Czy podobają Ci się spotkania statusowe? Ile z nich jest cokolwiek „nieefektywne”? A bardziej dosadnie – marnujesz na nich czas próbując nadgonić robotę, bo większość tematów Cię nie dotyczy?
Jeżeli tak jest to mam dobrą wiadomość. Naprawdę da się to zmienić. Przy niewielkim wysiłku i osiągnąć 75% oszczędności czasu. Nawet tyle! I to nie jest rada z zasady „powtarzaj sobie głośno – jestem zwycięzcą”. Kilka konkretnych rzeczy, które możesz zrobić. Od zaraz.
Spotkania statusowe – największy błąd
Największy błąd jest taki, że mamy na spotkaniu 12 osób, 2 zaczynają jakiś temat/omawianie jakiegoś problemu, pozostałe 10 osób siedzi i się nudzi, bo spotkanie ich nie dotyczy. Później czas się kończy i okazuje się, że nie zdążyliśmy omówić najważniejszych spraw, bo utknęliśmy na pierwszym temacie. To bardzo niebezpieczne w zarządzaniu projektami. Nieomówienie jednego z aspektów może wpłynąć na przebieg projektu oraz jego sukces.
Spotkania statusowe – jak sprawić by były lepsze
Problem polega na tym, że miesza się trzy różne cele w tym samym czasie. Cel spotkania statusowego to zorientowanie się jaki jest status, jak wygląda sytuacja. Natomiast jak już wiemy gdzie jesteśmy, warto byłoby coś zrobić i pojawia się odruch – problem i natychmiastowa reakcja. Jest to intuicyjne, ale nie do końca dobre. Warto podzielić spotkanie na 3 etapy.
Etap 1 – etap statusu. Chcemy się zorientować jak jest, nic więcej. Nie chcemy na tym etapie rozwiązywać problemu.
Jak wygląda przegląd? Zakładamy, że każdy z uczestników ma góra 1 minutę, żeby opowiedzieć co się działo w jego obszarze. Ludzie myślą, że im więcej powiedzą, to tym więcej zrobili, minuta temu zapobiega :). Chcemy najważniejszych informacji. Druga zasada jest taka, że cisza jest darem od Boga, jeżeli jej nie usprawniasz, to nic nie mów. Ta zasada zwalnia z rozwlekania czasu, ludzie się czują ok jeżeli nie mają żadnego tematu do poruszenia, to jest ok, po co wnosić coś na siłę, aby tylko coś powiedzieć. Minuta to naprawdę sporo, jeśli masz 12 osób na spotkaniu to właśnie minęło 12 minut ze standardowej godziny.
Etap 2 – etap nadania priorytetów. Ze wszystkich tematów, które zebraliśmy od ludzi decydujemy czym powinniśmy się zająć w gronie, w którym jesteśmy, żeby jak najlepiej wykorzystać czas. Pewnie są tematy, które można rozwiązać w podgrupach, więc po co reszta ma się przyglądać i marnować czas.
Wszystko co ludzie powiedzą w trakcie przeglądu zapisujemy na liście tematów i teraz ustalamy priorytety. Robimy rundkę wokół stołu i pytamy, które z tematów są najważniejsze i które tematy was dotyczą i wyznaczamy priorytety.
Etap 3 – działanie. Bazując na priorytetach, dzielimy się i pracujemy na tematach, które są istotne. Jak już wyznaczymy priorytety to przechodzimy do podziału pracy.
Zamiast od razu wpadać w pułapkę rozwiązywania pierwszego rzuconego problemu, zajęlibyśmy się nie tym co najważniejsze.
Spotkania statusowe – jak wprowadzić zmiany?
Po pierwsze obiecaj swojemu zespołowi, że zaoszczędzisz im 50% czasu. Nasze spotkania trwały godzinę, nie były do końca efektywne, skracamy ten czas o 50%. Dlaczego 50% a nie 75%? Bo w 75% nikt Ci nie uwierzy ;) Potrzebujesz dojść do tego stopniowo.
Po drugie opowiedz jak to zrobicie. Opowiedz o 3 etapach opisanych wyżej. Poinformuj o tym, że podczas spotkań nie korzystamy z telefonów, pełne skupienie. Wychodzimy ze spotkania w połowie czasu. Tylko w ten sposób nauczycie się pracować inaczej.
Trzecia rzecz na którą warto się umówić to założenie, że spróbujecie tak trzy razy. Rzadko coś wychodzi dobrze od pierwszego razu, potrzebujecie się tego nauczyć. Spróbujcie zrobić to konsekwentnie trzy razy. Jeżeli się nie uda, to wracamy do poprzedniej metody.
Video