W ten weekend ukończyłem zawody na dystansie 1/2 Ironman (1,9 km pływania – 90 km rower – 21,095 km biegania) w Poznaniu. Kluczowy wniosek w kontekście biznesowym jest jeden: wielu managerów ma dokładnie takie wyzwania mentalne jak ja miałem w trakcie zawodów. Tylko, że mają je codziennie przez cały rok! Nie widać tego na zewnątrz, bo przecież nie przebierasz się w inne ubranko, gdy prowadzisz trudny projekt. I jest to męczące. Sporty wytrzymałościowe pomagają poznać strategie zarządzania pod presją. Albo można przeczytać to, co ktoś przećwiczył ;).
WNIOSEK 1: Jeżeli czeka Cię trudne wyzwanie to stwórz sobie jak najbardziej komfortowe warunki do jego realizacji.
Prawie zawsze słyszę taki tekst “nie mamy czasu na planowanie/ustalanie/koordynację” w połączeniu z tym, że “zajmuje nam to za dużo czasu, jest ciężko, nikt nic nie wie”. Gdy wpadasz na zawody w ostatniej chwili, nie wiesz, gdzie jest biuro zawodów, gdzie parking, gdzie depozyt to dodajesz sobie nerwów, które nie są Ci potrzebne w czasie walki ze sobą na trasie. W projektach też podobnie. Po co dodawać sobie stresu, gdy można go uniknąć? No ja wiem dlaczego :) – bo nie ma czasu i “jakoś się to ogarnie”. Tylko mnie zawsze to ogarnianie w trakcie kosztuje więcej niżbym chciał.
Gdy płynę i nie wiem na jakie punkty terenowe mam się orientować, to łatwo jest nie tylko stracić czas, ale i zasiać w sobie wątpliwości. To samo w projekcie – nie mam celu i kamieni milowych, to spora szansa, że zrobię coś innego niż trzeba (szczególnie jeżeli to coś jest ciekawsze niż to, co trzeba robić ;) ). Od pewnego czasu praktykuję 12 pytań już w trakcie pierwszej rozmowy z klientami. Super sprawa, bo dzięki niej dowiaduję się “oczywistości”, o których klienci nie napisali w zapytaniu ofertowym, a są kluczowe dla odpowiedniego przygotowania i poprowadzenia programu. Wysiłek dodatkowy z mojej strony? Zero. Komfort pracy +100.
WNIOSEK 2: Jeżeli zdecydowałeś, że coś robisz to to rób. Nie negocjuj ze sobą odpuszczania, bo to osłabia szansę na zwycięstwo.
Jeżeli zdecydowaliśmy się na realizację projektu to szukanie dziury w całym nie pomaga. Bywa tak, że zespół podważa sensowność projektu. To oznaka tego, że nie ma jasnej odpowiedzi na dwa pierwsze pytania z dwunastu – dlaczego to robimy? po co to robimy? Jeżeli tu nie ma wątpliwości to skupiasz się na czym innym, a nie szukaniu kierunku. Wojskowe podejście mówi, że jak wojsko narzeka to jest ok. Gorzej jak nic nie mówi ;). W narzekaniu można doszukać się motywów. Jeżeli twój zespół narzeka w stylu “bez sensu to robimy, znowu centrala to narzuciła, albo zarząd ma ‘genialny’ pomysł” to znaczy, że cel jest niejasny. Jeżeli narzekanie przybiera ton “mam beznadziejny sprzęt, pracuję z imbecylami” to pewnie brakuje odpowiedzi na pytanie “Co ja z tego będę miał?”
WNIOSEK 3: Przygotuj się tak dobrze jak potrafisz. W momencie rozpoczęcia po prostu zaakceptuj to na jakim poziomie jesteś i nie wracaj do tego co mogłeś zrobić, a nie zrobiłeś. Od tej pory radzisz sobie z tym co masz.
Dyskutowanie na temat tego, co można było zrobić, ale się nie zrobiło może mieć sens jeżeli traktuje się to jako wyciąganie wniosków i dzięki temu poprawi proces na przyszłość. Inaczej to szukanie wymówek. Jesteś gotowy na tyle na ile jesteś gotowy. Jeżeli czegoś brakuje to znajdź sposób, żeby sobie to zapewnić, ale jeżeli czegoś nie da się zmienić to o tym zapomnij. Niepotrzebnie tracisz energię zamiast spożytkować ją na szukanie sposobów na poradzenie sobie z sytuacją. Nie poprawisz kondycji w 5 minut, nie zbudujesz zaangażowania organizacji w 1 dzień. Oceń sytuację i działaj. Liczy się to, co zrobisz z tym, co masz.
WNIOSEK 4: Przygotuj sobie ile się da przed, żeby jak najmniej myśleć w trakcie działania. Gdy jesteś w stresie, to ubywa Ci ze 30 IQ.
Za to lubię spisany plan działania. Najczęściej tworzy się go, gdy nie ma presji, człowiek ma czas na myślenie i patrzy z szerszej perspektywy. Gdy już praca wre, a Ty masz milion rzeczy na głowie to zwątpienie, stres, wrzutki i problemy sprawiają, że myślenie robi się cokolwiek “efektywne inaczej” ;). Wtedy warto wrócić do planu i zrealizować to, co tam było zawarte. Trzeba po prostu zrobić to, co było w planie bez rozgrzebywania wszystkiego. Warto pamiętać, że planu nie robisz dla siebie dzisiaj, tylko to prezent dla Ciebie w przyszłości. Zrób sobie fajny prezent.
WNIOSEK 5: Jest jak jest. Zaakceptuj sytuację i sobie z nią poradź. Jeżeli narzekanie Ci pomaga, to narzekaj :), ale rób co trzeba.
W trakcie zawodów był wiatr, górki, fale. Czyli takie rzeczy, z którymi nic nie zrobisz. W firmie masz centralę, zmiany na rynku, reorganizację. Z tym też nie tak łatwo jest coś zrobić w danej chwili. Jeżeli tak, to po co się tym przejmować? Czasem fajnie pozłorzeczyć :), bo to pozwala złapać przestrzeń do zrzucenia winy na kogoś innego, tylko nie można się na tym zatrzymać. Mi pomaga wrzucanie wiatrowi, że wieje i wkurzanie się na niego daje na zawodach motywację. Jeżeli u Ciebie też zadziała “zrobię to pomimo tych ‘fantastycznych’ zmian w firmie” to ok. Czasem ciemna strona mocy też ma zastosowanie. Tylko nie narzekaj głośno! Na triathlonie mogę, bo nikt mnie nie usłyszy ;).
WIOSEK 6: Skup się na zadaniu, a nie na trudnościach. Wyznacz zadanie na tyle duże, żeby pokazywało postęp, a na tyle małe, żebyś wierzył, że dasz radę.
Wiem, wiem. Łatwo mówić. Trudno zrobić. Zgadzam się. Mamy zamontowane skupianie się na problemach. Widzę to u siebie. Tylko wiem, że to mnie do niczego nie prowadzi dlatego stale trenuję przestawianie się na cel. W czasie zawodów i treningów sportowych mam okazję do obserwowania tego zjawiska i ćwiczenia go. Trudności będą stale. To fakt. Czasem potrafi to przerastać tak, że się zatrzymujesz i myślisz “Jak ja podołam?”. Wtedy stosuję radę z punktu powyżej. I ruszamy dalej.
WNIOSEK 7: Nie kombinuj, tylko korzystaj ze sprawdzonych metod. Wymyślanie czegoś nowego w trakcie stresującego projektu może po prostu się nie udać.
“Musi być po mojemu” – jeżeli tak masz to warto rozważyć podejście raz jeszcze. Ja tak mam i walczę z tym, bo to nieefektywne. Wymyślanie koła nie ma sensu. Lepiej znaleźć nowe jego zastosowanie. To, że zasady zarządzania projektami, prowadzeni spotkań, czy prezentacja są nudne, bo ktoś je wymyślił to co? Skoro działają? Mamy do dyspozycji ogrom sprawdzonych metod i procesów w firmie. Czasem po prostu się im poddaj i zrób jak zostały zaprojektowane. A kreatywność zachowaj na czas i miejsce, gdzie procedury brakuje. Wiem, że to trudne, jeżeli lubisz wymyślać zawsze coś nowego. Wiem. Mi pomogło zaakceptowanie faktu, że nie wszytko musi być stworzone przeze mnie :). Daję szansę wykazać się innym.
WNIOSEK 8: Jakie przygotowanie taki wynik. Nie oszukasz w żaden sposób. To widać dużo bardziej niż myślisz.
No i najważniejsze. W długim okresie wynik zależy od systematycznej pracy. I tyle. Ja przed tym startem nie odrobiłem pracy domowej na tyle, żeby osiągnąć lepszy wynik. Stać mnie było na przetrwanie. Podobnie jest w biznesie i projektach. Chcesz zmienić tryb z “przetrwać” na “poprawiać wyniki” to jedyną drogą jest systematyczność, albo …. kurs on-line, który bez wysiłku zrobi projekt za Ciebie! *.
Powodzenia.
P.S. Pełną relację z mojej osobistej walki i sposobie dochodzenia do każdego z wniosków w trakcie prawdziwego triathlonu znajdziesz na moim blogu mariuszkapusta.pl.
* Żartowałem kurs naprawdę jest on-line, bardzo pomoże, ale projektu za Ciebie nie zrobi. Sorry.