Zakres projektu. Słowniczek - Leadership Center

Zakres projektu. Słowniczek

Zakres projektu

Definicja


Zakres projektu to dokument, który jest podstawą określania dalszych prac w projekcie, gdyż definiuje granice projektu. Bardzo ważne, aby właściwie określić zakres projektu, ponieważ będzie on stanowił podstawę do dalszych prac w projekcie. Zakres projektu ulega wielu zmianom. Istotne jest wykrycie przez menedżera zachodzących zmian oraz odpowiednie zarządzanie nimi.
Źródło: Efektywne zarządzanie projektami Wysocki R., Mcgary R. 


Z polskiego na nasze

Zakres projektu opisuje, co powstanie w trakcie trwania prac. Czego można konkretnie oczekiwać i co ma być zrobione. Tutaj najczęściej ujawnia się kreatywność osób rozpoczynających projekt. Czasem lista rzeczy do wykonania wynika z doświadczenia, niekiedy jednak, szczególnie przy nowych przedsięwzięciach, to tylko pomysły. Warto zadać sobie pytanie, co wiadomo na pewno, a co tylko się wydaje, żeby nie zmarnować środków na zajmowanie się czymś, co przynosi niewielką wartość.

Przykładowy zakres budowy placu zabaw

  • zlecenie i wykonanie projektu placu zabaw
  • przetarg na wykonanie placu zabaw
  • zakup materiałów do budowy placu
  • budowa placu zabaw
  • przekazanie placu zabaw do utrzymania zarządowi parku
  • zabezpieczenie placu zabaw przed dewastacja w trakcie trwania budowy

źródło: “Zarządzanie projektami krok po kroku” Kapusta M.


Ciekawostka

Z zakresem każdego projektu istnieją dwa podstawowe problemy

  1. Umykają rzeczy istotne
  2. Zakres projektu się rozrasta

Ten pierwszy błąd bierze się z tego, że większość ludzi ma tendencję to bardzo ogólnego podchodzenia do zadań. Określa z grubsza co ma być wykonane i wydaje się, że o wszystkich pamiętaliśmy. Niestety diabeł tkwi w szczegółach i zakres jest wtedy niepełny! I nagle orientujesz się, że nikt nie zadbał o kilka detali, które psują całościowe wrażenie.

Drugi błąd to tzw. Scope creep, czyli rozrastanie się zakresu. Zaczynasz coś robić i nagle pojawiają się pomysły „a może by dodać do tego coś jeszcze, bo projekt będzie lepszy”. I to początek drogi ku zagładzie, bo:

  • Umówiłeś się już na określony czas
  • Umówiłeś się na określony budżet

A trzeba zrobić coraz więcej! I to najczęstsze problemy, z którymi trzeba się zmierzyć.

Jeszcze jeden problem „Goldplating”, czyli pozłacanie

To problem, który polega na tym, że zespół projektowy dorzuca do projektu coś od siebie. „To fajne, zróbmy to!”. Nikt tego nie oczekiwał, nikt nie zamawiał, ale i tak zrobimy.

To błąd! Skoro nikt nie chce za to coś zapłacić to znaczy, że nie powinniśmy tego robić. I tyle. Oprócz tego, że to wydawanie cudzych pieniędzy to dodatkowo zwiększa to komplikacje i ryzyko w projekcie. A tego i tak jest w nadmiarze.

To co poza zakresem jest tak samo ważne

Bardzo dobrą praktyką jest określanie, nie tylko tego, co zrobisz w projekcie, ale określanie co wychodzi poza zakres. Na przykład:

  • W zakresie projektu przedszkole jest: plan, przygotowanie, uruchomienie przedszkola
  • Poza zakresem: prowadzenie przedszkola po jego uruchomieniu

Takie podejście definiuje granice projektu i sprawia, że nie pojawią Ci się niespodzianki, za które musisz zapłacić. To bardzo podobne podejście jak wykluczenia  w umowie polisy ubezpieczeniowej – niektórych zdarzeń ubezpieczyciel nie uzna. Tak samo w projekcie. Niektóre elementy zakresu nie należą do Twojej odpowiedzialności. To prosta technika, ale bardzo skuteczna i pomocna – dzięki niej zespół lepiej rozumie zakres i wie co ma robić, a czego ma nie dotykać.

{zdj: freeimages.com}

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *