Jak nie tracić zdrowia i czasu przez wrzutki i brak planowania od innych

Yamato miał mętlik w głowie. Pół dnia spędzonego na planowaniu tylko po to, żeby wszystko wylądowało w koszu jednym ruchem Szoguna!

– Sensei, po co mi plan, skoro Szogun może go skreślić jednym ruchem dłoni? – prawie wykrzyczał

– A co by się stało, gdybyś nie miał planu? – spytał Sensei

– To… coś bym wymyślił na poczekaniu – odparł Yamato – I tak by to skasował, a ja bym oszczędził pół dnia.

– A gdyby się zorientował, że ściemniasz? – dopytywał Sensei

– To mnie by skasował? – przełknął ślinę Yamato

– Możliwe. On nie lubi tracić czasu. Planu nie robisz po to, żeby się go kurczowo trzymać. Plan jest nieważny. To planowanie jest najważniejsze! Bo dzięki niemu stajesz się partnerem dla Szoguna, Yamato.

*****************

Zmiana to nie problem. To po prostu coś, czym trzeba zarządzić w projekcie :)

Może to trochę wyświechtane i jednocześnie nie uwierzysz mi w sytuacji, w której nagle klient odwrócił wszystko o 180 stopni a Ty nie masz dobrej umowy. Ekhem, no tak bywa. Ale to nie koniec świata, da się z tym poradzić.

Zmiany w projekcie można podzielić na cztery kategorie

Korekty kursu – okazuje się, że rzeczywistość jest inna niż plan zakładał, trzeba zweryfikować założenia

Zapobieganie wypadnięciu z torów – plan jest w porządku, okazuje się,  że może się nam przydarzyć coś, co wybije nas z rytmu, trzeba przeciwdziałać

Poprawki błędów – coś zrobiliśmy nie tak, jak powinniśmy, coś z tym defektem trzeba zrobić

Uaktualnienia – zdobyliśmy nowe informacje,  zmieniło się otoczenie, technologia, trzeba coś z tym zrobić

Nie ma niespodzianki, że najskuteczniejszą strategią radzenia sobie ze zmianami jest PROAKTYWNOŚĆ! Myśl o projekcie zanim się rozkręci, działaj zanim coś się zadzieje, wyprzedzaj rzeczywistość! Twórz ją!

Nie zawsze się da, jakkolwiek proaktywny byś nie był. Coś może się zmienić, bo nigdy nie masz 100% kontroli. OK.

Co wtedy?

1. Określ z jakim z czterech wspomnianych wyżej typów zmiany masz do czynienia

Korekta – Czy warto korygować kurs, czy możemy sobie pozwolić na to odchylenie?

Zapobieganie – Czy możemy wziąć na siebie ryzyko i nie wprowadzać zmiany?

Poprawki – Na ile to krytyczny defekt? Czy poprawiać go teraz, czy po tym jak projekt zostanie zakończony?

Uaktualnienia – Czy naprawdę musimy to robić teraz? A może po zakończeniu bazowej części projektu?

Im mniej zmian tym lepiej! Staraj się je przekładać, bo może nie trzeba ich robić dziś!

2. Ocena zysk / koszty – czy to się opłaca?

Często nie :), ale i tak chcemy  – więcej o zmianach ze strachu możesz poczytać tutaj

Zrób prostą ocenę na kartce podzielonej na 3 części

– Co zyskamy wprowadzając zmianę? – ale konkretnie, a nie „możliwości i potencjał” :)

– Ile nas to będzie kosztować? Czasu + czego nie zrobimy z tego, co było w planie? – jeżeli nie dostaniemy więcej ludzi, czasu i pieniędzy to musimy zapłacić za to częścią zakresu projektu

– Jakie ryzyko niesie ze sobą zmiana? – o tym często się zapomina

3. Każda zmiana to taki mini-projekt!

Zawsze zadawaj sobie 12 pytań, gdy masz wprowadzić zmianę, żeby ocenić, czy ma sens odrywać ludzi od pracy w projekcie i kierować ich uwagę na coś nowego, innego.

I nie panikuj – zmiana to norma. Po prostu rób to, co mówi Sensei:  3 x „O”

• Odbij
• Oceń
• Obmyśl

Voila :). Powodzenia.

Poznaj wszystkie 12 pytań,

żeby zapanować nad wszystkimi zmianami w projekcie

ZAPISZ SIĘ NA KURS 12PYTAŃ: