Dzisiejszy wpis dedykuję wszystkim, którzy kiedykolwiek narobili się nad projektem, a na koniec usłyszeli “Nie o to nam chodziło”. Tematem są kryteria sukcesu. Opowiem jak sobie ustawić wymagania i popracować nad nimi, aby były zrozumiałe dla Ciebie jako osoby realizującej projekt, a osoba, która Ci zleca projekt była na koniec zadowolona.
Po czym poznasz, że Twój projekt zakończył się sukcesem?
W jaki sposób ustawić wymagania i nad nimi popracować, żeby były zrozumiałe dla Ciebie jako osoby, która prowadzi projekt, a osoba, która zleca Ci projekt była na koniec zadowolona.
Kryteria sukcesu czyli odpowiedź na pytanie “po czym poznasz, że Twój projekt zakończył się sukcesem?”. Niewiele osób zadaje sobie to pytanie, no będzie sukces to będę wiedział… To trochę działanie w ciemno, robisz, robisz i masz nadzieję, że na koniec ktoś poklepie Cię po głowie. Czasem tak jest, ale najczęściej nie wiadomo czy wyszło to, czego oczekiwaliśmy, bo nie do końca wiemy czego oczekiwaliśmy.
Jak sobie z tym poradzić? Przychodzi do Ciebie ktoś, kto chce, żebyś zrealizował projekt. Pierwsze pytanie, które zadajesz – czego Pan/Pani sobie życzy. Pytasz o kryteria. Co jest dla Ciebie ważne, które elementy są istotne, po czym Ty poznasz, że ten projekt zakończył się sukcesem? One mogą być oczywiście różne, ja podam kilka bazowych. Może być odpowiedź, że zależy na czasie, na pieniądzach, na zakresie.
Pytanie o priorytety
Zadajemy kolejne pytanie, który z tych elementów jest dla Ciebie ważniejszy, a który mniej. Czyli priorytety. Sponsor mówi, że najpierw czas, później pieniądze, a na końcu zakres. Proponuję, żebyś korzystał z priorytetów na trzech poziomach. 1-2-3, jeżeli masz 10 wymagań i priorytety są od 1 do 10 to nie działa. Ludzie unikają podejmowania decyzji, jeżeli natomiast poruszamy się na priorytetach 1-2-3 to wiadomo, że nr. 1 to must have – musi być, 2 to should have – powinno być, ale możemy negocjować i 3 to nice to have – fajnie, żeby było, ale jak nie będzie to nic się nie stanie.
Te liczby opowiadają pewną historię. Historia powyżej przytoczonego jest taka – czas jest dla nas najważniejszy, nie musimy się trzymać budżetu, jeżeli trzeba będziemy wycinać elementy zakresu. Story stojące za tymi priorytetami. Gdyby zamienić priorytety czas – 3, pieniądze – 1, zakres -2. To wtedy historia jest taka – najważniejszy jest dla mnie budżet, nie możesz go przekroczyć, jakość tego produktu, który mamy dostarczyć, wszystko ma być. Ile to potrwa, to potrwa. Jest różnica? Oczywiście trochę przerysowuję, ale to jest istotne. Dzięki temu jak przerysujesz i opowiesz drugiej stronie co te cyfry przedstawiają, to może się zastanowić czy faktycznie dobrze o tym projekcie pomyśleliśmy. Ten drugi przykład to trochę praca nad Apple Steve`a Jobsa. Czas nie miał znaczenia, pracowali tak długo, aż było to jakości jaką sobie wymarzył. Mieli kasę, żeby tak pracować.
Złap oddech
Jak już mamy kryteria i priorytety, to warto byłoby popracować nad tym, żeby mieć oddech. Nie biegać z każdą decyzją do osoby, która wrzuciła Ci projekt. Pytamy zatem jaki jest cel, który mamy osiągnąć. Drugie pytanie to jaka jest tolerancja. Jakie jest minimum, które będzie nadal Cię zadowalało. Sponsor mówi, że ważne dla niego są 3 miesiące, ale jeżeli się wyrobisz do 4 to nadal będę uznawał ten projekt za sukces. Budżet to 1 mln, tolerancja 1,1 mln. Cel to zorganizowanie konferencji sprzedażowej dla sprzedawców, minimum, którego oczekuję, to, żeby zorganizować spotkania dla nich.
Włącza się pytanie, czy jak zrobię tolerancję to automatycznie będą dostarczać wszystko w jej granicach, czyli 4 miesiące a nie 3, 1,1 mln a nie 1 mln i spotkania zamiast konferencji. Odpowiedź brzmi – to zależy. To zależy od tego na ile masz zaufanie z zespołem, na ile ambitnie do tego podchodzą. Z moich doświadczeń wynika, że jeżeli określimy te tolerancje to jest po prostu łatwiej i większość projektów trzyma się celów, ale to mocno zależy od kultury. W firmie, w której pracowałem jako kierownik projektu to bardzo dobrze działało. Nie biegasz non stop z pytaniami “Panie sponsorze, czy możemy przesunąć, czy możemy zmienić?” tylko trzymasz się priorytetów. Kasa była najważniejsza, będę się trzymać zakresu, najwyżej wydłużę czas, bo wiem, że będzie to zgodne z oczekiwaniami osoby zlecającej projekt.
Warto to ćwiczenie zrobić dla wszystkich kluczowych osób w projekcie. Najlepiej pójść i spytać, ale warto też wcześniej się przygotować i pomyśleć czego ta osoba może oczekiwać, jakie ma kryteria, bo dzięki temu dużo łatwiej będzie się rozmawiać. Jak będziesz mieć kryteria wszystkich kluczowych osób w projekcie, to wiesz czy da się coś z tego zlepić czy masz zbiór pusty, bo każdy oczekuje czegoś innego. Wtedy trzeba pójść do sponsora i odpowiednio to załatwić, zdecydować kto jest ważniejszy, kto mniej.
Ostatnio usłyszałem od znajomej, że przestała się starać wszystkich zadowolić, bo to nie jest możliwe. Najprościej jest wszystkich wkurzyć i to udaje się bez problemu. To mniej więcej oddaje esencję tego o czym mówię. Trzeba znać kryteria, żeby wiedzieć, które możemy zrealizować, w jakim obszarze planowania możemy się poruszać.
VIDEO