Jak zacząć swój pierwszy projekt i się nie bać? Ten wpis będzie dla wszystkich początkujących kierowników projektów. Na przykładzie organizacji wyjazdu firmowego i case study opisanego w książce „Zarządzanie projektami krok po kroku” opowiem Wam, jak do tego podejść, z jakimi obawami się możecie spotkać i z jakich narzędzi możecie skorzystać żeby zacząć swój pierwszy projekt.
Jak zorganizować wyjazd firmowy
Pogadamy o tym, bo to jest taki, który można często dostać na początku swojej kariery, jeśli się pracuje na stanowisku asystenckim. Również jeśli jesteście w organizacji studenckiej to często z tym się spotkacie. Ja w czasach studenckich też na takich case’ach uczyłem się zarządzania projektami.
To nie jest trywialne, trzeba trochę ogarnięcia, żeby tego nie skopać. Jednocześnie nie jest na tyle skomplikowane, żebyście nie dali rady.
Czy dam radę jako początkujący kierownik projektu?
Nie mam zielonego pojęcia, nie znam Cię, nie wiem. Wiem, co możesz zrobić, żeby zdecydować czy sobie poradzisz czy nie. Jeśli stajesz przed nowym projektem, to zawsze jest poczucie, że nie wiesz do końca jak to ugryźć. Z czasem jak robisz tych projektów coraz więcej, to wiesz, że to jest znajome uczucie. Uwierz jest proces na to, żeby to ogarnąć. Spisałem częste pytania, które się pojawiają i postaram się na nie odpowiedzieć.
Czy dogadam się ze wszystkimi w zespole? A z dostawcami?
Dostajesz projekt, zostajesz namaszczony w jakiś sposób. W mojej książce “Zarządzanie Projektami Krok po Kroku” Kasia jest bohaterką, która ma za zadanie zorganizować wyjazd firmowy.
Jeżeli zaczniesz ten projekt w uporządkowany sposób, czyli korzystając z 12 Pytań, zrobisz kartę projektu i przemyślisz to już jesteś dużo bardziej do przodu niż ktokolwiek inny. Jeżeli chodzi o temat z dostawcami to umawiasz się na jakiś punkt kontrolny “macie do zrobienia to i to, podeślijcie za dwa dni próbkę”. Jeżeli ustawiasz datę sprawdzenia i nie jest spełniony termin, który Ci ktoś obiecał, to nie ty idziesz z prośbą, tylko umówiliście się na to. Pytasz na kiedy będzie zrobione i informujesz, że jeśli mają nie dostarczyć to prosisz o informację teraz.
Jak mi pójdzie z kasą, zasobami, żeby nie oddawać z własnej kieszeni?
Organizacja wyjazdu firmowego może być kosztowna. Jeżeli sobie rozpiszesz co jest do zrobienia w projekcie, harmonogram. Dla punktów które kosztują więcej idziesz po zatwierdzenie do sponsora projektu. Jeżeli on zatwierdzi koszty to jest ok, wystarczy pilnować, żeby we właściwym czasie mieć umowę i sprawdzać czy wszystko jest ok. Ustawiasz cel, plan i rytm. Sprawdzasz co jakiś czas czy jest ok, co jakiś czas przychodzisz z podsumowaniem kosztów, pomysłów do szefa po “pieczątkę” i idziesz dalej. Nie chodzi o to, że idziesz po “dupochron”. Mówisz szefowi, że ze swoim poziomem autoryzacji kwota 10 000 zł jest ok, powyżej nie czujesz się swobodnie, wolałbyś prosić o autoryzację. To bardzo pomocne.
Jak zrobić, żeby wszyscy byli zadowoleni?
No i to jest taka pułapka… Nie da się. Nie ma takiej opcji. Nie chodzi o to, żeby wszyscy byli zadowoleni. Powinieneś mieć wybrane osoby, które powinny być zadowolone, a pozostali mają się dostosować. Brutalne, ale taki świat. Nie chodzi o to, żeby spacyfikować część ludzi, nie tędy droga. Po prostu zawsze będziesz mieć uwagi, że ktoś chciałby inaczej. Dlatego powinieneś mieć poukładane oczekiwania od poszczególnych osób. Po pierwsze ustawiasz sobie osoby od najważniejszych do najmniej ważnych z Twojej perspektywy. I ich oczekiwania. Z taką listą wiesz co się zmieści a czego nie dowieziesz i o tym informujesz. “Nie będzie tryskającego szampanem jednorożca na wyjeździe integracyjnym. Nie mieści się to w budżecie, jeśli macie z tym problem musicie iść do sponsora projektu i go przekonać.” Oczywiście będą to bardziej sensowniejsze rzeczy zwykle, ale rozumiecie o co mi chodzi ;)
Program wyjazdu integracyjnego – jak go zrobić
Zaczynając od tego jaki ma być wynik i ustawienie agendy. To część merytoryki, dosyć istotna, warto potwierdzić z konkretnymi osobami. Ja na tym przykładzie chcę Ci pokazać rolę kierownika projektu. A rola ta polega na stworzeniu mechanizmu, który sprawi, że ten wyjazd integracyjny się zadzieje. Samo stworzenie programu jest zadaniem do stworzenia produktu, który ten projekt dowozi. Często pełnisz rolę jednocześnie kierownika projektu i osoby, która układa program to tak się dzieje. Ale warto sobie wtedy zdać sprawę, że jesteś kierownikiem projektu, prowadzisz go jako lider i występujesz też w drugiej roli układając program.
Jak poradzić sobie z terminami? Co jeżeli nie zdążę?
Wracamy do harmonogramu, robimy sobie punkty do zrobienia i warto sobie zrobić pewien trick. W połowie czasu, który wyznaczyłeś na zakończenie zadania ustawiasz punkt kontrolny. Coś ma trwać dwa tygodnie, to nie czekasz, aż ten czas upłynie, tylko po tygodniu sprawdzasz jak jest. Jak masz te punkty kontrolne i je sprawdzasz to bardzo minimalizujesz ryzyko przekroczenia terminu.
Drugim rozwiązaniem z którego możesz skorzystać jest lista priorytetów o której pisałem wyżej. Jeżeli wiesz, że nie zdążysz odcinasz te najmniej istotne rzeczy. Skupiasz się na tych najważniejszych.
Co jeżeli nie wszystko pójdzie zgodnie z planem?
Na pewno coś pójdzie niezgodnie z planem. Tak samo jak nie wszyscy będą zadowoleni. W zarządzaniu projektami chodzi o to, żeby sobie wyobrazić tą całą podróż. Co ty zrobisz wcześniej, żeby zidentyfikować co może pójść nie tak i się na to przygotować. Jednocześnie przygotuj się na to, że coś pójdzie nie tak.
Część ludzi ma podejście, że nie ma sensu planować, bo zawsze coś pójdzie niezgodnie z planem. Druga część ludzi ma podejście, że ponieważ wiadomo, że coś pójdzie niezgodnie z planem, to planujmy, żeby mniej rzeczy poszło niezgodnie z planem, żebyśmy byli na to gotowi. Wybierz swoje podejście. Ja preferuje to drugie. Planowanie nie jest po to, żeby nierealistycznie oczekiwać, że wszystko będzie perfekcyjnie, tylko po to, żeby nagle się nie okazało, ze masz 65 rzeczy, które można było przewidzieć.
Jak zrobić, żeby ludzie mnie słuchali, jeśli nie jestem ich szefową?
Nie mów tylko “macie mnie słuchać, bo jestem Waszą szefową”. W tym momencie Twój autorytet spada do zera.
Zaczynasz projekt, robisz kartę projektu i organizujesz spotkanie na którym informujesz o projekcie, mówisz jaka jest Twoja rola (taka, żeby nas poprowadzić, żebyśmy zrobili to na czas, bo wszyscy będziemy za to rozliczani, co Wy na to?). To jest ten moment, gdzie jeśli ktoś ma obiekcje to powinien się wypowiedzieć, albo zamilknąć na wieki. Jeśli ktoś ma problem to omawiacie go i wracasz z tym do szefa, albo próbujesz rozwiązać to bezpośrednio z tą osobą. Robisz ten projekt dla szefa nie dla siebie. Jeśli ktoś nie chce czegoś dowieźć to informujesz, że wtedy wracasz do szefa z informacją, że nie jest zrobione i będziemy szukać rozwiązania.
Jak uniknąć konfliktów, żeby zespół się nie skłócił?
Jak masz szczęście, niesamowite szczęście to tych konfliktów nie będzie. Inaczej jest spora szansa, że te konflikty będą. Zwykle jest za mało zasobów i czasu. Konflikty mogą iść na sposób osobisty i jest to wtedy nie miłe. Można tez je wyłapywać wcześniej i ustalać z czego wynikają i na czym każdemu zależy, jak to możemy pogodzić. Jeżeli nie będziesz zamiatać pod dywan ale wyciągać i rozwiązywać, to zespół się nie skłóci. Ubij bestię póki mała.
A co jeśli nawalę i szef mnie zwolni?
Jest taka anegdota. Pracownik, który stracił ileś milionów na transakcji idzie do szefa z wypowiedzeniem “szef mnie pewnie zwolni”. Szef podarł wypowiedzenie i mówi, że właśnie wydał x milionów na “Twoje szkolenie” więc to byłoby bez sensu.
Jeżeli przygotujesz się w miarę sensownie, będzie cel, karta projektu, harmonogram, rytm to nie ma szansy, żeby ktoś zrzucił winę na Ciebie.
To tyle na dziś – dajcie znać w komentarzach co o tym myślicie i jakie macie obawy jako początkujący kierownicy projektów.
VIDEO