Dziś o tym jak podejść do zarządzania projektami, żeby było ono dla Ciebie, a nie ty dla zarządzania projektami.
Zacznijmy od macierzy
Zacznę od macierzy – mamy dwa wymiary. Na jednym mamy świadomość i nieświadomość a na drugim mamy kompetencję i niekompetencję. Tym sposobem powstaje czteropolówka: nieświadoma kompetencja, świadoma kompetencja, nieświadoma niekompetencja i świadoma niekompetencja.
Obszar świadomych kompetencji – czyli obszary o których wiemy, że potrafimy je robić i jesteśmy w tym w miarę dobrzy.
Obszar świadomych kompetencji – obszar w którym wiesz, że czegoś nie wiesz i tyle.
Obszar nieświadomej kompetencji – potrafimy coś robić, ale nie wiemy, że to robimy. To tak wpisane w Twoje DNA, że nie zdajesz sobie z tego sprawy, często nie potrafisz nawet tego nazwać.
Obszar nieświadomej niekompetencji – ślepy punkt, nie widzisz, że czegoś nie masz, nie umiesz. Nie boli Cię to w żaden sposób, albo nikt Cię nigdy nie uświadomił.
To, że czegoś nie umiesz też nie musi znaczyć, że to coś złego. Wiele nieświadomych niekompetencji w ogóle nie dotyka twojego życia. Natomiast bardzo możliwe, że istnieją w otoczeniu kompetencje, których nie znasz, ale warto byłoby się ich nauczyć.
Krok pierwszy – świadomość
Potrzebujemy najpierw rozeznać się gdzie jesteśmy, żeby móc podejmować sensowne decyzje. Krok pierwszy w podejściu do zarządzania projektami to świadomość. Wiem, że z zespołem to budujemy, wiem, że dzięki kanałowi, szkoleniom wiecie coraz więcej, poruszacie się coraz lepiej i bardziej świadomie w całym obszarze.
Teraz kilka przykładów świadomości/nieświadomości. Na przykładzie branży związanych z budowlanką, z dużymi projektami, z inżynierskimi projektami, które są wdrażane w życie, gdzie są zaangażowane spore pieniądze, dużo czasu, dużo ludzi. One się charakteryzują tym, że kierownicy projektów mają nieświadomą kompetencję technik zarządzania projektami. Bardzo dużo technik z których korzystają na co dzień, zarządzając ludźmi, przydzielając zasoby, zadania, tworząc bufory, harmonogramy jest nienazwana. Po prostu wypracowali je sobie w trakcie. I chociaż nieświadome to zarządzanie projektami jest na całkiem niezłym poziomie do pewnego poziomu skomplikowania. Najczęściej trafiam do takich firm budowlanych, gdzie ludzie wiedzą jak sobie w miarę zorganizować pracę, mają wypracowane techniki, natomiast w życiu nie brali udziału w żadnym szkoleniu.
Świadomą kompetencją u tych osób są z kolei obszary specjalizacji. Jak wiemy, że ktoś pracuje w konstrukcji maszyn to naprawdę zna temat. Ludzie dogłębnie rozumieją dziedzinę. W ogromnej większości wypadków tak to wygląda. Wiemy co robimy, wiemy jak to ze sobą działa, do tego mamy nieświadomą kompetencję – wypracowane jakieś techniki. To wszystko można fajnie poskładać i może funkcjonować.
Świadoma niekompetencja, która często się ujawnia to jakieś narzędzia z których można byłoby skorzystać, żeby ogarnąć ten skomplikowany wszechświat. Trzeba brać pod uwagę, że czasem jak wiesz czego nie masz, to myślisz, że jak to załatamy to to będzie najlepsze rozwiązanie. Czasem warto zostawić świadome niekompetencje, bo to nie jest najważniejszy temat, choć narzędzia akurat są przydatne. Bardzo dużo firm z tej branży dochodzi do etapu na którym mega skomplikowane rzeczy są ogarniane w głowie i mózgi przestają przerabiać. Narzędzia są faktycznie jednym z elementów rozwiązania.
Kolejna świadoma niekompetencja, która równie często się pojawia to zarządzanie konfliktem z klientem. Jak to zrobić, żeby dogadać się z człowiekiem, który nie ma pojęcia merytorycznego o obszarze na którym pracuje a “wydziwia”. Czasem prowadzi to do ciężkich sytuacji, nie zawsze inżynierowie potrafią sobie dać z tym radę.
Nieświadoma kompetencja dotyczy trzech rzeczy. Po pierwsze, że zarządzanie projektami to jest system. To nie są tylko jakieś techniki. Często rozmowa jest następująca “ale my to wszystko robimy”. Tak, tylko zazwyczaj nieświadomie te rzeczy są ze sobą niepołączone. Druga nieświadoma kompetencja to współpraca z zespołem. Zachowania przywódcze, które mogą być różne. To sprawia, że w pewnym momencie ciężko jest zarządzić swoim zespołem, ekipą na budowie, podwykonawcami itd. Trzeci element nieświadomej kompetencji to angażowanie interesariuszy. To szczególnie jest widoczne przy pracy z klientem i sytuacji konfliktowej. Wynika to z nieświadomej niekompetencji, że jest pewien system pracy z interesariuszami, który sprawia, że dużo problemów się nie pojawi.
Jeżeli chcesz dopasować zarządzanie projektami dla siebie to przeczytaj cokolwiek na ten temat, żeby rozumieć o co chodzi w zarządzaniu projektami. Polecam moją książkę.
Krok drugi – benchmark
Porównanie siebie vs inni. To, że coś wiesz, albo nie wiesz nie od razu oznacza, że to dobrze albo źle. Możesz czegoś nie wiedzieć i to jest ok. Natomiast część osób, która zna temat nie docenia swojej wiedzy. Wtedy niepotrzebnie się hamują w realizacji projektów. Z kolei bardzo często jest tak, że idiota nie wie, że jest idiotą. Ktoś kto ma bardzo wąskie pojęcie myśli, że jest super wspaniały.
Ważne, żeby nie pakować się w sytuację, w której np. inwestujesz za bardzo w jakąś kompetencję. Może nie musicie być najlepsi w metodach zarządzania projektami, bo może w waszej branży wystarczy dojść do średniego albo niskiego poziomu. To sprawdzenie się vs inni to jedna z rzeczy, która nas skłoniła do tego, żeby zrobić badanie PM cube. Chcieliśmy zebrać dane i zobaczyć jak inni to robią, żebyś Ty się mógł porównać vs pozostałe firmy. Jak to działa w firmach podobnej wielkości, z podobnym sposobem zarządzania. Nie zawsze porównanie się w tej samej branży da ci odpowiedź. Natomiast jesteś w stanie się porównać pod kątem wielkości firmy, zespołu, sposobu realizacji projektów, jak to porównasz to będziesz wiedzieć w jakim kierunku się poruszać. Jesteś w stanie odnieść siebie vs inne firmy. Jeżeli masz poziom 3/10 w zarządzaniu projektami, branża ma 2/10 to i tak jesteś do przodu. Możesz rozwijać kompetencję, żeby podskoczyć w górę, albo zostać, gdzie jesteś i zająć się innymi elementami, które przynoszą większą wartość.
Krok trzeci – wybór wymiaru
Wybór wymiaru, w którym chcesz się rozwijać. To wynika z praktycznych doświadczeń naszych wdrożeń audytowych w różnych firmach. Wyglądało to tak, że po wdrożeniu bazowych elementów, czyli zbudowaniu świadomości i bazowego standardu pytanie brzmiało “co dalej?”. Wg. mnie w obszarze zarządzania projektami zrobiliśmy już wszystko. “Ok ale może coś jeszcze możemy zrobić?” Współpraca wychodziła fajnie, klient był gotowy do dalszego działania. Natomiast ja miałem uczciwą odpowiedź. Widziałem, że pakowanie więcej energii w zarządzanie projektami nie ma większego sensu, bo jesteśmy na krzywej wznoszącej się. Ładowanie więcej technik tylko i wyłącznie wywróci całość.
Te trzy wymiary, które badamy i na które warto spojrzeć projektowo to proces, zachowania przywódcze, angażowanie kluczowych interesariuszy. Proces czyli jak robimy projektowo. Zachowania przywódcze – jak pracujesz z zespołem, to ma ogromne znaczenie i wpływ na efektywność. Angażowanie kluczowych interesariuszy na to napotykamy wszędzie. Angażowanie chociażby klienta do tego, żeby projekt się udał. Często ludzie narzekają na współpracę, problem z zespołem, zaangażowaniem ludzi, dogadaniem się z klientem. To bardzo istotny wymiar, który jest bardzo słabo zarządzony. Natomiast w który z tych obszarów najbardziej zainwestować będzie wynikało z benchmarku i Twojej sytuacji.
Domykając całość. Zarządzanie projektami to nie tylko proces, to system dostarczania wartości, który robią ludzie z kluczowymi interesariuszami dla klienta. Dopiero jeżeli to sensownie ogarniemy to całość dobrze działa. To jaki mix wymiarów dobrać to cała trudność, którą częściowo rozwiązaliśmy. Krok zero, który Ci proponuję to zobaczenie gdzie jest teraz. Jeśli chciałbyś otrzymać informacje o sobie w kontekście zarządzania projektami, wypełnij ankietę. Link do ankiety: https://pm-cube2021.questionpro.eu/ Następnie po zakończeniu badań otrzymasz raport, który porównuje ciebie w kluczowych obszarach vs podobne firmy.
VIDEO