Jak oszczędzać czas? Poznaj najlepsze narzędzia.

Czasu jest zawsze mało, zawsze go brakuje… Jak go oszczędzać? Korzystasz z jakichś narzędzi do oszczędzania czasu? Dziś wspólnie popatrzymy na nieoczywiste ale bardzo skuteczne narzędzia do tego celu. Serdecznie zapraszam do lektury.

Z jakich narzędzi korzystasz?

Z jakich narzędzi korzystasz do oszczędzania czasu? Jestem bardzo ciekaw Waszych narzędzi i patentów, bo niezależnie od tego czy ktoś siedzi w danym temacie i jest ekspertem to i tak wszystkich patentów nie zna. Ogrom wiedzy jest w Waszych głowach, podzielcie się tym. Ja też opowiem Wam o narzędziach z których korzystam i ten wpis NIE JEST sponsorowany :)

aTimeLogger

Narzędzie, które kilka lat temu skradło moje serce – aTimeLogger. Dobrze wiedzieć na co przeznaczasz swój czas, gdzie on znika, gdzie zostaje przepalony, gdzie zainwestowany. Mamy problem z trackowaniem tego co się dzieje z czasem, cały dzień potrafi minąć i czasem nie wiesz jak to się stało. Nasz mózg nie został przygotowany do takiej sytuacji, w której tyle rzeczy zmienia się na raz. aTimeLogger to darmowe narzędzie, urzekło mnie ze względu na prostotę. Naciskam, że zaczynam nad czymś pracować i naciskam kiedy skończę. W tym narzędziu można ustawić różne kategorie rzeczy, którymi się zajmujesz: praca, spotkania, wyjście z psem, zadania itd. Bardzo dobrym pomysłem jest to, żeby zrobić sobie minimum policzenie dnia pracy, pod warunkiem, że masz powtarzalne takie dni. Najlepiej przez tydzień przyjrzeć się tego co się dzieje z czasem, po takim tygodniu – dwóch można zobaczyć wykres co zajmuje Ci najwięcej czasu. W moim przypadku okazywało się, że jest jakiś błąd, który popełniałem i który chciałem zmienić, żeby nie tracić na niego, aż tyle czasu. Moim błędem za pierwszym razem było przeznaczanie bardzo dużej ilości czasu na pracę. Nie sprawdzałem ile pracuję, byłem przemęczony. Jeżeli spędzam 80 h na pracy tygodniowo to na pewno nie jest to efektywne.

Próbowałem też sprawdzić ile czasu poświęcam na kluczową działalność. Może się okazać, że więcej czasu spędzasz na działalności którą lubisz, a nie na tej której powinieneś poświęcić więcej czasu. W moim przypadku właśnie tak było, wtedy zamknąłem jedną działalność i skupiłem się na zarządzaniu projektami.

To narzędzie może być świetne do sprawdzania na bieżąco co ile czasu zajmuje. Ja rekomenduję, żeby sprawdzić to sobie raz, zrobić przegląd i na tej podstawie podjąć konkretne kroki.

Budzik

To kolejne narzędzie, którego używam. Główną techniką pracy z budzikiem jest praca w timeboxach. Robisz sobie pudełko czasu, wyznaczasz, że np. 2 h pracujesz nad konkretnym zadaniem, albo np. tydzień pracujesz nad czymś. Chodzi o to, że jak skończy się pudełko, to kończy się czas przeznaczony na daną czynność. W zarządzaniu projektami służy to do tego, żeby ktoś nie zainteresował się za bardzo tematem, nie przepalił za dużo czasu, bo nie starczy go na inne rzeczy. Timebox jest zabezpieczeniem przed przepalaniem czasu.

Jedną z technik wykorzystujących timeboxy jest znana technika Pomodoro. Ustawiasz sobie minutnik na 25 minut i przez ten czas zajmujesz się danym zadaniem. Ta technika jest fajna, bo pozwala skupić się przez te 25 minut, to taki wycinek czasu przy którym się nie przepalisz, a da się skupić. Mija w miarę szybko, a dużo można zrobić. Takimi sprintami Pomodoro jesteś w stanie osiągnąć naprawdę sporo.

Kolejna zastosowanie budzika to bezpiecznik “przepalania”. To co mówiłem wcześniej można zastosować też w czasie spotkań. Spotkania są dosyć kosztowne pod względem czasu. Pomysł jest taki, że odpalasz timer/budzik np. na 10 minut, zaczynacie dyskutować na jakiś temat, potem jak zadzwoni budzik zadajecie sobie pytanie czy nadal efektywnie inwestujecie czas, czy zaczynacie go przepalać. Jeżeli jest to nadal efektywne dodajesz kolejne 5-10 minut itd. Jeśli okazuje się w pewnym momencie, że stwierdzacie, że przepalacie czas to albo korygujecie kurs albo kończycie spotkanie.

Kolejna rzecz jest taka, że próba wykorzystywania czasu na spotkaniu do ostatniej minuty, kończy się zwykle tym, że spóźniasz się na kolejne spotkanie. Dobrą praktyką jest ustawienie sobie budzika na 10 minut przed końcem spotkania. Te 10 minut to czas “na lądowanie”, domknijmy tematy, podsumujmy i idźmy na kolejne spotkanie. To 10 minut jest umowne, może być 15, 20 jeśli potrzebujesz przerwy. Mała rzecz, a mocno może pomóc.

Dwie rzeczy – aTimeLogger i proste zastosowanie budzika sprawiają, że dużo czasu można zaoszczędzić. Wszystkie techniki najlepiej działają w systemie. W naszym sklepie znajdziesz kurs online “Jak stworzyć własny system zarządzania czasem” . Jak masz sytuację w której nie wystarcza Ci czasu, zaczynasz tonąć to kliknij i sprawdź ten kurs.

VIDEO