Dziś będzie o tabu zarządzania projektami. Będziemy rozmawiać o czymś, co jest, co istnieje, co jest przed naszymi oczami, ale bardzo rzadko o tym się rozmawia. Będzie o hybrydowym zarządzaniu projektami, czyli o tym, jak w projekcie łączy się kilka różnych stylów zarządzania i jak sobie z tym poradzić, aby nie doszło do katastrofy. Opowiem o rodzajach projektów, hybrydowym cyklu życia oraz przedstawię przykłady zastosowania hybrydowego zarządzania w różnych branżach.
Co to jest hybrydowe zarządzanie projektami?
Jak ktoś myśli o zarządzaniu projektami to myśli o harmonogramie, spotkaniach, dokumentach i że to coś nie fajnego. Nie jest to prawda, sposoby pracy to mix różnych form, różnych sposobów, podejścia. To jest jedno, na poziomie procesu. Drugi wymiar to praca z ludźmi, a trzeci to sposób pracy z interesariuszami. Kolejny element to narzędzia z jakich korzystamy. Tych wymiarów jest sporo. Modele, które powstają mają uprościć nam rzeczywistość, żebyśmy byli w stanie z tego nieskończenie złożonego obszaru wybrać coś czym jesteśmy w stanie sterować. I teraz kilka słów o tym jak to przełożyć na praktykę.
W teorii nie ma różnicy między teorią a praktyką, w praktyce jest. W teorii jesteśmy w stanie zrobić dokładny harmonogram, dodać ryzyka i zarządzać tym. W praktyce okazuje się, że jeżeli bierzemy jeden prosty model i chcemy na nim poprowadzić cały projekt, to czasem ten model w ogóle nie pasuje. Jak szukamy jednego doskonałego rozwiązania, które zajmuje wszystko, to takie rozwiązanie istnieje, tylko to musi być Twoje rozwiązanie, które najczęściej jest hybrydą.
5 typów projektów
Warto sobie zdać sprawę, że istnieje więcej “smaków” zarządzania projektami niż tylko harmonogram, który uwielbiam. Projekty zaczynają się od takich, które mają bardzo duże ryzyko i bardzo dużą niepewność, gdzie więcej nie wiemy niż wiemy, do takich, które da się w miarę łatwo realizować i nie trzeba do nich super mega umiejętności w obszarze zarządzania projektami. Dla każdego z typów projektów będzie potrzebny inny styl zarządzania. Dla projektów R&D poruszamy się bardziej w zarządzaniu ryzykiem i weryfikacji założeń. Dla kolejnego typu projektu, gdzie wiemy co chcemy zrobić, ale nigdy tego nie robiliśmy działamy bardziej na zasadzie iteracji i scrumowe podejścia są ok. Później dochodzimy do projektów, które są w dużej mierze przewidywalne i powtarzalne i tam korzystamy z harmonogramu. Czwarty typ projektu to podejście procesowe, gdzie mamy zdefiniowany zakres, który się nie będzie zmieniał, musimy tylko popchnąć do przodu bardziej złożony mechanizm. Ostatni typ to projekty, które można zrobić przy użyciu checklisty.
Każdy z tych typów projektów ma swoją specyfikę, swoje ryzyko i inaczej nimi się zarządza. Jeżeli będziesz chcieć wybrać sobie tylko jeden z typów projektów, jeden z typów zarządzania i spróbujesz go zastosować do całego projektu, który z natury jest hybrydowy, czyli zawiera więcej z tych elementów, to się wysypiesz. Jeżeli szukasz jednej metody, którą będziesz robić wszystkie projekty w firmie to się nie uda. Potrzebujesz sensownego mixu. Podejdźmy do tego patrząc przez rzeczywistość i kilka takich sposobów łączenia różnych typów pracy chcę Wam pokazać.
Łączenie różnych typów pracy
Hybrydowy cykl życia
Gdy startujemy projekt typu R&D, totalnie nie wiemy, co robimy i zaczynamy coraz bardziej rozumieć dziedzinę, w której działamy. Wybieramy obszary na których chcemy się skupić, jesteśmy w stanie rozłożyć je na zadania, zrobić projekt, zrealizować go.
Dwa przykłady pracy z naszymi klientami. Jedno to praca z obszaru drug discovery, gdzie wymyśla się nowe związki chemiczne, które później w odpowiednim procesie, przechodząc przez poszczególne cykle, na koniec przekształcają się w lek. Zaczyna się od obszaru – jest coś obiecującego, a później z upływem czasu zaczynamy zawężać obszar, który nas interesuje, to te projekty zmieniają swoją właściwość. Od pewnego etapu jest to dużo bardziej uporządkowane. Zastanówcie się czy nie pracujecie nad takim projektem, gdzie robicie coś innowacyjnego w firmie. Jest spora szansa, że jeżeli będzie ten projekt trwał dalej, to na kolejnym etapie będziecie musieli zmienić sposób zarządzania nim. Jeżeli zostaniecie w części R&D na kolejnych etapach, to się nie uda. Świadomość tego, że proces zarządzania projektami dojrzewa może być bardzo pomocna. Wydaje mi się, że dużo osób jej po prostu nie ma, bo nie wszyscy wszędzie widzą tylko zarządzanie projektami, jak ja.
Drugi przykład to projektowanie technologii. Jeden z klientów, z którym pracowaliśmy robi innowacyjne tematy. Przychodzi ktoś kto mówi np. chcemy jakieś innowacyjne rozwiązanie w swoim magazynie. Firma przychodzi, szuka jakie są dostępne technologie, projektuje co można zrobić i na koniec wdraża. Tu mamy case hybrydy trzech różnych stylów. Pierwszy to R&D – szukamy tematu, drugi to element projektowania, gdzie robimy to iteracyjnie, staramy się dopasować wymagania, o co naprawdę chodzi. Gdy to mamy możemy przejść do projektu, który jesteśmy w stanie bardziej rozpisać harmonogramowo, czy robić w iteracjach Scrumem. Każdy z tych elementów wymaga trochę zarządzania.
To przekłada się też na umowy, które podpisujesz z klientem. Takie projekty R&D i pilotażowe warto robić na zasadzie time and material, bo tam dużo rzeczy odkrywasz i płacisz za czas, a jak już wiesz, co jest do zrobienia, to te elementy robisz na zasadzie fixed price. To, że mamy rzeczywistość pewnego typu, przekłada się na sposób zarządzania, ale też przekłada się na sposób naszych relacji ze światem zewnętrznym, na umowy, kontrakty, sposób działania. Świadomość, jakiego typu projekt robisz i jak on będzie dojrzewał jest kluczowa do tego, żeby nie pakować się w część problemów.
Hybrydowy zakres
Dochodzimy do branży deweloperskiej, budowlanej. Tu są pewne elementy, które są tradycyjnie harmonogramowe, czyli mamy waterfall i robimy duże tematy. Jest projekt, później zdobycie materiałów, budowanie i na koniec wykończenie itd. Są elementy projektu, które potrafią się zmieniać w trakcie. Waterfall to będzie nasz główny proces, o który się opieramy. Inaczej nie ma sensu robić tego typu przedsięwzięć. Są grube punkty. Drugą warstwą projekt jest stopniowo doprecyzowywany i może być iteracyjnie realizowany w cyklach dopasowanych do naszej głównej kaskady. To element, tego, że macie hybrydowy zakres. Część projektu jest prowadzona kaskadą, część projektu jest prowadzona bardziej iteracyjnie. Zabawa polega na tym, żeby połączyć elementy i wiedzieć do kiedy są pewne ograniczenia. Jak sobie wymyślisz nagle mega zmianę i zmieni się koncepcja na którymś etapie kaskady, to jest totalna wywrotka. Okazuje się, że nie da się z tym nic zrobić i próbujemy połączyć jeden, albo drugi model. Bardzo często prowadzi to do tego, że nie robimy więcej projektu, jak nie mamy dogranego wszystkiego. To jest niemożliwe, bo projekt będzie się ujawniał w trakcie. To co jest możliwe, to połączenie sobie w oparciu o kaskadę tych elementów zwinnych. W skrócie to co chciałem powiedzieć – w zakresie projektu możesz mieć część prowadzoną inaczej i część prowadzoną inaczej i te elementy muszą ze sobą grać. Jeżeli próbujesz rzeczy, które ze swojej natury są zmienne zarządzać w kaskadowy sposób, to się wywrócisz.
Hybryda techniki filozofii
Obszar budowlany i znowu jeden z moich klientów. Bardzo mocno kaskadowe, ale to, co udało się im włączyć, to zwinne podejście z Agile`a pod kątem pracy z ludźmi. Trzymamy się bardzo mocno modelu i to koresponduje do tego, co pisałem wcześniej. Wiemy, że jest kaskada, musimy być asertywni, trzymać się poszczególnych tematów, bo inaczej kosztuje to ogromne pieniądze. Podejście do rozmowy, do dyskusji jest typowo Agile`owe, skupienie na ludziach, komunikacji i współpracy. Bardzo mocno zrobiona jest prawna strona. Kontrakt, komunikacja pod spodem, procesy, których się trzymamy i wtedy kreatywność kwitnie. Da się zhybrydować zwinne podejście razem z podejściem harmonogramowym. Można być zwinnym robiąc projekty kaskadowo.
Hybryda projektu, produktu, procesu
Mamy projekt, który się dzieje według harmonogramu, mamy pracę na produkcie, który musimy usprawniać w trakcie, doprecyzowując o co nam chodzi. Wreszcie mamy proces, który nam dowozi wyniki, bo w tym projekcie podłączamy sobie konkretne elementy wytwórcze. Przykładem tu jest HR i rekrutacja. Fajny przykład, gdzie trzy elementy łączą się, trzy różne sposoby zarządzania. Realizujecie rekrutację dla klienta zewnętrznego. Umawiasz się, że dostarczysz jakichś kandydatów w określonym czasie. Na podstawie tego wiesz, jakie zadania muszą zostać wykonane w pierwszym, drugim, trzecim, czwartym tygodniu i powstaje harmonogram. Główna baza rzeczy, które muszą się dziać. Z tyłu głowy rekrutera jest informacja, że jest dużo niepewności. Nie wiemy czy znajdziemy tych kandydatów we właściwym czasie. Klient może zmienić zdanie, dużo rzeczy może się zadziać. Robimy sobie główny harmonogram, główne kamienie milowe, tradycyjnym podejściem waterfallowym, bo wiemy jaki główny proces mamy przeprowadzić. Do tego każdy tydzień możemy potraktować jako jedną iterację, musimy przegadać idealny profil kandydata, zrobić kryteria, hiring manager przychodzi ze swoimi uwagami itd. Zmieniamy te elementy w ramach harmonogramu, czyli bardzo podobnie jak w budowlance, trzymamy się głównego tematu i na bieżąco każdy tydzień traktujemy jako iterację. W pewnym momencie zaczynają się pojawiać kandydaci, którzy chcą aplikować do firmy i tu się odpala proces, gdzie kandydatów trzeba zweryfikować, zrobić screening, zaprosić na rozmowy, podjąć decyzję itd. Proces, który nam przerabia zgłoszenia. Pierwsze kwestia zaplanowania, druga to reakcji na zmiany na bieżąco i w dużej mierze zarządzania klientem, a trzecie sprawne przeprowadzenie procesu, żeby na koniec nie było sytuacji, w której kandydaci nie dostaną feedbacku. Dla projektów wolumenowych, gdzie dzieje się sporo, to dosyć ciekawa opcja, żeby na jednym obrazie mieć całość projektu.
Wnioski
Można łączyć różne techniki zarządzania projektami, a nawet trzeba. Jeżeli tego nie zrobimy świadomie, to najprawdopodobniej zamykamy się, próbując rozwiązać problem niewłaściwymi narzędziami albo za małym ich zestawem. To tak jakby zabrać się za budowę domu i uznać, że będziesz korzystać jedynie z młotka.
Nie można mieszać. Łączenie ok ale nie mieszanie, trzeba to robić świadomie. Każda z metod składa się z kilku elementów, które można zastępować i realizować w inny sposób, ale odrzucenie ich jest słabe. Przykład daily stand up w scrumowym podejściu. Da się zrobić, da się pracować iteracyjnie bez daily stand up, tylko trzeba to zmienić na coś innego i wiedzieć, co się robi.
Każdy od zawsze układa swoje puzzle. Jedyny pasujący do Ciebie proces jest Twój, ten który świadomie sobie poukładasz.
Do wszystkich zainteresowanych, pracujących w rekrutacji – polecam Wam kurs “Harmonogram, Kanban, Sprinty na przykładzie projektu HR (Rekrutacja)”. Jest tam e-book, który opisuje jak podejść do rekrutacji. Dla osób, które zaczynają będzie bardzo wartościową wiedzą. Dla osób, które nie mają do czynienia z HR, ma wprowadzić do case`u o co w ogóle chodzi i dlaczego tak się z kandydatem pracuje. Druga część tego kursu to pokazanie na tablicy kanbanowej jak sobie poukładać projekt, jak go zaplanować, żeby mieć i harmonogram, mieć pracę na bieżąco nad konkretnymi zadaniami i pracować nad procesem. Zachęcam, żeby tam sięgnąć i zobaczyć.
VIDEO