Zarządzanie czasem. Podobno to jest coś co nie istnieje. To nieprawda. Zarządzanie czasem to „zarządzanie czasem, który masz do dyspozycji”. W skrócie chodzi o to, żeby sensownie „wydawać czas” na rzeczy najważniejsze.
Narzędzi zwiększające produktywność i różne pomysły jak być najwięcej wyciskającym z minuty gościem jest sporo. Wszystkie opierają się o proste zasady, o których opowiem w tym wpisie. Żyjemy w czasie niezłego chaosu i zamieszania. I to zamieszanie może przełożyć się na to, co robisz. Niekoniecznie z korzyścią dla Ciebie. Dlatego warto pamiętać o tym, żeby:
1. Postawić Tarczę na zadania, które do Ciebie wpadają – zanim się czymś zajmiesz zrób selekcję
2. Wzmacnianie umiejętności Ninja pod kątem efektywności – czas można przepalić lub wykorzystać go super-efektywnie. Od Ciebie zależy jak dobry będziesz w organizacji sobie pracy
3. Dbać o to, co wrzucasz w Wentylator – czyli dbanie o dobrą jakość wyników swojej pracy. A oprócz tego… To już trzeba przeczytać :)
Czy czasem da się zarządzać?
Wiem co usłyszę na początku od niektórych “czasem nie da się zarządzać” czas płynie i nie jesteś w stanie nim zarządzać. To nie do końca prawda, bo czas to taki sam zasób jak pieniądze. Jedyna różnica, że jest nieodnawialny, nie możesz nim zarządzać jako bytem, ale możesz zarządzać czasem, który masz do dyspozycji.
Najpierw spójrzmy na system. Jeżeli będziesz podchodzić tylko punktowo, to zawsze będziesz krążyć w chaosie. Natomiast jak będziesz myśleć o swoim podejściu do efektywności i zarządzania czasem w pewnym systemie to będzie dużo łatwiej. Wymyśliłem kiedyś system dla jednej z firm, który składa się z trzech elementów.
Pierwszy z elementów to tarcza. Świat nie jest do końca poukładany, wpada zawsze dużo zadań do wykonania, najlepiej na wczoraj i za darmo. Niektóre z tych zadań są dobrze poukładane, niektóre totalnie chaotyczne. Jak bierzesz na siebie te chaotyczne, to cierpisz, na koniec lądujesz z masą nie do końca jasnych poleceń, które powodują, że nie za bardzo wiesz jak wrócić do szefa i zapytać o co chodzi. Tarcza służy temu, żeby nie wpuszczać zadań, których nie rozumiesz. Jak będziesz wymyślać samodzielnie, to okaże się, że poświęciłeś swój czas, a szef będzie nie zadowolony, bo nie o to mu chodziło.
Jeżeli przepuścisz przez tarczę prawidłowe zadania, czyli takie które rozumiesz to czas na element ninja. Potrzebujesz popracować nad technikami, które spowodują, że będziesz wydajny, skuteczny w realizowaniu sensownych zadań, które przeszły przez tarczę.
Ostatni element to wentylator. Działa tak, że ma doczepioną rurę skierowaną w Twoją stronę. Wykonując zadanie wrzucasz je w rurę, leci to do wentylatora. W zależności od substancji, którą wrzuciłeś do rury, taki uzyskasz efekt. Wynik wróci do Ciebie ze zwielokrotnioną siłą.
Nie masz wpływu na kilka rzeczy. Na to co się dzieje dookoła świata, masz wpływ na zastopowanie rzeczy niejasnych, nie wchodzących w Twój zakres obowiązków i niezrozumiałych. Masz wpływ na jakość produktu, który oddajesz. Jakość Twoich usług, pracy. Jeżeli nie masz czasu na robienie rzeczy dobrze i wrzucasz rzeczy złej jakości, które do Ciebie wrócą i przygniotą Cię bardziej. Cała zabawa polega na tym, żeby filtrować, być skutecznym, korzystać z prostych technik i oddawać dobrej jakości pracę.
Kilka prostych technik zarządzania czasem
Techniki, które będą Ci służyć przez całą Twoją karierę.
1. Lista zadań. Lista rzeczy, które masz zrobić. Możesz mieć to w prostej formie, kartka A4, kalendarz analogowy, aplikacja. Ważne, żeby było to jedno miejsce, w którym masz listę rzeczy do zrobienia. Jest pewna sztuczka, którą możesz wykorzystać przy przyjmowaniu zadań od przełożonego, która pomoże Ci być skuteczniejszym.
Zadaj trzy pytania. Po pierwsze – na kiedy to wykonać? Niektóre zadania są bez konkretnego terminu, niektóre z odległym terminem a niektóre na już. Jeżeli ktoś mówi, że ma być tak szybko jak to możliwe to pytasz – na kiedy chciałbyś dostać to idealnie? Drugie pytanie – na kiedy może być najpóźniej? Po to, żeby dać sobie możliwość poukładania zadań w kolejny plan. Jeżeli wszystkie zadania będą na już, to termin przestaje mieć znaczenie. Natomiast jak masz jakieś możliwości ruchu zadaniami, to łatwiej Ci je ułożyć.
W pewnym momencie dojdziesz do sytuacji, gdzie zadań będzie więcej niż ta prosta technika przestanie działać, wtedy sięgasz po technikę numer 2.
2. Narzędzie prezydentów – macierz ważne – pilne. Na jednej osi masz ważność czyli rzeczy ważne i nieważne, na drugiej osi pilność czyli rzeczy pilne i niepilne. Najpierw izolujesz zadania ważne i pilne, to są pożary.
Druga ćwiartka to rzeczy ważne i niepilne, czyli najczęściej zadania nie tak głośne, często powtarzalne typu przygotowanie raportu, kontakt z klientem to bazowe rzeczy, które trzeba wpisać w kalendarz i trzeba się nimi zajmować.
Trzecia kategoria to rzeczy nieważne ale pilne, czyli telefony, różne przeszkadzajki. Idea jest taka, żeby jak najbardziej izolować się od tych zadań. Jeżeli wpada coś co wydaje się nieważne, ale jest pilne postaraj się tego pozbyć, żeby skupić się na rzeczach ważnych.
Ostatnia ćwiartka to rzeczy nieważne i niepilne typowe marnowanie czasu. Zbyt długie przesiadywanie na kawie, papierosie, Facebooku. Nie mylić z relaksem, bo regeneracja jest istotna, ale na pewno jesteś w stanie znaleźć rzeczy, których można się pozbyć bez problemu.
3. Najważniejsza technika to odwrócony harmonogram. Kalendarz to narzędzie pokazujące Ci ile czasu masz realnie do dyspozycji. Każde zadanie do wykonania to zużycie zasobu. Bardzo dużo osób wpada w pułapkę. Chcą działać, dostarczać bardzo dużo. Dopóki możesz robisz jak najwięcej, w pewnym momencie masz więcej pracy niż czasu przeznaczonego na pracę. Warto od początku zastanawiać się ile czasu zajmą zadania i rezerwować czas w kalendarzu. Wtedy zadania Cię nie przeładują.
W kalendarz najpierw wpisuj rzeczy niepilne i ważne, bo te zadbają o Twoją skuteczność w dłuższym terminie. Później rzeczy ważne i pilne. Na koniec dodajesz resztę. Dzięki temu masz pogląd czy jesteś w stanie się zobowiązać na dostarczenie zadań na tydzień, dwa.
Jeżeli zaczniesz od tych technik, to gwarantuję, że będziesz mega skuteczny. Co by się nie działo te narzędzia będą Ci towarzyszyć. Gdy zaczynałem pracę w globalnej korporacji to codziennie rano szedłem do szefa i szef pytał co mam na liście, jakie mam priorytety i na kiedy mogę to zrobić. Na początku trochę to mnie wkurzało bo traktowałem to jako kontrolę, później okazało się, że to bardzo fajny trening samodzielności i mojego myślenia jak mogę działać. W pewnym momencie szef dał mi spokój, sam decydowałem, spotykaliśmy się rzadziej, ustalając najważniejsze rzeczy. Bez podstaw nie będzie mistrzowskich wyników.
Jak masz pytania odnośnie narzędzi wpisz w komentarzu.
VIDEO