Czy przedsiębiorcy zarządzają projektami? A może jak prowadzisz własną firmę to prowadzisz ją po prostu po swojemu? Wszystko działa i funkcjonuje i nie potrzebujesz żadnych korpo pomysłów. A może można sięgnąć po to co korporacje robią dobrze i ułatwić sobie dzięki temu pracę, prowadzenie firmy, zapanowanie nad wszystkim? Nad rozwojem, nad sobą i zespołem. O strategiach dla przedsiębiorców, zarządzaniu projektami chcę wam dzisiaj opowiedzieć. Serdecznie zapraszam do lektury.
Stwierdziłem, że będę tworzył więcej materiałów dla przedsiębiorców, o kluczowych strategiach zarządzania projektami dla przedsiębiorców z perspektywy właścicieli firm, bo ta perspektywa jest dosyć specyficzna. Kilka słów o moim doświadczeniu w zarządzaniu projektami. Dlaczego to jest ważne? Dlatego, żebyście wiedzieli kto do Was mówi i z jakiego doświadczenia do was mówi, dlatego, że nawet w jednej dziedzinie warto zobaczyć skąd wynika doświadczenie człowieka. Mogę przebadać bardzo dużo danych, przeczytać sporo książek, sprawdzić co się mówi, natomiast zawsze jestem człowiekiem. Staram się zawsze upewnić się, że to co mówię jest oparte o faktach, natomiast żeby brać odpowiedzialność za to jak ze sobą pracujemy, to fajnie, żebyście moje doświadczenie przedsiębiorcze poznali.
Kilka słów o moim doświadczeniu w zarządzaniu projektami
Po pierwsze ja uczyłem się zarządzać projektami jeszcze w organizacji studenckiej nie wiedząc, że to jest zarządzanie projektami. Po prostu mieliśmy wizję, wiedzieliśmy co chcemy zrobić i z odpowiednim podejściem, pilnowaniem się tego, że wiemy na jaki jesteśmy nakierowany cel, pilnowania po drodze czy się tego celu trzymamy i robienia pracy. Projekty udawało się dowozić z całkiem fajnym rezultatem. Później spędziłem trzy miesiące w Niemczech w Lufthansa Cargo, pracując na lotnisku, w dziale sprzedaży, gdzie obsługiwaliśmy klientów dostarczających półprzewodniki. Tam nie było za dużo pracy projektowej, natomiast tam zainteresowały mnie technologie, a w szczególności sprawdzanie i raportowanie jak naprawdę firma wie, co się w niej dzieje. Czasem były trudności z policzeniem ilości przesyłek, żeby przygotować prezentację dla klienta. Z jednego systemu dostawałem informację, że ciężarówek przyjechało dziennie tyle i tyle z kontenerami, a drugi system pokazywał mi, że w ciągu roku firma zrobiła tylko trzy dostawy. Więc stwierdziłem okej, jak to w ogóle się robi na taką globalną skalę? I trafiłem do IT do Procter & Gamble. Duża korporacja na pewno znana. Tam zaczynałem jako Analityk systemowy, wspierając projekty, później prowadząc projekty jako kierownik projektu, a później skończyłem jako Section Manager zarządzając zespołem prowadzącym projekty i obsługującym
Wiele systemów raportowania sprzedaży i tam się nauczyłem, że korporacje mają pewien swój sposób działania, trzeba się w nich odnaleźć i z perspektywy patrzenia jako przedsiębiorca wiele osób myśli Okej fajnie – nie chcę być korpo. Korporacje potrafią być nieefektywne, one są nie przedsiębiorcze w wielu obszarach. Jak patrzysz sobie na to prowadząc małą firmę, średnią firmę, ciężko jest złapać tą logikę myślenia. Dlatego dużo osób odrzuca to doświadczenie. Gdzie jest ważne doświadczenie w korporacji przekładając dla przedsiębiorców? To jest pierwszy punkt, na który chciałem zwrócić uwagę.
Korporacje pomimo tego, że dążą sobie w swojej psychopatyczności do wyciśnięcia jak największych zysków, to jednocześnie mają fajnie rozpykane procedury na to jak sobie radzić z przedsięwzięciami na dużą skalę i tego warto się uczyć. To jest niesamowite wyzwanie i te korporacje, które latami rosną są na rynku ponad 100 lat i tak dalej, to mają bardzo fajnie rozpykane procesy, procedury w taki dosyć pragmatyczny sposób. To pierwszy punkt, któremu warto się przyjrzeć.
Jakie projekty tam prowadziłem? Głównie międzynarodowe, wdrożeniowe, w różnych obszarach świata, bardzo rzadko robiłem cokolwiek z zespołami z Polski. Robiliśmy te projekty w formie takiej bardziej Waterfall-owej. Przygotowanie, analiza, design i tak dalej, ale też iteracyjnie. Pierwsze projekty, które robiłem Agile-owe to był 2003 rok, czyli dawno, dawno temu, zanim w ogóle to się stało modne. Tam wypracowałem moją własną metodę do połączenia podejścia PMBOK-owego z podejściem Agile-owym. Dla tych, którzy nie siedzą aż tak bardzo w standardach – PMBOK to jest taki globalny, amerykański standard podejścia do projektów, uważany za tradycyjny, a Scrum, Extreme programming to są podejścia nowoczesne zwinne i tak dalej. I tak trzeba było wypracować sobie swoje rozwiązanie, w tym czasie jak to był 2003 rok, to Scrum nie był aż tak modny i ja korzystałem bardziej z połączenia Extreme programming, które w tym momencie chyba w ogóle w ogóle nie istnieje. Dla ciekawych – warto poszukać i sprawdzić, bo tam jest bardzo dużo mądrości.
Po 7 i pół roku stwierdziłem, że będę prowadził swoją firmę, uczył zarządzania projektami, wdrażał zarządzanie projektami. Od 2008 roku prowadzę mój zespół, prowadzę moją firmę z różnymi przedsięwzięciami w trakcie i z różnymi pomysłami. Tak jak każdy przedsiębiorca, mam za sobą kilka genialnych pomysłów typu gry symulacyjne dla biznesu. Opracowaliśmy gry symulacyjne, wdrażaliśmy je, ale okazało się, że to było za dużo rozproszenie i postanowiłem się skupić na tej części zarządzania projektami. Kilka fajnych projektów i wdrożeń, gier onboardingowych i takich gier symulacyjnych, dla Orange między innymi robiliśmy grę uczącą nowej strategii sprzedaży, świetne projekty. Prowadziłem oczywiście projekt z innowacyjnej gospodarki z genialnym pomysłem stworzenia portalu, który by wspierał rozwój osobisty i to chyba albo trochę za wcześniej byliśmy na rynku i za bardzo przegięliśmy rzeczywistość. Natomiast to jest projekt na zasadzie – jak w korporacji nauczyłem się, że są projekty Success Story i Learning Story to ten wpada w kategorię Learning Story. Dużo nauki, wyników też dużo ale pomińmy temat. Bardzo duża lekcja.
Firmę zaczynałem od zera składaliśmy ją sobie z małych kawałków i okazało się, że po tych kilkunastu latach mamy bardzo fajne rozwiązania. Sprawdzony model 12 pytań KISS PM® i modele podejścia projektowego, świetnych klientów za nami, małych, dużych średnich. Wdrażaliśmy podejście projektowe w branżach budowlanych, w produkcj, działaliśmy w IT. Przez całe moje doświadczenie miałem do czynienia z różnorodnymi organizacjami, a jeszcze po drodze realizowałam projekty w fundacjach. Między innymi w fundacji Spartanie Dzieciom. Tam robiłem i małe rzeczy typu organizowanie części działań podczas biegu, ale też wprowadziliśmy fundację do programu Biegam Dobrze z Maratonem Warszawskim, która sprawiła, że fundacja zyskała świetne źródło finansowania, więc generalnie poruszam się w różnych obszarach.
I co ważne to też jest dosyć istotne przez te kilkanaście lat jestem wykładowcą zarządzania projektami na Politechnice, wykładam standard, żeby trzymać się cały czas standardu i nie odbiegać całkiem od tego wszystkiego. W skrócie prowadzę firmę tutaj realizuję projekty, doradzam moim klientom, pracuję z klientami, wykładam, uczę i zgłębiam ten temat, po prostu żyję tym i to uwielbiam. Bardzo ważne podejście z perspektywy mojej filozofii -projekty mają być proste, praktyczne i przyjazne.
Prostota jest tym czego potrzebujemy według mnie. Potrzebujemy jako przedsiębiorcy przy ilości tematów, które masz do ogarnięcia na co dzień Jeżeli wdrażamy coś co jest bardzo złożone to przestaje działać i to jest ten element patrzenia na korporacje i tematy zarządzania projektami, które są najbardziej popularne na rynku, idące od dużych graczy, tam gdzie udało się po prostu coś wdrożyć, poukładać. Duże firmy potrzebują innego podejścia. Dużo bardziej pilnującego wszystkiego, żeby im się cała struktura nie rozpadła. Z perspektywy przedsiębiorcy ty przy ograniczonych zasobach potrzebujesz szybko działać do przodu, więc to jest moje doświadczenie, moja filozofia.
Zarządzanie Projektami dla przedsiębiorców – dlaczego jest ważne?
Bo mamy ograniczone zasoby, mamy dużo do zrobienia, ponosimy duże ryzyko realizując jakikolwiek projekt. W zależności od wielkości firmy to ryzyko wchodzenia w nowe projekty jest mniejsze albo większe. Jeżeli masz apetyt na sukces to nie jest tak, że Ty zaczynasz grać bezpiecznie i wchodzisz w nowe przedsięwzięcia, które mają ograniczone ryzyko. Tylko cały czas wchodzisz poziom wyżej i cały czas ten poziom ryzyka jest stosunkowo duży. Może się okazać, że wchodząc w jedno duże przedsięwzięcie, biorąc na siebie duże ryzyko będzie cię to kosztowało dużo zdrowia, dużo energii, dużo pieniędzy i zatrzymanie firmy też na jakiś czas albo spowolnienie rozwoju. My zarządzamy ryzykiem i my mamy premię za ryzyko, a zarządzanie projektami jest właśnie zarządzaniem ryzykiem. Nie chodzi o to, żeby wypełniać formularze i tak dalej. To co się przebija z perspektywy patrzenia na zarządzania projektami korpo, bardziej papierowego, tylko tu chodzi o zarządzenie ryzykiem. I drugie efektywne wykorzystanie ograniczonych zasobów. Trzeci ważny element dla przedsiębiorców jest taki, żebyście na koniec tych projektów nadal mieli siłę na tyle, żeby cieszyć się z owoców swojego sukcesu. To potrafi być ciężkie, bo tak jest, że wielu z nas żyje pracą. Jesteś tam cały czas ze względu na odpowiedzialność. Tak utrzymujesz rodzinę, ty tam jesteś od początku, tworzyłeś wszystko. W ograniczone zasoby, zarządzanie ryzykiem i zadbanie o siebie po to jest zarządzanie projektami.
Teraz odnośnie wyzwań i problemów. No to trochę o tym mówiłem. Wyzwania non stop się pojawiają. Kwestia kasy, kwestia sprzedaży, kwestia zatrudnienia właściwych ludzi, kwestia skalowania, uwolnienia siebie od firmy. Wdrożenie nowych produktów, praca z innowacją, zmiany w strukturze, żeby struktura dopasowała się do nowej rzeczywistości. Zmiana strategii finansowania cen wobec dostawców i klientów. Non stop coś się pojawia. Jakiś element i w zależności od też etapu rozwoju firmy momentami łódką buja bardziej, momentami łódką buja mniej. Ja nie doświadczyłem takiego momentu w którym nie ma czegoś nowego czego nie trzeba by zrobić. Teoretycznie w przypadku firm najlepiej by było trzepać dokładnie ten sam produkt cały czas i na nim zarabiać. Większość firm, żeby działać potrzebuje coś nowego wdrożyć, czyli cały czas potrzebujesz iść do przodu i problem jeden z kluczowych jest taki, że im firma się bardziej rozwija to tym mniej możesz zrobić własnymi rękami, więcej potrzebujesz robić kimś. Żeby robić to kimś i żeby ten ktoś robił to w taki sposób jak chcesz to trzeba to ustrukturyzować, żebyśmy mówili o tej samej rzeczywistości. Jedno z moich doświadczeń jest takie, że naprawdę trudno jest momentami przekazać kilkanaście lat doświadczenia do kogoś kto tego doświadczenia nie ma, tak, żeby zrealizowane były przedsięwzięcia tak jak ty ich oczekujesz. Więc to na poziomie skalowania jedno z kluczowych wyzwań strategii zarządzania projektami.
Zanim do tego dojdziemy to bardzo dobre pytanie dostałem w ten weekend na studiach podyplomowych na Politechnice. Dlaczego się nazywa teraz to wszystko projektami i jak robiło się rzeczy przed erą projektów, dlaczego można było czegoś projektem nie nazywać i to wszystko się działo? Odpowiadając na to pytanie czy projekty są wszędzie? Projekty są wszędzie czy my je nazywamy projektami czy nie. I wcale nie musimy, to jest trochę na tej zasadzie – mówimy prozą ale nie nazywamy tego, że mówimy prozą. No bo to – jest usiadł sobie ktoś postanowił jakoś zbadać nasz język i stworzył sobie na podstawie tego co my robimy na§ co dzień jakąś tam kategoryzację. No i akurat tym sposobem my mówimy prozą i nie musisz tego wiedzieć, żeby tą prozą mówić i się porozumiewać podobnie z projektami.
Ktoś sobie popatrzył na to jak się organizuje prace, jak się organizuje zespoły, jak to się dowozi i sobie to ponazywał.
Ale wracając do tematu tych strategii zarządzania projektami jest sporo i one służą do tego, żeby w pewien sposób ponazywać rzeczywistość. Możesz się spotkać z Lean, Scrum, z Agile, PMBOK, Prince, Agile Project Management. One dają Ci pewien szkielet na, który ułatwia ci dopasowanie sobie do swojej rzeczywistości. Moja perspektywa i główna strategia jest taka – steal with pride. Czyli wybierasz z każdego miejsca to co działa i budujesz sobie swoje własne rozwiązanie. 12 pytań KISS