Dzisiaj będzie o tym, jak robić zarządzanie projektami dla dorosłych w firmie, w której zależy Ci, żeby to wszystko działało. Serdecznie zapraszam.
Będzie to wpis dla właścicieli firm i o czym musisz wiedzieć, jeżeli wdrażasz zarządzanie projektami. I mniej albo bardziej świadomie, bo teraz możemy sobie mówić na zasadzie OK, formalnie chcemy to nazwać podejściem projektowym, chcielibyśmy się uporządkować, ale dużo częstsza sytuacja, która będzie Ciebie pewnie dotyczyć, mówisz taki OK, dobra, nie chcę mieć tego wszystkiego nazywanego projektami, ale chciałbym trochę ten chaos uporządkować.
Jak do tego podejść? Numer jeden, proces. Jest bardzo dużo zamieszania pomiędzy tym, co jest projektem. Proces w skrócie to jest Twój sposób na robienie czegoś. Może być opisany albo nieopisany, natomiast jest bardzo pozytywna i bardzo silna korelacja pomiędzy dojrzałością procesu projektowego i tego, jak podchodzisz do pracy na projektach vs efektywność. To jest ze sobą skorelowane. Jeżeli robisz wszystko na czuja i jakoś tam się dzieje, to też jest pewien proces, który się opiera o doświadczenie. Tylko doświadczenie pokazuje najczęściej, tam gdzie trafiamy do firm, że ten proces się układa na zasadzie suboptymalnej, czyli ktoś sobie wymyśla, jak może coś zrobić, wymyśla, żeby było dla niego wygodnie i masz poskładane takie klocki głównego źródła zarabiania dla ciebie, głównych aktywności, które są takim trochę Frankensteinem. To nie znaczy, że one działają absolutnie źle. Nie o to chodzi.
Chodzi o to, że często ta cała ścieżka od zamówienia od klienta do kogoś, kto to realizuje, nie jest widoczna dla wszystkich w firmie i nie wszyscy wiedzą, jak wygląda całość, nie widzą całego obrazka i stąd pojawiają się nieefektywności. Dlatego przyjrzenie się temu, co robicie, kto to robi, jak to robi i czy nie brakuje jakichś elementów, które przydałyby się komuś innemu jest jednym z takich ćwiczeń, które najbardziej może pomóc u ciebie w firmie.
Dlatego wymyślenie sobie jakiegoś prostego sposobu na podejście do projektów, fajnie, żeby można było wdrożyć. Punkt pierwszy to jest 12 pytań KISS PM. Jak w ogóle zastanawiasz się nad tym, dobra, gdzie w ogóle zacząć, gdzie zacząć zarządzanie projektami? Moja metoda, prosta, praktyczna, przyjazna a do tego skuteczna i sprawdzona, działa.
Dlaczego 12 pytań i dlaczego ja stworzyłem tą metodę?
Żeby było proste, żebyś nie musiał czytać tysiąc, pięćset stron na temat o co chodzi w projektach, tylko każdy z minimum dobrej woli jest w stanie załapać o co chodzi w projektach, opierając się o dwanaście pytań i samo rozpoczynanie projektów według tego podejścia, powoli ci zacząć projekt w ciągu pół godziny i połapać o co chodzi sprawia, że jesteś dużo bardziej do przodu. Dostajesz strukturę, na której możesz pracować. Drugą rzeczą obok tej struktury to bardzo ważne jest zadbanie o dwie role. Sponsora i kierownika projektu. Jeżeli prowadzisz firmę, małą ty od początku ją składałeś, od zera to jest spora szansa, że masz pomieszane ze sobą trzy role. Po pierwsze sponsora, czyli osoby, która jest na tyle wysoko w organizacji, która mówi, że chce, żeby projekt się zadział. Kierownika projektu, czyli kogoś, kto skoordynuje wszystkie zasoby, żeby faktycznie pomysł sponsora zaistniał. I trzecia rola to jest wykonawcy, który wie jak to zrobić i wykona te tematy, które kierownik projektu wzleci. Dlaczego mówię, że te trzy role ci się pomieszają? Bo w wielu przypadkach, nie tylko przedsiębiorcy, ale menadżerowie sobie te role mieszają.
Ty, jeżeli prowadzisz swoją firmę od początku, masz w miarę płaską strukturę, to jest spora szansa, że jesteś w tych trzech rolach i one po prostu się w głowie mieszają i się rozwalają. Clou jest takie, żeby swoich ludzi umocować w roli kierownika projektu, czyli kogoś, kto skoordynuje pracę według twojego pomysłu sponsora. I tutaj pomoże ci 12 pytań, które najpierw pozwoli ci wydobyć z twojej głowy pomysł na to, co chcesz zrealizować i przekazać go do osoby, która ten pomysł będzie w stanie zrozumieć i wdrożyć. Ten punkt przekazywania pomysłu od sponsora do kierownika projektu jest dosyć newralgiczny i często słabo wychodzi, bo ty masz w głowie jako właściciel, ty, ale przecież ja wiem o co chodzi. Czego ten człowiek może nie rozumieć? A co ma ten człowiek po drodze? Rany, ja nie wiem o czym on mówi, bo mówi jakimiś skrótami. To jest naturalne ze względu na doświadczenie itd.
Możesz wierzyć albo nie, albo możesz sprawdzić ze swojego doświadczenia, czy tak wygląda. Dlatego oprócz 12 pytań pozwala ci ustawić wspólną rzeczywistość, do czego dążysz i co chcesz osiągnąć, a wyznaczenie tych ról, że ty pełnisz rolę sponsora i mówisz słuchaj, ja chcę to dowieść, masz tutaj 12 pytań, doprecyzuj to w taki sposób, żeby można było dostarczyć i oczekujesz, że skoordynujesz pracę ludzi, żeby mi to dowieść daje kilka rzeczy. Po pierwsze, powoli ci się wycofać z takiej roboty koordynowania wszystkiego i będziesz w stanie robić więcej.
Po drugie, wzmacnia twoich ludzi, żeby brali na siebie większą odpowiedzialność. I trzecie, odcina cię od roboty, w której powinieneś nie być. Jeżeli nadal w projekcie wykonujesz jakieś zadania, to warto się zastanowić, czy faktycznie tam musisz być. Akurat przykład naszego kanału YouTube, ja muszę to nagrać, nikt inny nie nagra, nie pokaże się w moją mordką. Natomiast są elementy, w które ja się wcinałem, które zabierały mój czas, w którym można było przeznaczyć lepiej. Warto się temu przyjrzeć i tutaj możesz zrobić takie ćwiczenie. Spójrz sobie na swój dzień, zobacz, co robisz i sprawdź, do której ról te zadania trzeba przypisać. Do sponsora, kierownika projektu, czy do specjalisty. U ciebie powinno zostać jak najwięcej tematów na poziomie sponsora.
Karta projektu
Czym jest karta projektu? Karta projektu to jest dokument, w którym sobie wpisujemy nasz pomysł na projekt. Najlepiej ją zrobić według tych 12 pytań. To jest szybka ścieżka.
Odpowiadasz sobie na pytania. Dlaczego ten projekt jest ważny? Po co go realizujesz? Czym? Jaki jest cel? Dla kogo to robisz? Na kogo wpłynie? Po czym poznasz, że on się zakończył sukcesem? Co trzeba zrobić? Kiedy? Ile to będzie kosztować? Kto ma być we w pole projektowym? Co może pójść nie tak? Co może szczególnie pomóc? Jak będziecie pilnować, czy ten projekt jest on track? Czy się nie wywraca? Jak będziecie wprowadzać zmiany, żeby go wywrócić? I masz właśnie kartę projektu. Dlaczego to powinno być wpisane? Bo to jest kontrakt pomiędzy tobą, a ekipą, na co się umawiacie. Dlaczego warto go wpisać wewnątrz firmy? Bo nie będziesz pamiętać przy ilości rzeczy, które robisz, na co się umówiłeś ze swoimi ludźmi, a to powoduje zamieszanie, stratę kasy, frustrację i rozjazd.
Skąd wiem, że nie będziesz pamiętać, na co się umówiłeś? Wiem. Z mojego doświadczenia, z doświadczenia moich klientów i innych przedsiębiorców po prostu mamy za dużo. I bez wpisania tego ryzykujesz to, że będziesz zmieniać zdanie za często, marynować zasoby, zamiast iść prostą ścieżką do celu. Względnie prostą. Bo bardzo często pojawia się sytuacja, że przeskakujesz pomiędzy ścieżkami. I tak jak ja nie jestem zwolennikiem dużej biurokracji, to jest w ogóle bez sensu, bo ma być prostą, to wpisanie sobie, jakie mamy założenia projektu i o co w ogóle robimy jest takim fundamentalnym nawykiem, który warto wprowadzić. Jak masz to w głowie, za cholerę, znaczy nie, wyjdzie. Kłamałbym, jak nie wyjdzie. Wychodzi.
Bardzo często. Tylko bardzo często wychodzi dużo drożej niż powinno, a dla przedsiębiorców czasy nigdy nie są proste. Teraz kolejny element.
Pięć typów prace projektowej
Nie wszystkie projekty to jest budowa mostów, że masz ogromny harmonogram i coś musisz zrobić, ale jednocześnie wiesz, ile to trwa, ile kosztuje, kogo tam potrzebujesz. Tych typów projektów jest trochę więcej.
Jakie są typy projektów, z którymi możesz mieć do czynienia? Możesz mieć projekty R&D, czyli projekty, na które nie wiesz do końca co masz zrobić, masz dużo pytań, musisz je wybadać, co w projekcie, co w ogóle jest do zrobienia, co w ogóle jest możliwe, co nie jest możliwe. To są projekty, gdzie weryfikujesz pytania i weryfikujesz założenia. Zarządza się nimi inaczej niż na przykład projektami pilotażowymi.
Projekty pilotażowe to takie, że wiesz, co ma być zrobione, ale w życiu tego nie robiłeś, nie wiesz ile do końca to potrwa. Tutaj bardziej się skupiasz na priorytetach, co jest ważniejsze, co jest mniej ważne i starasz się dowieźć najważniejsze rzeczy w określonym deadline’ie, żeby jak najszybciej mieć coś, co daje ci wartość. Tutaj możesz się odnieść do tematów Agile, to jest ten klimat.
Trzeci typ projektów to dopiero projekty przewidywalne, czyli dla tych robisz w sobie harmonogram, wiesz kto, co, zrobi kiedy, dodajesz pewne elementy na bufory i na ryzyko i tam zarządzasz harmonogramem. Czwarty typ projektów wreszcie to projekty procesowe. One występują na przykład, gdy robisz w miarę standardowe projekty dla klientów, ale za każdym razem wytwarzasz coś nowego, albo nową usługę.
Wtedy wiesz do końca, jak wygląda proces od A do Z, co trzeba zrobić na początku, co musi być na wyjściu, ale potrzebujesz kogoś, kto tego projektu przypilnuje. Szczególnie jeżeli do produkcji dodajesz usługę, to to jest taki typ projektów, który może ci bardzo pomóc. I wreszcie piąty typ projektów to są projekty mini, gdzie zarządzasz nimi prostą checklistą. I to jest kolejny element, który warto sobie złapać i zobaczyć, jaki typ projektów prowadzisz, bo inne kompetencje będą ci potrzebne. I wtedy bardziej świadomie możesz wybierać, z czego chcesz przeszkolić siebie, z czego chcesz przeszkolić swoich ludzi i na co postawić nacisk. I to jest jeden z takich elementów, o którym się bardzo mało mówi.
Zresztą te pięć typów pracy projektowej to jest jeden z moich autorskich pomysłów, jak ułożyć rzeczywistość dla naszych klientów i tutaj zidentyfikowanie tego bardzo pomaga na ustawienie tego, czego naprawdę w firmie chcesz. Kolejna rzecz istotna to raportowanie. Musisz wiedzieć, co się dzieje. Nie możesz po prostu puścić działania od tak, bo to się wysypie. I raportowanie występuje na trzech poziomach. Indywidualne, czyli każdy z kierowników projektu sprawdza sobie, co się dzieje w jego zadaniach, w jego projektach.
Zespół sprawdza trzy rzeczy. Postęp, plan, problemy. I wreszcie raportowanie ze sponsorem, czyli od kierownika projektu dla ciebie, gdzie ty chcesz wiedzieć, czy projekt trzyma się ścieżki, czy je w hotelu, czy trzyma się założeń karty projektu wpisanej według dwunastu pytań, czy trzymamy się czasu w zakresu kosztów, czyli czy dowieziemy w tym naszym trójkącie projektowym coś, na co się omówiłeś i ewentualnie jakie działania są potrzebne w twojej stronie, jeżeli coś w projekcie odbiega od celu albo od tego trójkąta projektowego. Chodzi mi o to, żeby zarządzanie projektami zadziałało. Żeby w ogóle cokolwiek działało w sensowny sposób w firmach, to musimy zacząć się traktować jako dorośli. Nie możemy podchodzić na tej zasadzie, że słuchajcie, to ja będę was tutaj pilnował, żeby wszystko było okej. Ty jako sponsor możesz oczekiwać od kogoś, kto jest kierownikiem projektu kilku rzeczy.
Po pierwsze, że powie ci, czy projekt się mieści w czasie, w zakresie i kosztach, jakie jest ryzyko podejmowanych działań, bo bardzo często pod spodem jakieś ryzyko jest, tylko często to ryzyko jest ukrywane, bo lepiej nie mówić o tym, że się może coś wypierdzielić, bo w innej strony sponsorzy nie potrafią na to ryzykować. Określanie swojej ryzyka to jest świadome podejście do tego, że coś może pójść nie tak i żeby być gotowym na taką sytuację. Jest po prostu prościej wyjść z problemów, jeżeli masz jakiś plan B. I wreszcie możesz oczekiwać rekomendacji. Czyli niech ktoś przychodzi do ciebie, no panie szefie, no to czas się przesunął, zakres się zmienił, koszty się zmieniły, tu się pojawia ryzyko. Co robić? Co robić panie bossie? Co proponujesz? Kierownik projektu powinien cię zarekomendować.
Co proponuje? Niech to będzie gorsza rekomendacja, nawet gdyby była słaba, ale niech wysili szare komórki do tego, żeby coś zarekomendować. I teraz, jak ktoś chce mi zrobić zarzut, że o, znowu przerzucamy robotę na biednych pracowników, bo ci Janusze tylko oczekują. To jest element dojrzewania tego, że ty jako kierownik projektu jesteś liderem. Ty za to odpowiadasz. I osób, które potrafią ocenić sytuację całościowo i zaproponować coś, wziąć na siebie odpowiedzialność za proponowanie decyzji i mieć odwagę, żeby coś proponować, wcale nie ma tak dużo. To jest taka podstawa do budowania w sobie lidera. Jeżeli tego nie ćwiczyłeś nigdy, spróbuj. To jest clue. A dla właściciela to jest najważniejsze, że przy ilości problemów, które ma na co dzień, to fajnie, gdyby usłyszał jakąś rekomendację, jak ktoś proponuje rozwiązać ten problem, a nie, że przechodzi w jeszcze jednym.
Więc ty jako właściciel tego możesz odczuwać od ludzi, którzy aspirują do tego, żeby być liderami projektów. Skąd ja to wszystko wiem? Ja to wszystko wiem stąd, że zajmuję się zarządzaniem projektami od zawsze. Stworzyłem metodę 12 pytań, ale jeszcze kilka fajnych rozwiązań, takich jak dźwignia projektowa, gdzie całościowo tworzymy projekt.
Napisałem jedną książkę, ale za to bardzo dobrą, o zarządzaniu projektami krok po kroku. Zaczynam pracować nad drugą opisującą cały system i pracowałem z dużą ilością właścicieli, przedsiębiorców i firm, żeby to poskładać w jedno miejsce. To, co prezentuję dzisiaj, to jest na dobrą sprawę esencja tego, od czego zacząć i tego, z czym zaczynamy, z firmami, które chcą poukładać sobie działanie. Oczywiście tego pod spodem może być więcej, natomiast to jest nasza rola, żeby wyłapać rzeczy pod spodem, co tam jeszcze, jakie niuanse mogą się kryć. To, co dostaliście dzisiaj, to jest szkielet do tego, żeby w firmie zacząć działać w uporządkowany sposób. Dlaczego warto? Żeby mieć spokojną głowę, żeby kontrolować kasę, kontrolować wyniki i któregoś dnia móc się uwolnić od robienia bieżączki i reagowania na wszystkie problemy.
Jeżeli masz firmę i chcesz sobie ją poukładać, chcesz sprawdzić, jakie podejście projektowe dla ciebie by działało, skontaktuj się z nami. Zadzwoń, napisz maila, za każdym razem pod kątem podchodzenia do zarządzania projektami. Jeżeli prowadzimy audyty i doradztwo, to jest bardzo skupione na was, na waszym podejściu, na waszym działaniu, więc zapraszam do kontaktu.
Trzymajcie się.
VIDEO
https://youtu.be/_YIL3Xdcy9k
Kategorie: Zarządzanie projektami
