Dzisiejszy wpis będzie o tym, jaki największy błąd popełniają doświadczeni Kierownicy Projektów. Dlaczego ludzie z tak ogromnym doświadczeniem czasami strzelają sobie w kolano. Będę mówił też o… pakowaniu się na wakacje :) Jeśli: – chcesz wiedzieć co łączy te dwie rzeczy – jeżeli kiedykolwiek pakowałeś się na wakacje – jeżeli prowadzisz projekt w dłuższym okresie – pracujesz w branży budowlanej to ten artykuł jest dla Ciebie. A jeżeli dopiero zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami to polecam Ci artykuł “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest”. Znajdziesz tam podstawową wiedzę dotyczącą zarządzania projektami. Serdecznie zapraszam
Temat się wziął z ostatnich kilku doświadczeń, gdzie miałem do czynienia z firmami, sporo z branży budowlanej, ale dotyczą też wszelakich firm i działów, gdzie są ludzie z doświadczeniem inżynierskim. Poprzez wykształcenie i sposób myślenia wpadają w pewną pułapkę.
Ale zacznijmy od wakacji :) Czy kiedykolwiek pakowałeś samochód na wakacje? Jeśli tak to pewnie znasz historię, że przychodzisz i pytasz rodzinę czy to już wszystko do zabrania, oczywiście otrzymujesz potwierdzenie. Zadowolony pakujesz samochód wracasz na górę a tam nowa sterta walizek… Rok później jesteś mądrzejszy ustawiasz bagaże, żeby mieć trochę zapasowego miejsca w bagażniku, wracasz na górę i okazuje się, że nowa sterta rzeczy do zapakowania jest większa niż miejsce, które zostawiłeś. Próbujesz wprowadzać procedury, żeby pakowanie przebiegało sprawniej. W trzecim roku po wprowadzeniu procedury, zostawiasz zapas, wracasz na górę, a tam i tak więcej bagaży niż miejsca. Teraz po prostu czekam na ostatnią chwilę i wtedy pakuję, bo wiem, że już nic na pewno nie przybędzie, chociaż jakieś dodatkowe kaloszki zawsze jeszcze się znajdą ;)
Zakres projektu
W zarządzaniu projektami mamy do czynienia z podobnym efektem. Zaplanowałeś co robisz w projekcie, a później nagle pączkują nowe elementy. One biorą się stąd, że sam tam tak naprawdę od początku. Duża część doświadczonych kierowników projektów wpada w pułapkę myślenia o produkcie. Skupiamy się na generowaniu zakresu i tworzeniu harmonogramu w oparciu o produkt. Tylko, że projekt jest większy niż tylko produkt. Oprócz skupianiu się na produkcie trzeba uwzględnić czas na:
- planowanie – naprawdę warto
- przygotowanie się do poprowadzenia projektu – zebranie zasobów, kontakt z ludźmi z którymi masz pracować, zebranie ofert itd.
- realizację
- utrzymanie – często o tym się zapomina, jak już coś w drożymy to później trzeba to utrzymać. Dom z fontanną i oczkiem wodnym fajnie wygląda na wizualizacji, w rzeczywistości często kończy się nerwami (trzeba czyścić, płacić za utrzymanie itd)
- zarządzanie projektem – w wielu miejscach większość energii jest poświęconej na produkt, zarządzanie projektem nie zadzieje się międzyczasie
- przekazanie do działań operacyjnych – po tym jak zrobisz projekt to przekazujesz do kogoś kto będzie to utrzymywał
- komunikację – często rolą kierownika projektu jest udrożnić komunikację
Błąd numer 1 – nie doprecyzowuje się całego zakresu wszystkich ludzi, którzy są zaangażowani w projekt. Produkcja czegokolwiek nie oznacza tylko twojej pracy jako super inżyniera, ale wszelakie działy wsparcia też muszą mieć odpowiednio wcześniej informacje.
Jedna z rzeczy którą warto robić to wypisać co jest poza zakresem projektu. Zobacz czy wszystkie grube punkty się znalazły i określ co jest po zakresem projektu.
Pro tips
- Pamiętaj, że projekt to coś większego niż produkt
- Zaangażuj inne działy w firmie, naprawdę są ci w stanie dużo pomóc. Jeżeli tworzysz zakres projektu, przy planowaniu warto robić to z całym zespołem
- Unikaj agregatów. Jak planujemy projekty, to często ktoś robi to grubymi punktami. Diabeł tkwi w szczegółach. Trzeba rozbić zakres do takiego elementu, gdzie jesteś w stanie do danej rzeczy przypisać ile będzie trwać i ile będzie kosztować
- Cel. Jak stawiamy cel projektu każdy rozumie, a później zaczynają pracować w oderwaniu od tego celu. Zaczynają się tworzyć rzeczy, które na koniec budują zakres produktu, który nie spełnia celu. Dlatego jak rozpiszesz zakres projektu warto zweryfikować, czy to co zrobiliśmy wspiera te elementy celu, które chcemy osiągnąć. Czy o czymś nie zapomnieliśmy, albo nie dodaliśmy więcej elementów, których nikt nie chciał
Te rzeczy nie dzieją się w wielu miejscach, dlatego, że bardzo rzadko świadomie ludzie na to patrzą. To dotyka nas wszystkich, jeżeli pracujesz nad czymś bardzo długo, możesz czegoś nie dostrzegać.
Jakie macie przykłady z życia prywatnego, które przekładają się na projekty, tak jak moja historia z samochodem? Dajcie znać w komentarzach.
VIDEO