Todoist – co to jest za aplikacja?
Todoist jest prostym i przejrzystym narzędziem do realizacji zadań i projektów. W wersji bezpłatnej nie mamy możliwości komentowania i bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami, ale bez problemu możemy delegować im zadania. Widok zadań i podzadań wyświetlany jest w formie listy bądź tablicy. Produkt oferuje kilka gotowych szablonów, dzięki którym łatwiej zacząć pracę, np. mapa drogowa produktu, harmonogram spotkań, czy cotygodniowy przegląd GDT. Za terminowe wykonanie zadań i postawionych celów otrzymujemy punkty Todoist Karma, które mogą pomóc w systematycznym wykonywaniu zadań. W dalszej części artykułu przybliżymy Tobie więcej informacji na temat narzędzia, zarówno w wersji bezpłatnej, jak i płatnej. Dodatkowo zachęcamy Ciebie do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie poddawaliśmy próbom każdy program.
Raport możesz pobrać tutaj >>>
Do czego warto wykorzystać Todoist?
Todoist to proste narzędzie, ale możemy tutaj zapanować zarówno, z pewnymi kompromisami, nad dużym firmowym projektem, jak i zaplanować prywatne wydarzenia, takie jak urlop, urodziny czy wesele. Co do zasady, jedynie nasza kreatywność ogranicza nasze wykorzystanie programu :)
Jak rozpocząć pracę z Todoist?
Rozpoczęcie pracy z narzędziem należy prawdopodobnie do najprostszych, z jakimi do tej pory mieliśmy do czynienia. Zakładając konto możemy wybrać jedną z dostępnych opcji logowania, takich jak: konto Google, Facebook, zaloguj się, używając konta Apple lub tradycyjnie poprzez e-mail. Decydując się na ostatnią z opcji, system poprosi nas, poza oczywiście samym adresem mailowym, o podanie imienia i stworzenie hasła – tyle. Właśnie rozpoczęliśmy przygodę z Todoist :)
Jak działa Todoist?
Po stworzeniu konta, przywita nas przejrzysty ekran, na którym próżno szukać zaawanasowanych funkcjonalności – takie Todoist również posiada, ale nie przytłacza nas nimi na pierwszy rzut oka. U góry ekranu, po jego lewej stronie znajdziemy podstawowe ikony, takie jak rozwinięcie paska bocznego, przejście do strony głównej czy wyszukiwanie. Po prawej – funkcja szybkiego dodawania zadania, punkty karmy, które zbieramy za naszą produktywności (o nich trochę później), pomoc, powiadomienia i ikonę, która udostępnia nam różne funkcje, takie jak ustawiania czy narzędzia.
Rozwijając pasek boczny, dostajemy skróty do skrzynki odbiorczej, widoku dziś – który pokazuje nam wszystkie zadania zaplanowane na ten dzień i nadchodzące – analogiczny widok do dziś, ale wyświetlający informacje na temat zadań w przyszłości. Niżej znajdziemy 3 rozwijane listy – projekty, etykiety i filtry. Pierwsza z list daje nam dostęp do wszystkich naszych projektów, zarówno aktywnych jak i archiwalnych. W wersji bezpłatnej możemy mieć maksymalnie 5 aktywnych projektów. W tym miejscu, rozpoczynając pracę z Todoist, znajdziemy również przykładowy projekt Witaj, który pomoże nam zapoznać się z podstawowymi funkcjami narzędzia, a także Wypróbuj Tablice, gdzie będziemy mogli zobaczyć, jak pracować z tym widokiem programu. Druga z list – etykiety, pozwala nam posortować nasze zadania względem etykiet, które w dalszych etapach pracy z aplikacją będziemy tworzyć. Na początku nie znajdziemy w tym miejscu żadnych informacji. Trzecia i ostatnia lista – filtry, to miejsce, które pozwala zapisywać wyszukiwanie zadań. Ta funkcja pozwoli nam na przykład w kilka sekund odnaleźć zadnia, którymi najczęściej się zajmujemy. Możliwości mamy zdecydowanie więcej, chociażby filtrowanie na podstawie daty utworzenia, priorytetu czy osób przypisanych do zadania. Todoist w wersji bezpłatnej pozwala utworzyć maksymalnie 3 takie filtry.
Podstawowe funkcje Todoist które warto znać
W tym miejscu warto zacząć od tworzenia pierwszego projektu. Żeby taki stworzyć wystarczy kliknąć na ikonę plusa widniejącą obok listy projekty. System wyświetli nam prosty kreator, w którym ustalimy nazwę naszego projektu, wybierzemy jego kolorystykę, a także zdecydujemy, czy chcemy pracować w widoku listy czy tablicy (możemy zmienić to ustawienie w każdym momencie pracy z projektem). Z tego poziomu dodamy również projekt do listy ulubionych.
Po zatwierdzeniu ustawień zostaniemy przeniesieni na pole naszego nowego projektu. Zarówno w widoku listy, jak i tablicy od razu możemy przystąpić do tworzenia sekcji. Po jej stworzenie będziemy mogli dodawać zadania. W jednym projekcie, bezpłatna wersja narzędzia pozwala na stworzenie maksymalnie 300 aktywnych zadań. Podczas tworzenia nowego z nich, poza polem tekstowym, w którym tworzymy samą treść, mamy do dyspozycji szereg funkcji:
- Terminarz – z tego miejsca przypiszemy termin wykonania zadania, może to być tylko konkretny dzień, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dodać do niego również godzinę o której chcemy lub powinniśmy wykonać dane zadanie.
- Wybierz projekt – opcja, dzięki której mamy możliwość zmiany projektu, do którego chcemy przypisać zadanie.
- Przypisane osoby – funkcja pokaże się tylko w przypadku udostępnienia projektu innym współpracownikom. Dzięki niej, w prosty i szybki sposób oddelegujemy zadania do wykonania.
- Etykiety – tutaj stworzymy etykiety, które pomogą nam zarówno w późniejszym sortowaniu zadań jak i szybkim zorientowaniu się do jakiej kategorii należy zadanie, czy jaki jest jego status. Wszystko oczywiście zależy od naszej kreatywności i tego, w jaki sposób poukładamy sobie prace.
- Priorytet – do wyboru mamy 4 opcje ustawienia priorytetu, z czego 4 jest najniższą, a 1 najwyższą z wartości.
- Przypomnienia – funkcja niedostępna w planie darmowym.
- Szybki komentarz – daje nam możliwość rozpoczęcia czatu z innymi użytkownikami.
Jeżeli dodamy pierwsze zadanie, po jego kliknięciu, uzyskamy widok szczegółów. Z tego miejsca możemy zmienić wszystkie poprzednie parametry, sprawdzić historię aktywności (w wersji darmowej jest to maksymalnie tydzień wstecz), a także prowadzić czat. Konwersacja oferuje kilka podstawowych opcji, takich jak dodawanie załączników czy emotikon do rozmowy, ale także, co rzadko spotykane, pozwala tworzyć notatki głosowe, których długość nie może przekraczać 4 minut. Z poziomu tego widoku dodamy również pod-zadania, oferujące analogiczne rozwiązania jak zadania.
Dodawanie nowej sekcji zadań w projekcie nie należy do najbardziej przejrzystych. Żeby to zrobić, w przypadku wersji desktopowej, musimy najechać kursorem nad poprzednio stworzoną sekcję, a system wyświetli nam separator z opcją dodania nowego działu.
Twoja produktywność
Postanowiliśmy poświęcić tej funkcji osobny akapit, ponieważ nie spotkaliśmy się z podobną w żadnym testowanym do tej pory narzędziu. Cytując producenta: Ćwicz konsekwencję i utrzymuj wysoki poziom motywacji dzięki systemowi Karmy w Todoist. Zdobywaj punkty za wykonywanie zadań, osiąganie dziennych i tygodniowych celów oraz korzystanie z zaawansowanych opcji, jak na przykład terminy cykliczne. Karma to system mający pomóc nam osiągać cele poprzez zdobywanie punktów, które pozwalają osiągać nam wyższe poziomy produktywności. Otrzymamy je między innymi za dodawanie zadań, czy ich wykonywanie na czas lub wykorzystywanie zaawansowanych opcji, takich jak etykiety, terminy cykliczne i przypomnienia. Dodatkowo możemy ustawić sobie spersonalizowane cele ilości zadań, które chcemy wykonywać dziennie lub tygodniowo. Jeżeli będziemy utrzymywać tempo, a co za tym idzie, konsekwentnie realizować nasz plan – system również nagrodzi nas dodatkowymi punktami. Te możemy także tracić, dzieje się tak w momencie, w którym nie zrealizujemy zadań na czas lub ich termin upłynie minimum 4 dni temu. Żeby ich nie tracić możemy ustawić dni wolne od pracy, które nie są brane pod uwagę przy odejmowaniu wyników. Do dyspozycji użytkowników został oddany również Tryb wakacyjny, który pozwoli udać nam się na urlop nie martwiąc się o osiągnięty cel i ewentualną utratę karmy czy passy. Producent przewidział 8 poziomów, z czego po przekroczeniu 50 000 pkt i osiągnięciu poziomu Oświecenia na naszym koncie powinien odblokować się nowy tajemniczy motyw. Niestety nie jesteśmy w stanie napisać o nim nic więcej niż deklaracja twórców, ponieważ podczas testów nie doszliśmy do tego etapu :)
Czy taki system jest motywujący i pomaga realizować wyniki? Na pewno znajdą się osoby, które polubią taki tryb pracy i będą piąć się po drabinie własnej produktywności. Jeżeli do nich nie należysz, możesz być spokojny, opcję bez problemu wyłączysz z poziomu ustawień :)
Todoist free vs Todoist premium
Producent oferuje 3 plany swojego narzędzia. Wersję bezpłatną, Premium i Business. Wersja bezpłatna ogranicza się do 5 aktywnych projektów. Na każdym z nich może współpracować maksymalnie 5 użytkowników. Dodatkowo, możemy przesyłać pliki o maksymalnej wielkości 5 MB, mamy możliwość ustawienia nie więcej niż 3 filtrów, a historię aktywności sprawdzimy do tygodnia wstecz.
Wersja Premium, kosztuje 4 $ w rozliczeniu miesięcznym. Zyskujemy tutaj dużo większą ilość prowadzonych projektów – 300. Współpracować możemy w 25 osobowym zespole, a limit przesyłanego pliku wynosi 100 MB. Ustawimy 150 filtrów i nie mamy ograniczeń w śledzeniu historii aktywności. Nowością na tym poziomie jest funkcja ustawiania przypomnień. Przypomnienia możemy otrzymywać zarówno na adres mailowy, lub w przypadku korzystania z aplikacji (dostępnej na systemy iOS i Android), za pomocą powiadomień push. Ponadto, używając wersji mobilnej narzędzia, powiadomienia skonfigurujemy również na podstawie lokalizacji. Decydując się na ten plan zyskujemy także motywy i automatyczne wykonywanie kopii zapasowej.
Ostatnia z wersji – Business, to jednocześnie pierwsza w której rozliczamy się za użytkownika. Jej koszt to 6$/użytkownik/ miesiąc. (W poprzednich wersjach tylko użytkownik jest członkiem i może zapraszać innych użytkowników do współpracy.) Nie mamy tutaj żadnych ograniczeń w dodawaniu współpracowników, a ostateczny koszt narzędzia będzie oczywiście zależny od ich ilości. Jeżeli chodzi o ilość prowadzonych, aktywnych projektów, mamy tutaj największe pole do popisu, ponieważ jest ich aż 500/per użytkownik. Liczba aktywnych zadań i sekcji nie różni się w stosunku do dwóch poprzednich planów i niezmiennie jest to po kolei – 300 i 20. Nad jednym projektem może pracować nawet 50 osób. Zyskujemy także: skrzynkę zespołu, rozliczenie na poziomie zespołu, funkcję administratora i członków, czy priorytetowe wsparcie techniczne.
Todoist premium – kiedy warto się zdecydować?
Jeżeli prowadzisz dużą ilość projektów w tym samym czasie, współpracujesz z wieloma osobami i potrzebujesz mieć wgląd w całą historię aktywności, a także chcesz wykorzystać maksymalnie filtrowanie i wiesz, że przypomnienia, to coś bez czego nie jesteś w stanie funkcjonować, to niestety nie obejdzie się bez płatnych wersji. Jeżeli jednak potrzebujesz poprowadzić mały rodzinny projekt, albo po prostu nie pracujesz nad wieloma rzeczami w tym samym czasie, to wersja bezpłatna powinna wystarczyć Ci w zupełności. Zarówno zwiększanie jak i zmniejszanie pakietów odbywa się w dość płynny sposób, więc w każdym momencie możesz zmienić zdanie i nie musisz decydować się od razu na płatną wersję.
Todoist opinie – co sądzę o tej aplikacji?
Todoist to aplikacja, która być może nie jest kombajnem, w porównaniu do innych narzędzi z którymi na co dzień mamy styczność, ale bez wątpienia sprosta oczekiwaniom sporego grona osób. Prosty i czytelny interfejs, a także rozbudowana aplikacja mobilna, to niewątpliwe zalety programu. Ponadto punkty Karmy, mogą być dla niektórych zachęcającym dodatkiem. Jeżeli szukasz narzędzia, które ułatwi Tobie pracę, a przy tym nie będzie aż nadto skomplikowane, to zdecydowanie polecamy przyjrzeć się jemu bliżej. Jeżeli jednak potrzebujesz pomocy przy wyborze narzędzia najbardziej dopasowanego do Twoich realiów, to zachęcamy do skorzystania z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, czasem lub zespołem.