Pracujesz w małej firmie albo zarządzasz małą firmą i chcesz poprawić sposób działania, bo coś nie do końca działa? O tym, jak wykorzystać zarządzanie projektami w małej firmie, gdzie ono ma swoje miejsce i jak zrobić to w taki sposób, aby nie zamienić się w to straszne korpo – o tym będzie w dzisiejszym wpisie!
Od bycia korpo zachowaj nas panie
Wiele razy już słyszałem hasła które się sprowadzają do tego, że “od bycia korpo zachowaj nas panie”. Za nic nie chcemy być korpo. Chcemy mieć efektywność, ale chcemy zachować styl pracy blisko siebie, ludzkiej, bez wycisku. Jak tylko staniemy się korpo będzie strasznie. Na konferencji firm rodzinnych dawno temu, kiedy zaczynałem pracę wystąpił syn właściciela firmy. Opowiedział, że jego kariera wyglądała tak, że rok pracował w korpo, teraz współzarządza firmą i nie chce, żeby wyglądali jak korpo. Mi pojawiła się myśl “widziałeś korporację rok z szeregowego stanowiska, to za mało, żeby zobaczyć jak działa korporacja”.
Nie chce Wam sprzedawać tego, że korpo jest wspaniałe. Jasne, że część rzeczy jest zaprzeczeniem przedsiębiorczości, siedzisz w małej części, niewiele jesteś w stanie zrobić. Natomiast korpo są świetne w wymyślaniu rozwiązań, które pozwalają im działać na super skalę. Mądrość polega na tym, żeby wyciągnąć te sprytne rzeczy, które zostały wykombinowane na większą skalę i przełożyć do mniejszej firmy. O tym właśnie chcę dziś opowiedzieć.
Jak pracujesz w małej firmie, to te relacje, szybkość działania, skuteczność ma ogromne znaczenie. Jak mówimy o projekcie to co mamy na myśli? Projekty są unikalne, czyli coś nowego. Są tymczasowe i stopniowo doprecyzowywane. Jak robisz coś nowego, co ma się skończyć i w czasie robienie tego uczysz się jak to lepiej robić to jest to właśnie projekt. Nie da się przeżyć bez robienia projektów. Zawsze musisz zrobić coś nowego: przekształcić stronę, nowy zespół, stworzyć nową usługę itd. Non stop pojawiają się nowe tematy. W niektórych organizacjach będzie coś co kosztuje już od 10 000 zł i to będzie projekt bardzo duży, ale ostatnio usłyszałem “prowadzę średnie projekty – takie do 1 000 000 zł”. To jest indywidualne.
Przykłady projektów z małej firmy:
- odpalenie strony www
- zmiana produktu
- realizacja dla klienta
- przeprowadzka
- wyjazd firmowy
Nie do wszystkich tych projektów musisz zaangażować całą metodę projektową. Czasem warto zostawić kogoś, żeby zrobił to na czuja. Jak ktoś ma talent organizacyjny to zrobi ten projekt lepiej bez narzucania zewnętrznej metody. Trenuję strzelectwo dynamiczne i najlepsi trenerzy z jakimi miałem do czynienia podchodzą do tematu w sposób “pokaż mi co potrafisz”. Ktoś pokazuje po swojemu jak robi i dopiero trener koryguje. To bardzo dobre podejście do nauki jakiejkolwiek dyscypliny. Ktoś może wymyślić swój sposób, nie opisany w książkach który świetnie działa. W firmie tych projektów macie więcej niż się wydaje. Korpo robi się wtedy, gdy do tych wszystkich projektów będziesz chciał narzucić jedną metodę. Idea polega na tym, żeby zrozumieć na czym polega zarządzanie projektami i dopasowywać siebie z podejściem niż narzucać jedno podejście z góry.
3 poziomy projektów – SMF
Projekty small, medium i full. Projekty small to projekty małe, małe ryzyko, mała unikalność, można zrobić je na kartce papieru. Projekty medium to takie, które są powtarzalne ale mają duże ryzyko. Projekty full to projekty unikalne, z dużym ryzykiem, których nigdy nie robiliście wcześniej i trzeba je rozplanować.
To jak działają te projekty też ma wpływ na to czy będziesz korpo. Często podejście polega na tym, że bierzemy tylko jeden tryb i każdy projekt robimy w taki sam sposób. Nie do końca to zadziała. Ten podział na projekty small, medium i full sprawia, że wykorzystujesz te elementy zarządzania projektami tam gdzie są potrzebne, a tam gdzie nie są to dajesz swobodę.
Bardzo dobrze w małej firmie działają tematy, które są w jednym silosie. Jeżeli pojawia się kilka działów i trzeba zrobić coś międzyfunkcyjnie albo trzeba pracować z klientem. To najczęstsze problemy.
Pytania, które najczęściej się pojawiają
Czy wszystko ma być opisane do ostatniej kropki? – Nie nie chodzi o to, żeby mieć papier w którym jest krok po kroku napisane, że dokładnie tak ma być zrobione. Zarządzanie projektami jest o wyobrażeniu sobie ścieżki, którą masz pójść i przejściu nią w świadomy sposób. Nie da się wszystkiego opisać do ostatniej kropki, dlatego mamy zarządzanie ryzykiem, dlatego poświęcamy trochę czasu na rozpoczęcie projektu. Jeżeli cały zespół ma podobną wizję, nie potrzebujesz rozpisanego planu do ostatniej kropki. Plan zawiera też reakcje na rzeczy nieprzewidziane.
Czy nie można robić tego normalnie? – Można. Większość projektów na świecie jest robiona bez wspierania się teorią, metodą itd. Z zastrzeżeniem, że jak działa nie ma sensu grzebać, ale jak projekty międzyfunkcyjne nie idą, jak praca z klientem nie działa to jest to ostrzeżenie, że warto zainwestować w zarządzanie projektami.
Czy nie staniemy się korpo? – To od was zależy. Jak nie chcecie się stać korpo to wyciągnijcie te rzeczy, które są procesowe, efektywne i zrozumieć jak ich używać w kontekście Twojego zespołu. Jak pójdziesz na skróty i będziesz robić wszystko na jedno kopyto to najpewniej się nie uda.
Czy wszystko ma być robione projektowo? – Nie, dużo rzeczy w firmie jest robione procesowo, część się dzieje “jakoś tak”, a część to busz do którego nie zaglądasz. Projektowo warto robić te rzeczy, które angażują wiele osób z różnych działów, są ryzykowne, są unikalne, mogą bardzo dużo zmienić albo dużo rzeczy wywrócić. Natomiast myślenie projektowe się zaszczepia w organizacji. Chociażby myślenie jaki jest plan i rytm się przydaje, ale nie ma sensu wszystkiego rozpisywać na kartkach.
Czy od tej pory nie ma miejsca na spontaniczną kreatywność? – Jeżeli non stop musisz się użerać co mamy zrobić, kiedy, czy ktoś to zrobił to wtedy się okazuje, że nie ma miejsca na kreatywność, jest miejsce na frustrację. Jak masz ułożoną bazę w której masz ramę i możesz energię zespołu skanalizować to miejsce na kreatywność jest większe.
Po co nam zarządzanie projektami?
Być może na nic, może to nie jest jeszcze właściwy czas, żeby w to zainwestować. Wtedy poczekaj, aż firma i zespół się rozwinie.
Po co świadome robienie projektów:
Pamiętacie na co się umawiacie – bywa tak, że po tym jak umówiliście się na coś, to każdy robi coś innego i każdy inaczej coś zapamiętał.
Robicie na pełnym speedzie, żeby nie wchodzić sobie w drogę. Może się okazać, że macie fajny pomysł, ale ustawione jest to tak nieprecyzyjnie, że zespoły ze sobą kolidują.
Wykorzystujecie esencję technik, eliminujecie patologie molochów. Bierzecie te techniki, które działają, uczycie się ich używać, w pewnym momencie wchodzą wam w krew, ale jeżeli robicie to z głową to nie robicie tego w patologiczny sposób na zasadzie papier jest ważniejszy niż wynik. Wykorzystujecie technikę po to, żeby osiągnąć wynik.
Dobieracie właściwe metody do wyzwań (SMF) i nie męczycie się z tym czego użyć.
Zachowujecie kreatywność i kanalizujecie energię. Jak postawicie tylko na kreatywność to prawdopodobnie popłyniesz pod kątem budżetu i wyników, jak postawicie tylko na papiery zabijecie kreatywność. Jak połączycie jedno i drugie to będzie właściwy rezultat.
Z mojej strony to wszystko. Zapraszam Was na Fundament Zarządzania Projektami – to szkolenie, które uczy jak świadomie zarządzać projektami. jak to wdrożyć. Robimy to też w formule otwartej, bardzo często właściciele firm pojawiają się na tym szkoleniu, albo wysyłają kogoś, żeby zobaczył jak to wygląda, a później zaprasza nas do całej organizacji, żebyśmy tam podziałali ze wszystkimi.
VIDEO