Cele – jak je wyznaczać?
Jak wyznaczać cele, gdy nie masz dostępu do liczb? Gdy nie wiesz do końca, o jaki procent wzrost sprzedaży będzie ok, ile powinien trwać projekt. Co zrobić, gdy wydaje Ci się, że nie ważne co wpiszesz, to i tak będzie absolutnie źle. W tym odcinku opowiem jak pracować z celami z duszy.
Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega zarządzanie projektami, na pewno warto odwiedzić artykuł – Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest.
Na jednym ze szkoleń spotkałem się z bardzo sensownym pytaniem „Jak mam zrobić SMART, skoro jakąkolwiek liczbę wpiszę to będzie od czapy”. Odpowiedź na to jest następująca – zacznij od wyznaczania celów od czapy. To może Cię doprowadzić do bardzo sensownych wniosków i poukładania projektu.
Bierzcie uwagę, że pewne rzeczy uprościłem, jakbyśmy chcieli odpisywać projekt od początku do końca i patrzeć na cele z każdej perspektywy, rozważać każdy wątek to nie jesteśmy w stanie tego teraz zrobić. Chcę wam pokazać pewien sposób myślenia i pracy z celem. Od wyznaczenia celu z sufitu, żeby zobaczyć jak przekłada się na projekt, czy ma sens.
Czy ma sens wyznaczać cele z d…..uszy?
Pomyślcie o jakimś celu i zobaczymy, gdzie logika nas zaprowadzi. Ja wymyśliłem cel na potrzeby tego wpisu „zwiększyć sprzedaż”. Prawie każdy chce zwiększyć sprzedaż u siebie w firmie. Pytanie o ile zwiększyć? O 1 sztukę? Przyjmijmy, że nie wiem. To, że się nie wie, nie znaczy, że nie można z tym coś zrobić. Niewiedza jest stanem, który można zamienić w wiedzę. Ustalamy więc przykładowo cel „zwiększyć sprzedaż o 10%” już zbliżamy się bliżej konkretu. Skąd to 10%, tak po prostu wymyśliłem. Wymyśl jakąkolwiek liczbę na początek. Jak wykonamy kilka kroków myślowych to liczba nabierze sensu. Ciekawym pomysłem na wyznaczanie tych liczb jest pomnożyć x 2 to co masz teraz. Nie jest to proste, trzeba zastanowić się jak podwoić zyski, całkiem niezłe wyzwanie, które przetestuje chociażby myślowo twój system. Coś co cię wyrzuci ze strefy komfortu i nastawi na całkiem zupełnie inne myślenie jest powiedzenie sobie, że chcesz mieć 10 razy większą sprzedaż, ale zostawmy to na inny artykuł.
Wracając do naszego celu zwiększenia sprzedaży o 10%. Trzeba to przełożyć na liczby, co oznacza to 10%? W naszym przypadku przyjmujemy, sprzedajemy obecnie za 1000 000, więc 10% = 100 000 zł. Zakładamy sobie, że z tych 100 000 zł, 50 000 zł zostaje nam zysku.
Ile mogę wydać na projekt, żeby miał sens?
Skoro ma przynieść 50 000 zł, to ile mam wydać na projekt, żeby miał sens? Zakładam, że jak wydam 40 000 zł i z przedsięwzięcia będę mieć 10 000 zł dodatkowo, to jest dla mnie ok. Jeżeli w tym momencie kwota jest dla Ciebie za mała to trzeba zmienić 10% na 20%. Widzicie do czego zmierzam? Wyznaczenie celu i dodanie liczby zaczyna nakierowywać nas na sensowne myślenie czego chcemy. Zaczynamy dyskutować o konkretnym kierunku i liczbach, które będą się przekładać na konkretne decyzje. Ok czyli w moim przypadku 10 000 zł jest ok, zakładamy, że chcemy realizować projekt.
Ile kosztuje mnie miesiąc pracy zespołu?
Ekipa ma się zmieścić w kwocie 40 000 zł jak ustaliliśmy powyżej, bo inaczej nie będzie zysku. Zakładam tu prostą liczbę, że miesiąc pracy zespołu to koszt 10 000 zł. To dla mnie oznacza, że chcę zwiększyć sprzedaż o 10% w ciągu 3 miesięcy. 3 miesiące pracy to koszt 30 000 zł do tego 10 000 budżetu na różne działania i zostaje założone 10 000 zł zysku. Z celu wymyślonego od czapy „zwiększyć sprzedaż o 10%” już dodaliśmy, że ma się skończyć w ciągu 3 miesięcy.
Przestajemy wymyślać. Pojawiają się sensowne liczby.
Na początku pojawia się dosyć ogólny cel „pozyskać nowych klientów” „zwiększyć sprzedaż”. Później kolejne pytanie bardziej szczegółowe pytanie typu „Ilu klientów więcej? O ile więcej sprzedaż? Jacy klienci? Tu pojawia się nerw, bo nie wiesz. Prawda jest taka, że jak zaczynasz coś nowego, to po prostu nie wiesz. Najczęściej wymyślasz cokolwiek, konstruktywne krytykowanie tego celu doprowadzi Cię dalej.
S.M.A.R.T
Dotarliśmy do starej dobrej metody, sprawdzania tego, czy cel został poprawnie wyznaczony. Sprawdzanie poprawności wyznaczania celów pomoże Ci przejść cały proces myślowy i podjąć odpowiednie decyzje.
Smart to akronim pięciu wyrazów opisujących dobry cel:
Specyficzny – ja używam simple czyli prosty, łatwy do zrozumienia typu „dwa zapytania dziennie”.
Mierzalny – musimy mieć możliwość zmierzenia czy cel osiągnęliśmy czy nie.
Akceptowany – w oryginalnym smarcie jest coś innego, ja używam Agreed. Chodzi o to, żeby cały zespół zaakceptował, że to nasz wspólny cel i na nim pracujemy.
Realistyczny – czy cel jest możliwy do zrealizowania. Na początku wyznaczając cel trochę mniej się przejmujemy czy jest realistyczny, bo to będzie zależało od planu.
Terminowy – określony w czasie np. „podnieść sprzedaż o 10% w ciągu 3 miesięcy”.
Na koniec mam dla zainteresowanych Szablon „Wyznaczanie celów w projekcie” https://leadership-center.pl/produkt/szablon-wyznaczanie-celow/ Szablon z którego korzystam w czasie szkoleń, pracy z klientami, żeby rozbić sobie cele na dużo dokładniejsze niż da radę zrobić S.M.A.R.T Do szablonu jest zapis live z instrukcją. Zapraszam