrobić? Będzie to projekt – trzeba zrobić coś nowego, gry wcześniej nie było. Spełnia kryteria
Inny przykład – mamy 10 lokalizacji i każda inaczej wprowadza ludzi do organizacji, to powoduje, że Ci ludzie migrują pomiędzy jednostkami i nie są jednolicie przygotowanymi do pracy ludźmi. Dlatego ujednolicenie procesu On -Boardingu w 10 lokalizacjach też będzie projektem.
W onboardingu możemy mieć też działania operacyjne, regularne wdrażanie 30 osób co miesiąc. Musisz je przygotować, wdrożyć, wiesz jak to robić, działasz z automatu. Nie ma tu co kombinować z podejściem projektowym.
Coroczny audyt procesu On- Boardingu – przeglądacie, jak działa i to tyle. Nie dzieje się co dzień ale dokładnie wiadomo co zrobić, więc nie jest to projekt.
Możesz takie ćwiczenie zrobić w ramach swoich działań i przypisać je do projektów i działań operacyjnych.
Kolejny przykład Rekrutacja:
Projektem może być stworzenie spójnego procesu rekrutacji. Okazuje się np. że organizacja rosła i chcemy mieć jeden sposób podejścia do kandydatów. Będzie to projekt.
Tak samo jak zatrudnienie 500 osób do nowej fabryki. Robimy to raz, będzie to unikalne.
Działaniami operacyjnymi natomiast może być np. usprawnienie procesu rekrutacji. Przyglądamy się co działa, co nie. Albo regularne zatrudnianie. Jeśli jest stała rotacja to najczęściej wpada to w działania operacyjne.
Weź sobie kartkę papieru zrób kolumny i wypisz co jest według Ciebie projektem a co działaniem operacyjnym. Mam nadzieję, że wiesz już czy robisz projekty czy działania operacyjne :)