Dlaczego tak trudno dogadać się w firmie?

„Dlaczego Ci ludzie nic nie rozumieją!” – tak często mi się zdarzało myśleć, gdy wrzucałem jakiś pomysł, a z drugiej strony (kierownik, dyrektor) widziałem absolutny brak zrozumienia. Oczywiście nie mogłem dopuścić do siebie myśli, że ja czegoś nie rozumiem. Bo w końcu każdy z nas jest przekonany, że jest „najmędrszy” i to zmianie nie może się ulec. Co jest zaskakujące? Okazuje się, że większość ludzi nigdy nie zastanawiało się, ani nigdy nikt im nie wyjaśnił na czym polegają różne role w firmie! Dlatego rozjeżdżają się oczekiwania i rzeczywistość. Zapraszam na prosty przegląd po rolach i stanowiskach.

Kluczowe Role

Metafora może nam tutaj pomóc, załóżmy, że firma to taka skomplikowana maszyneria, którą trzeba utrzymywać w ruchu. Wyobraź sobie statek albo pociąg.

Specjalista – Ma się znać na swojej robocie. Wiedzieć co i jak się robi, dlaczego czerwony drucik podłącza się do żółtego wichajstra i że nie można zielonego guzika naciskać przed zapaleniem się żółtej lampki, bo wszystko się wysypie. Ma się upewnić, że maszyny statku pracują jak należy. Jego wartością jest dobrze wykonana praca. Kierownik mówi mu czego potrzebuje, a Specjalista to robi i finał.

Kierownik – Jak nazwa wskazuje ma za zadanie kierować pracą specjalistów. Nie musi być ekspertem od drucików i wichajstrów. Jego zadaniem jest takie planowanie pracy i zadań, żeby wszystko działało skutecznie. Co go interesuje zamiast lampek i tego wszystkiego? Maksymalizacja wykonanej pracy w ramach posiadanych „zasobów”. Czyli sprzętu, ludzi i pieniędzy, które ma do dyspozycji. Ma się upewnić, że maszyny statku są jak najtańsze w utrzymaniu i będą działać, gdy jest taka potrzeba. Jego kluczową wartością jest efektywność.

Dyrektor – Po angielsku to jest dużo bardziej przejrzyste – Director od „Direction”, czyli wskazuje kierunek, w którym mają działać kierownicy i pod jakim kątem utrzymywać maszyny. Inaczej to będzie wyglądało, gdy próbujemy pobić rekord trasy, a inaczej, gdy staramy się płynąć jak najbardziej ekonomicznie. Dyrektorzy tłumaczą pomysły Prezesa (lub zarządu), czyli strategię działania na najważniejsze inicjatywy (czyli projekty) do zrealizowania.

Prezes – Chief Executive Officer, też z nazwy to nikt inny jak “Wódz”. Ma za zadanie zadbać o to, żeby plemię przetrwało w długim okresie. Czyli statek mógł długo pływać po morzach i ocenach. Nadaje organizacji priorytety. Wyobraź sobie jak Papież zarządza Kościołem. Może wybrać tylko kilka najważniejszych spraw i pilnować swoich dyrektorów, aby się tego trzymali.

Kierownik Projektu – to taki komandos :). Ponieważ specjaliści, kierownicy i dyrektorzy zajmują się przede wszystkim swoją pracą bieżącą (mają zadbać o statek), a czasem trzeba wprowadzić jakieś nietypowe zmiany i usprawnienia to trzeba znaleźć człowieka, który nie jest zajęty robotą na co dzień i może skupić się na wprowadzeniu tej zmiany właśnie.  Na przykład wypróbować i wdrożyć nowe silniki do maszynowni.

Skąd się biorą problemy?

Ano stąd, że w ten model wpisanych jest naprawdę sporo konfliktów i pułapek. Każda z ról inaczej postrzega czas, koszty, zyski, sposób działania. Inaczej też patrzy na detale – specjaliści w nich toną, prezes często nie wnika w to nawet! Nie musi!

Jak sprawić, żeby to działało

1. Zrozumieć swoją rolę i rolę innych
2. Szanować siebie wzajemnie – to, że ktoś inaczej wykonuje robotę nie znaczy, że jest „bez sensu”
3. Starać się postawić w butach osoby, z którą rozmawiasz – na czym jej może zależeć.

Podstawy? Możliwe. To na podstawach się wykładamy. Nie tylko w projektach. Jeżeli prowadzisz projekt i chcesz go sprawnie przeprowadzić to zastanów się nad tymi rolami, bo z każdym będziesz musiał rozmawiać inaczej.

Niech moc PM-jitsu będzie z Tobą.

MK

P.S. A o co chodzi z kratką ściekową Keszu? Oprócz ról w organizacji dla projektu będzie bardzo ważna postawa (jak ktoś podchodzi do zadań – jest liderem albo nie) oraz sprzedawanie projektu (przekonywaniem do swojej racji).

Otóż będą w roli kierownika musisz umieć poradzić sobie z „bezsensownymi” z punktu widzenia specjalistów pomysłami dyrektorów (bo nie są osadzone w rzeczywistości specjalistów) oraz narzekaniem specjalistów na te właśnie (bo są sformułowane najczęściej bardzo dosadnie).

Twoje zadanie na tym poziomie to często tłumaczenie kierunku na zadania, żeby miały sens oraz odpowiednie przekazywanie problemów w górę, żeby Twój zespół nie dostał łatki „hamulcowych”.

Zarządzanie to naprawdę fascynująca dziedzina. Przez nasze ludzkie zachowania. Warto sobie uprościć rozumienie wszechświata :)