Czasem trudno jest spojrzeć na siebie w obiektywny sposób. Poprawić siebie od wewnątrz. Dużo fajnych pomysłów może pojawić się w zespole, możesz mieć ochotę coś zmienić, ale jak nie zrobisz benchmarku, przyjrzenia się sobie, swojej organizacji, temu, jak pracujesz z zewnątrz z kimś z boku to trudno jest obiektywnie stwierdzić, w którą stronę idziemy.
Takim rozwiązaniem, które pozwala spojrzeć na siebie w miarę zrównoważony sposób jest audyt i o tym kiedy zrobić audyt zarządzania projektami i jak do niego podejść, żeby był rozwojowym narzędziem będzie w tym odcinku.
Jak działamy
Audyt można robić jak mamy ustalony pewien konkretny proces według którego działamy. Bardzo często te procesy istnieją, chociaż nie są spisane. Wtedy to co robimy to pomiędzy audytem a przeglądem przyglądamy się temu jak ustawiliście pracę, jak działacie. W naszej filozofii zakładamy, że szukamy tego co robicie dobrze i staramy się zrozumieć dlaczego robicie tak jak robicie. Skąd się wzięła taka decyzja, taki pomysł, bo to, że mi się wydaje coś inne, nietypowe nie musi oznaczać, że to jest złe. Widziałem już tyle organizacji i były różne sytuacje, o których w książkach nie piszą. Sytuacje, które w teorii nie mają sensu, a w praktyce już tak. Nie jest sztuką przyjść z boku i powiedzieć, robisz nie tak jak w książce, zmień to. Sam prowadzę swoją firmę i jakby przyjrzeć się u nas wielu elementom, to nie robilibyśmy nic innego tylko starali się robić tak jak w książce, co byłoby niepotrzebne i nieefektywne. Są rzeczy, które nie są książkowe, a mimo to osiągamy rezultaty i tak jest w wielu miejscach. Są pewne, kluczowe punkty, które muszą działać, warto je mieć spisane i pracować na nich świadomie i je rozwijać. Są takie rzeczy, które są drugorzędne i nie muszą działać mega doskonale. Ważne, żeby całość i proces działały do przodu.
12 sytuacji, w których potrzebny był nasz audyt
Opowiem teraz o sytuacjach, w których działaliśmy pomagając poukładać podejście projektowe, nie dla samego układania, a po to, żeby osiągnąć pewne cele.
1. Projekt dla klienta przestaje się spinać
Firma, która produkowała maszyny przemysłowe na zamówienie. Działała w modelu, że finansowanie było własne, a klient płacił na koniec. Do pewnego momentu działało, ale w momencie początku pandemii część zleceń zaczęła spadać. Część zleceń z kolei nie mogła się domknąć, ponieważ na koniec projektu pojawiały się wymagania od klienta, których nie było na początku. Maszyna stała, a poprawki wrzucane w ostatniej chwili sprawiały, że oddanie wydłużało się o kolejne miesiące. Przez to zrobił się problem z kasą.
W każdej organizacji, w której dostarczasz usługę i masz płatność na końcu i nie zapanujesz nad oczekiwaniami, może się okazać, że pakujesz się w spore ryzyko płynności.
2. Chcemy dobrze dla klienta i przekraczamy budżet
Częsta sytuacja w wielu miejscach, które widziałem. Tutaj mówię o firmie z branży IT, ale trochę szerszej niż samo IT. Chcemy dobrze dla klienta, umawiamy się na pewien zakres i kalkulujesz, że poświęcisz na to X godzin programistów. Później klient wrzuca nowe tematy, ty wpadasz na nowe pomysły, chcesz, żeby było ładnie, przyjemnie, ale zakres puchnie i na koniec nie ma marży. Przekraczasz budżet przeznaczony na ten projekt. W tym i poprzednim przypadku obszar problemów był podobny – praca z klientem.
3. Managerowie czekają na moje decyzje i realizacja się wydłuża
W tej firmie w pewnym momencie ilość tematów, które zaczęły wpadać na biurko prezesa było tak dużo, że ciężko było znaleźć czas dla ludzi realizujących projekty wewnątrz firmy. To powodowało, że ludzie Ci nie podejmowali decyzji, czekali aż prezes to klepnie, a prezes z kolei nie miał na to czasu, bo ogarniał rzeczy wpadające z zewnątrz. Projekty, które mogły iść szybko do przodu nie szły, zatrzymywały się. Przekłada się to na kasę. Masz możliwość uruchomienia nowej linii produkcyjnej, zwiększenia efektywności, ale ponieważ ludzie poziom niżej boją się podjąć decyzję, bo nie są pewni co się wydarzy, to wszystko się przytyka. Zarządzanie projektami może tu pomóc w udrożnieniu decyzyjności i ustawieniu procesu. Ustawienia tego w taki sposób, żeby móc asynchronicznie podejmować decyzje. Jeżeli okazuje się, że wszystko się kanalizuje w jednym miejscu na Tobie jako właścicielu firmy, dyrektorze czy prezesie, to jest to sytuacja w której warto się temu przyjrzeć.
4. Chcę wyskalować firmę, ale wyszły nam niebezpieczne luki w procesie
Firma z branży budowlanej, gdzie była niesamowita umiejętność pozyskiwania nowych klientów. Niestety poprzednie projekty nie wychodziły tak dobrze czasowo i finansowo, żeby móc odpalić na większą skalę. Jeżeli nie masz dobrze poukładanego procesu to jak przyśpieszysz to się rozpadnie. Weszliśmy, żeby przyjrzeć się temu, jak działa proces, czy jest pospinany od początku do końca, jak przypilnować, żeby kierownik inwestycji nie popełnił błędu, który może Cię dużo kosztować. W przypadku kiedy czujesz, że masz całkiem niezły proces, jesteś w stanie podpiąć się do rynku ale gdzieś wyciekają pieniądze, to warto się temu przyjrzeć.
5. Urośliśmy bardzo szybko. musimy się zorganizować, a nie chcemy być korpo
To firma z branży gastronomicznej. Bardzo szybko rosły tematy, super wyczucie jeśli chodzi o innowacje, technologie. Natomiast stary sposób działania, bardziej po koleżeńsku i rodzinnemu przestał działać. Jednocześnie firma nie chciała być korporacją. Warto sobie zdać sprawę, że jak zespół rośnie razy dwa to wtedy spora szansa, że zmieniło się coś w systemie zarządzania i warto byłoby się temu przyjrzeć.
6. Pracowaliśmy ze SCRUM ale przestało to działać
Rozczaruję wszystkich, którzy w tym momencie oczekują, że będę jechał po SCRUM. To sobie zostawię na osobny materiał ;) Tutaj zespół rozrósł się, branża e-commerce. 10 zespołów SCRUM-owych działających na produkcie. W pewnym momencie się okazało, że wymagania biznesowe są szatkowane pomiędzy 10 zespołów i zamiast być efektywnym dla biznesu to szybko wytwarzamy funkcjonalność, ale na koniec ona się nie spina w rozwiązanie, które może czemuś pomóc. Każdy product owner ma swój backlog, nie do końca wiadomo gdzie jesteśmy, nie synchronizujemy się do końca itd. To był bardzo wymagający case. Jak pracujesz w taki sposób to jest spora skala. SCRUM nie zawsze załatwi Ci wszystko projektowo, szczególnie, gdy IT ma działać efektywnie i dowozić tematy dla biznesu.
7. Nie wiemy jak powiedzieć prezesowi, żeby nas słuchał
Jeżeli macie taką sytuację, ze nie wiecie jak powiedzieć prezesowi, żeby Was słuchał i chcecie, żebym to ja wystawił się i za Was przekonał prezesa to mogę Wam powiedzieć, że to się nie uda. Wspominam o tym punkcie, bo to była jedna z sytuacji, gdzie położyłem audyt, bo to był początek tej drogi i nie zorientowałem się, że nie do końca chodziło o to, żeby wypracować rozwiązanie. Chodziło o to, żeby wystawić kogoś z zewnątrz, kto powie prezesowi to, czego nie mógł powiedzieć zespół. Natomiast sytuacja, gdzie nie ma przepływu informacji i macie sytuację, że coś nie trybi, prezes ciśnie, a my nie dowozimy, w pewnym momencie spowoduje storming. Warto się temu przyjrzeć, natomiast nie można tego robić podstępnie. Umawiamy się, że albo ktoś się przyjrzy procesowi i wyciągniemy jak jest naprawdę, albo nie róbmy tego. W sytuacji, gdzie wyłapujemy, że jest punkt rozgrywki politycznej, to nie pakujemy się w to.
8. Czeka nas restrukturyzacja, dużo pracy, a doświadczone osoby są przeładowane
Branża wydawnicza. Case dotyczy nie tylko restrukturyzacji, dotyczy wielu sytuacji organizacji, które się rozwijają. Najbardziej doświadczone osoby dostają najczęściej najwięcej roboty, każdy chce je mieć w swoich projektach i chce, żeby robiły pracę. Problem polega na tym, że tych ludzi jest mało, są przeciążeni i na koniec ich przepalamy. Masz całą masę świeżaków, którzy nie mają takiego doświadczenia, mają chęć do pracy, ale nie bierzesz ich do projektu, bo masz tam tego bardziej zaawansowanego. Mamy takie błędne koło, nie budujemy nowych kompetencji, przeciążamy ludzi, którzy są doświadczeni, oni mogą wychodzić, pakujemy się w problem. Warto pomyśleć o podziale odpowiedzialności, nie każdy musi mieć odpowiedzialność support, niektórzy mogą mieć rolę consult. W roli consult te najbardziej doświadczone osoby mogą pomóc ci wyskalować projekty bardziej niż zapierdzielając w każdym z nich. Zarządzanie projektami jest tu dobrym pomysłem.
9. Okazało się, że projekty robione poza silosami są drogą przez mękę
Firma handlowa postanowiła wdrożyć sobie ERP-a i okazało się, że nie jest tak łatwo pracować pomiędzy działami. Firma wypracowała sobie pracę pomiędzy poszczególnymi silosami, tam działało świetnie, jak działo w ramach poszczególnej funkcji natomiast współpraca szła ciężej. Nie znaczy, że szła źle, byli sympatyczni ludzie, chcieli ze sobą pracować, byli nastawieni na rezultaty, ale nie do końca to szło. Wchodzili na inny, bardziej skomplikowany poziom działania, potrzebowali się ogarnąć projektowo.
10. Strategia pokazuje, że czeka nas dużo nowych przedsięwzięć. Musimy mieć kim to robić
Firma z branży produkcyjnej. Jak w poprzednich case`ach masz ograniczoną liczbę osób, które mają wieloletnie doświadczenie i na tyle talentu, że potrafią prowadzić projekty naturalnie. Potrzebujesz zbudować takie możliwości, żeby te projekty dowieźć. Wtedy warto się temu przyjrzeć, żeby zbudować właściwy sposób działania.
11. Robiliśmy na czuja i urośliśmy, ale przestaliśmy panować nad przerobem i finansami
Branża budowlana, bardzo dynamicznie rosnąca, wszystko kontrolowane w dużej mierze z perspektywy właściciela. Od dużych tematów do małych. W pewnym momencie jest tego tak dużo, że nie jesteś w stanie podejmować sam wszystkich decyzji. Zaczynały być problemy z płynnością i zapanowaniem nad tym co mamy sprzedane do klientów, jaki przerób musi być wykonany w ramach danego etapu. Wypracowanie sposobu jak o tym myśleć, jak podzielić proces odpowiedzialności i zarządzania projektami wszystkich procesów wspierających, jak kontrolować finanse, przeroby i przekładać to na pracę.
12. Chcę mieć organizację, która będzie poukładana, bo mam wizję do zrealizowania
Mamy klientów którzy chcą, żeby organizacja była poukładana, bo jest duży temat do zrobienia. Chcą to zrobić w zorganizowany, poukładany sposób bo firma będzie przyspieszać. Postawa, która integruje wszystkie pozostałe, przewidując pewne wyzwania i problemy. Tak też można do tego podejść.
Mam nadzieję, że w tych dwunastu tematach gdzieś się odnaleźliście. Zapraszam do kontaktu z nami
VIDEO