Czy zmiany wprowadzone w 7 edycji PMBOK są rewolucyjne? Dziś przyjrzymy się standardom PMBOK’a, a właściwie jego 7 edycji, czyli tej najnowszej, w której pojawiły się pewne zmiany. Czy wprowadzone zmiany są konkretne czy kosmetyczne? Razem spojrzymy trochę w głąb, porównamy go z poprzednimi edycjami.
PMBOK – wprowadzenie
Dla tych, którzy nie wiedzą PMBOK – Project Management Body of Knowledge to standard zarządzania projektami, można sobie to wyobrazić jako księgę, która spisuje jak podejść do projektów, żeby ukończyły się sukcesem. Ta księga miała już bardzo dużo edycji, pierwsza z nich pojawiła się w 1996 roku. Mniej więcej co 4 lata pojawiały się nowe wersje, nowe zmiany.
To narzędzie zostało wymyślone po to, żeby osoby zajmujące się zarządzaniem projektami miały wspólny język komunikacji. W różnych miejscach różnie się nazywa pewne rzeczy. Jak ktoś mówi, że ma kartę projektu, w innej firmie to jest brief, zanim się dogadamy, że to samo to okazuje się, że mija sporo czasu. Po drugie chodziło o to, żeby mieć zbiór najlepszych praktyk zarządzania projektami. Za rozwijanie PMBOK`a odpowiada PMI – Project Management Institute. Poszczególne zmiany, które się działy mniej więcej do 2004 r. były bardziej rewolucyjne, później nie za wiele się działo, aż do edycji 6, w której PM musiał dorzucić coś związanego z Agile.
Szanuję PMBOK`a jako świetne narzędzie, uważam, że Agile, Agile Manifesto i zwinne podejście do programowania i do pracy jest jak najbardziej słuszne i fajne. Problem polega na tym, że popularny Agile i SCRUM, który ma 16 stron vs PMBOK, który ma ich 600 zaczął wygrywać. PMBOK zaczął być traktowany jako ciężka metoda, trudne do użycia. PMBOK jest dużo bardziej złożoną strukturą, zarządzanie projektami jest dużo bardziej złożone, niż zarządzanie jednym Sprintem. Porównywanie tych dwóch rzeczy jest bez sensu. Rynek niestety nie do końca to kuma. Tu mam 16 stron, a tu 600 no to wiadomo co szybciej się zaadoptuje. Moja hipoteza jest taka, że pod wpływem presji dodano do 6 edycji PMBOK`a jeszcze całą sekcję, o tym jak wykorzystać PMBOK w zwinny
m podejściu. To sprawiło, że z książki 600 stron, zrobiło się 970 stron i jeszcze mniej Agile niż było wcześniej. Moim zdaniem to był błąd, żeby pójść w tym kierunku, bo PMBOK zawsze był zwinny, zawierał elementy dopasowania, tylko trzeba go zrozumieć. Ten krok w kierunku dodania 300 stron, wg. mnie był bez sensu bo nie tam jest siła PMBOK. Siła PMBOK`a jest w jego standardzie, poukładania pewnych rzeczy, a nie prostych tematów. 6 edycja moim zdaniem była przez to nieudana.
Różnice między 6 edycją PMBOK, a 7 edycją PMBOK
6 edycja PMBOK`a zawierała dwie części, pierwsza część to przewodnik dla kierownika projektu, dla zarządzania projektami. Znajdowało się tam wprowadzenie z opisem bazowych elementów projektowych, takich jak czym jest projekt, w jakim otoczeniu projektowym działa, jaka jest rola kierownika projektu. 6 edycja składała się z kilku obszarów wiedzy: zarządzanie integracją, zakresem, harmonogramem, kosztami, jakością, zasobami, komunikacją, ryzykiem, zakupami i interesariuszami. Był pewien pomysł na to czym jest zarządzanie projektami, jakie obszary wiedzy trzeba zgłębić, żeby projektami zarządzać oraz standard zarządzania projektami oparty o cykl życia (rozpoczynanie-planowanie-realizacja-monitorowanie i sterowanie – zakończenie) to była główna struktura. Ten cykl życia był kojarzony z Waterfallowym podejściem. To błędne rozumienie standardu cyklu życia, ale mniejsza z tym.
W 7 edycji PMBOK nastąpiła rewolucja pod kątem myślenia. W 7 edycji ważniejszą częścią jest standard (The Standard for Project Management), gdzie nadal mamy wprowadzenie, zostało podkreślone czym jest zarządzanie projektami i pokazanie, że w zarządzaniu projektami chodzi o dostarczanie wartości. Zawsze tak było, podkreślenie tego jest na plus. Kolejna rzecz to pokazanie, że są pewne zasady zarządzania projektami, których trzeba się trzymać. Te zasady opierają się wokół zadbania o zespół, stworzenie środowiska, w którym pomagasz jako kierownik projektu. Zespół, interesariusze, wartość, myślenie systemowe, przywództwo, dopasowanie, jakość, złożoność, ryzyko, odporność i zmiana. To są ważne tematy, ale dla mnie poprzednia wersja dawała pewną strukturę. Ta jej nie daje, ona daje zasady. To też może mieć swoje uzasadnienie, że w otoczeniu, gdzie wiele rzeczy się zmienia, bardziej będzie o zasadach niż o strukturach.
Druga część jest dla kierownika projektu (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), gdzie mamy obszary, o które trzeba zadbać, żeby projekt zakończył się sukcesem. Mamy tam interesariuszy, zespół. podejście do developmentu, cykl życia, planowanie, praca projektowa, dostarczanie, mierzenie i niepewność. Kolejna rzecz to dopasowanie i modele, metody i artefakty, które są do wykorzystania.
Spróbuje uprościć. 7 wersja mówi następującą rzecz w zarządzaniu projektami ważne, żebyś:
- znał podstawy,
- projekt służy do tego, żeby dostarczać wartość,
- jest kilka zasad dotyczących zarządzania projektami obejmujących najważniejsze obszary
- żeby Twój projekt się udał masz kilka domen, w których musisz działać dobrze
- musisz je do siebie dopasować
- masz do dyspozycji modele, metody i różne artefakty
Z tej struktury to jest jak najbardziej ok, jeżeli ktoś poznaje jedynie 7 edycje, to wszystko w porządku. Jeżeli poznał 6 edycje, to wywraca trochę w głowie. To co PMI jeszcze do tego dodał to platforma cyfrowa na której te elementy można rozwijać. Fajny ruch biznesowy. Teraz, żeby było śmiesznie, żeby odpowiednio korzystać z 7 edycji PMBOK`a to trzeba znać 6 edycję. To co jest w 6 razem z 7 daje kompleksową wiedzę.
Tu jest kawał dobrej roboty, jest ogromna wartość, natomiast to co dla mnie jest największym minusem to brak struktury, którą można wykorzystać, mniej kierunku jak powinny wyglądać dobrze zrobione projekty. Daje dużo więcej swobody i bardziej będzie działało dla doświadczonych kierowników projektów. Doświadczenie pozwoli Ci wyłapać ciekawe rzeczy.
Podsumowanie
Spróbujmy to podsumować. Chcesz poznać PMBOK`a musisz poznać jego 6 edycję. Będzie ona mówiła o tym jak podejść do projektów, jakie są obszary wiedzy, jak obszary wiedzy wykorzystać, jakie masz narzędzia. Bardzo fajny przewodnik, chcecklistę do wykorzystania i sprawdzenia czy o wszystko zadbałeś w projekcie i Twoim standardem zarządzania projektami będzie przeprowadzenie przez pewien cykl życia projektu. Koniec, proste, spójne.
W 7 edycji dostaniesz wprowadzenie, informacje, że jest to system dostarczania wartości, zasady, które zwiększą Twoje szanse powodzenia i obszary, o które trzeba zadbać w projekcie, żeby zakończyć go sukcesem. Dostaniesz informacje jak dopasowywać podejście projektowe do swoich potrzeb i modele, metody, artefakty, które możesz wykorzystać.
Standard zarządzania projektami w wersji 6 opierał się o cykl życia, w wersji 7 opiera się o zasady projektowe. To nie kłoci się, jak je połączysz to całkiem niezłe połączenie. Wprowadzenie, system for Value Delivery, zasady i do tego cykl życia to idealna rzecz.
W samym Guidzie, czyli tym czego się trzymać w projekcie jeżeli połączymy te dwie rzeczy czyli obszary wiedzy i performance domains, one są stosunkowo podobne. Zasady, dopasowania i artefakty połączone razem mają sens. Wydaje mi się, że 7 edycja to taki krok przejściowy.
Czy warto robić certyfikację PMP? Warto, tylko poczekajcie, aż będą przepracowane pytania na 7 edycję, bo za każdym razem przy zmianie edycji coś się wywraca. Przy 8 oczekuję, że znowu będzie wywrotka i zinterpretowanie tych elementów w całość. Zobaczymy za 3 lata, a już dziś zapraszam Was to naszej Szkoły Zarządzania Projektami Online, gdzie też znajdziecie bardzo dużo wiedzy https://leadership-center.pl/kursy-online/
VIDEO
5 znaków świadczących o niewłaściwym zarządzaniu projektem
Ciągłe opóźnienia
Ciekawą rzeczą jest to, że problemy często nie są widoczne od razu. Nadal dowozicie rezultaty, na poziomie fasady są wyniki ale pod spodem coś działa nie tak. Na co zwrócić uwagę?
Jeżeli masz stałe opóźnienie w realizacji projektów, niezależnie czy duże czy małe i widzisz, że kolejne też mają szansę na opóźnienie to coś jest nie tak. System nie funkcjonuje wydolnie. Czasem coś się opóźni, coś przesunie nie jest problemem, to jest życie tak się dzieje. Ale jeżeli pojawia się jakiś wzorzec to jest coś nie tak.
Brak komunikacji między działami
Ludzie przestają się komunikować i zaczynają działać w swoich silosach. To pokazuje bardzo prawdopodobnie, że projekty nie będą się spinać. Projekty robi się między zespołami. Po to się wdraża podejście projektowe w firmach, żeby mieć synergię współpracy pomiędzy ludźmi mającymi różną perspektywę na rzeczywistość. Z połączenia różnych perspektyw wychodzą świetne rozwiązania. Jeżeli natomiast na górze pojawił się jakiś pomysł a później każdy niezależnie od siebie dłubie w swoich tematach to na koniec to się nie zepnie. Powtarzalny wzorzec z firm, które chciały być Agile. Na początku wszystko idzie, w pewnym momencie strasznie fragmentuje się backlog produktowy. Ludzie pracują na takich małych kawałkach, że ktoś zapomniał, że to las. Mech przesłania las, nie wiesz, że jesteś w lesie, nie łapiesz szerszej perspektywy, nie ma wizji produktu. Takim symptomem pokazującym, że tak się może wydarzyć jest to, że poszczególne funkcje i działy w firmie pracują sobie niezależnie.
Nadmierny stres i brak zadowolenia wśród pracowników
Stres sam w sobie stosunkowo jest całkiem ok. Bez stresu nie będzie rozwoju, ale jest pewien poziom przy którym masz dość. Moment, w którym zaczyna Ci być obojętne. Jak czujesz, że to zmierza we właściwym kierunku, to wiesz, że ofiara jest konieczna, żeby osiągnąć coś sensownego. Jak stresu jest za dużo, to jest objaw tego, że coś jest nie tak.
Projekty stale przekraczają budżet
Najczęściej na przekraczanie budżetu firmy zaczynają zwracać uwagę jak system wokół nich się zmieni. Pamiętacie sytuację, początek pandemii, zgłaszały się do nas firmy, okazywało się, że model biznesowy przestał się spinać. Realizowały projekty za swoją kasę, albo marży było tyle dużo, że dało się płacić za wszelakie błędy w trakcie projektu i było ok. Były dostępne materiały, sprzęt, wszystko dało się naprawić. W momencie, w którym się okazało, że nie ma dostępności materiałów, nie ma dostępności sprzętu i jest mniej zleceń to cashflow się zaburza i pilnowanie budżetów w projektach jest bardzo istotne. Jeżeli projekty systematycznie przekraczają budżet, to jest to problem systemowy.
Brak jasności w oczekiwaniach i odpowiedzialnościach
Jeżeli masz wszystko dobrze poukładane, twoja firma działa, każdy wie co robi to na co dzień nie musisz się nawet za wiele zastanawiać czy to zmierza we właściwym kierunku, jakie są oczekiwania, jakie odpowiedzialności, bo wszystkie klocki są poukładane. Jak zaczynają się pojawiać pytania w stylu gdzie my idziemy, czego wy ode mnie chcecie w ramach tego projektu? To jest objaw tego, że pogubiliśmy się, jeżeli dotyczy to jednego projektu, to znowu być może to jest temat projektowe, ale jeżeli to się powtarza w dużej ilości projektów to coś pod spodem jest nie tak.
Dlaczego warto zainwestować w poprawę podejścia do projektów
Jak masz jeden z tych elementów to poprawisz go ewolucyjnie. Ale im więcej z tych elementów się u ciebie dzieje to jest spora szansa, że cały system działa nie tak i trzeba byłoby go zmienić. Wtedy rewolucja jest całkiem fajnym rozwiązaniem. Jak robisz jakąkolwiek zmianę too warto wiedzieć z czego ona wynika. Musimy zmienić nasz sposób działania, bo inaczej jesteśmy na równi pochyłej do przepaści. Żeby to zmienić podejmujemy następujące kroki, zdecydowane działania, bez odpuszczania na detalach. Nie da się pewnych zmian wyprowadzić na miękko, że wszystkich będziesz przekonywać, niektóre zmiany wymagają zdecydowanego działania.
Większa efektywność i produktywność
Jeżeli każdy robi sobie po swojemu, rzeczy są nie poskładane, a powinny mieć wspólny cel to na koniec przepalamy strasznie dużo kasy. Jak prowadzisz podejście proektowe to produktywność, efektywność rośnie. Jeśli podejdzie się do tego systematycznie to ludzie są bardziej efektywni, bardziej produktywni a to przekłada się na morale
Zadowolenie klienta
Klient, który otrzyma to co obiecaliście, w terminie na który się umówiliście to będzie dużo bardziej zadowolony. Najczęściej klient chciałby dostać to na co się z Tobą umówił. Jeżeli pracujesz w branży usługowej to projekty są tym na czym pracujesz.
Zwiększenie zysków i redukcja kosztów
Da się korzystając z podejścia projektowego podnieść sobie marzę na projektach, zredukować koszty. Może się okazać że da się połączyć jedno z drugim. Można robić więcej przedsięwzięć i usługi dla klienta tymi samymi zasobami.
Poprawa atmosfery w zespole
Jeżeli pracujesz w zespole, w którym masz poukładany sposób działania, ludzie wiedzą gdzie zmierzają i każdy stara się sobie pomóc, całkiem inaczej się pracuje. Natomiast przychodzisz i nie wiadomo co robimy to powoduje, że na koniec pojawia się bierność. Jak poukładamy sobie zespół projektowy, nadamy właściwe role i dodamy jasności to atmosfera idzie w górę.
Adaptacyjność i elastyczność
Nie tylko na poziomie jednego projektu, ale na poziomie firmy. Jeżeli się pojawi cokolwiek niestandardowego to jesteś w stanie poukładać sobie zespoły, taki sposób, w jaki ci w danym momencie potrzebne. Ludzie wiedzą, kto będzie kierownikiem projektu, potrzebujemy w zespole, jakie są założenia itd. Jesteś w stanie dopasować swój zespół do nowej rzeczywistości, elastycznie działać.
Przewaga konkurencyjna
Niektórzy doceniają to, że z podejściem projektowym mogą zrobić więcej. Jesteście w stanie swoim poukładaniem zostawić sobie więcej kasy w firmie, ale też przeskoczyć konkurencję.
Ustalenie i śledzenie priorytetów
Zastanawialiście się kiedyś jak papież zarządza takim wielkim konglomeratem? Premier krajem itd.? Ustalenie i śledzenie priorytetów to podstawa. Wiesz co jest najważniejsze i czy faktycznie przekłada się to na konkretne działania. Czy jak sobie Wymyśliliśmy coś na poziomie strategii, to czy to przekłada się na konkretne działania. Czy ludzie potraktowali naszą zmianę strategiczną poważnie, czy i tak robią swoje tylko nazywają to inaczej. Jako osoba na górze chcesz wiedzieć czy priorytety się realizują. Prowadzenie podejścia projektowego pokazuje, że wiesz kiedy najważniejsze projekty się zrealizują, w jakiej kolejności że ktoś nad nimi czuwa.
Redukcja ryzyka
Na projektach pracujemy na ryzyku. Zawsze może pójść coś nie tak. Mamy pewien pomysł na zrobienie czegoś unikalnego, ale nie robiliśmy tego wcześniej. Prowadząc firmę ryzykujesz sporo kasy, więc nie możesz sobie pozwolić na to, że coś co można było przemyśleć wrzucasz na żywioł. Da się zidentyfikować zagrożenia, odpowiednio nimi zarządzić i obniżyć ryzyko na tyle, że warto będzie w ten projekt wejść.
Zapraszam na wyjątkowe szkolenie Dźwignia Projektowa®.
Po tym szkoleniu będziecie wprowadzać zmiany u siebie w organizacji i chcemy być z Wami przez ten czas wspierając was w innych elementach. Dźwignia Projektowa jest tylko raz do roku.
To prosty, praktyczny i skuteczny system rozpoczynania i kończenia projektów z sukcesem. W świecie w którym brakuje czasu, zasobów, za to nigdy nie brakuje problemów.
Dlaczego ten system jest rewolucyjny?
Ja stoję za prostotą, potrzebujemy prostych narzędzi, mechanizmy, które pozwalają poukładać rzeczywistość, żeby móc robić to co robicie na co dzień. Potrzebujecie zająć się swoją kluczową działanością i mieć coś co was wspiera w prosty sposób. Rewolucyjność tego systemu na tym, że jest prosta i układa się na kilku poziomach w firmie. Od kierownika projektu przez managera, po sponsora projektu, właściciela i zarząd i ludzi, którzy są zaangażowani w projekty. Często zarządzanie projektami nie działa, bo z jakiegoś systemu rewolucyjnego jedna klasa jest zadowolona a reszta klas jest totalnie pominięta i nie ma to szansy zadziałać.
Zapraszam do zapoznania się z całym programem Dźwigni Projektowej®, najbliższa edycja już we wrześniu. https://dzwignia-projektowa.leadership-center.pl/
Jak Dźwignia Projektowa® może przynieść rewolucyjne zmiany w zarządzaniu projektami w twojej firmie?
Zależy to od tego z jakiej metody korzystasz, jakiego masz nauczyciela, ile roboty w to włożysz. Jasne, że nie będę z tobą tych rzeczy wdrażał. Czy Dźwignia przyniesie rewolucyjnie zmiany w twojej firmie zależy od tego czy potrzebujesz rewolucji czy ewolucji. Nie stać nas na to, żeby zostać w miejscu w, w którym tylko i wyłącznie wykonujemy ciężką robotę. Fajnie, żebyśmy zaczęli pracować mądrze, w usystematyzowany sposób i generowali więcej wartości. Jeżeli nie potrzebujesz rewolucji to zacznij budować ten system od dzisiaj. No za kilka lat się zorientujesz że fajnie żebyście byli bardziej zorganizowani to byście się mogli szybciej wyskalować. To dobry moment żeby zacząć dzisiaj i zostać z tym podejściem na lata.
VIDEO
Kategorie: Zarządzanie projektami
