Jak sprawić, żeby zespół działał skutecznie i efektywnie? Jeżeli prowadzisz firmę to wiesz, że mocno się angażujesz. A czasem może warto podejść troszeczkę inaczej. Na tapet weźmiemy temat zwiększenia wydajności pracy w zespole i ten wpis jest dla zaangażowanych właścicieli firm, dla osób, które stworzyły firmę od zera, są zaangażowane, chcą, aby wszystko działało coraz lepiej i skuteczniej. Dziś opowiem o tym, jak działać z zespołem, żeby był efektywny.
Jak najłatwiej wprowadzić motywację w zespole? Najlepiej nie demotywować. Podobnie z efektywnością zespołu, a gdyby tak nie przeszkadzać? Czasem chcesz, żeby twój zespół, firma działała lepiej i zaczynasz wchodzić w detale na tyle mocno, że to wcale nie pomaga. Skąd wiem? Bo też tak miałem. Szukałem więc takich sposobów, żeby nie pchać się za bardzo i nie przeszkadzać mojemu zespołowi, tym się z Tobą podzielę. Kilka słów o zasadach które polecam wprowadzić u siebie w zespole.
Nagłe natchnienie? Zasada 24 h.
Zasada, która pomaga nad zapanowaniem nad nagłymi natchnieniami prezesa. Pojawia ci się nagle pomysł, masz nagłe olśnienie, właśnie wymyśliłeś co można zrobić inaczej. Od razu informujesz o tym zespół. Ludzie wszystko rzucają i zaczynają pracować nad tym co im powiedziałeś. Mają przekonanie, że prezes sobie wszystko przemyślał. Ty po prostu rzuciłeś im temat, bo wydawał ci się w tej chwili genialny. Dzień później dociera do ciebie myśl, że może nie było to najbardziej sensowne w tej chwili.
Zorientowałem się, że takimi nagłymi natchnieniami prezesa rozwalam pracę mojego zespołu. Wprowadziliśmy więc zasadę 24 h. Jeżeli po 24 h nie potwierdzę decyzji, to tego nie realizujemy. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji w których jest pożar. Takie natchnienia warto sobie zapisać, poczekać i przedstawić w czasie tygodniowego czy miesięcznego statusu, wprowadzić je kiedy na to jest miejsce.
Ludzie mają zaplanowany swój tydzień, jak dorzucam im coś nowego generuję wrzutkę i rozwalam zaplanowany czas. Więc po pierwsze tracę czas bo zapłaciłem już za to, żeby było zrobione planowanie i tracę czas na przeplanowanie tego wszystkiego. Na koniec i tak się okazuje zwykle, że nie było to aż takie ważne. Ta zasada 24 h całkiem nieźle zadziałała i chroni przed nagłymi natchnieniami prezesa. To nie znaczy że nie macie mieć tych natchnień, fajnie, żebyście je mieli, tylko warto wprowadzać je do systemu w taki sposób, żeby nie rozwalić roboty i nie płacić razy dwa.
Jasny podział twoich ról lidera – zasada “mówię do Ciebie jako…”.
Ciekawostka jest taka, że jest ciebie więcej niż jedna osoba. Jeżeli prowadzisz firmę występujesz jako właściciel, jako manager, jako kolega w pracy, a być może jako ekspert od danej działki. Tak jest w mikrofirmach.
Jeżeli mówisz coś do zespołu, to czasem nie do końca jest jasne czy powiedziałeś to jako przełożony i to polecenie służbowe, czy mówiłeś to jako kolega z pracy. Przykład – ktoś z twojego zespołu pracuje nad tym, żeby przygotować Landing Page dla jakiejś kampanii sprzedażowej. Ty mówisz „fajnie jakby tutaj dodać jakiś bajer, bo lepiej wskaże czego oczekujemy. Ja bym zmienił cta, żeby brzmiało inaczej”. Generalnie przychodzisz i dajesz sugestie. Teraz co słyszy twój pracownik? Słyszy że mówi to szef, a przecież niekoniecznie musiałeś mówić to z roli szefa. I to powoduje, że często dzieją się rzeczy, gdzie umówiliście się na coś prostego, a ty dorzucasz swoje pomysły odbierane jako polecenie służbowe. Wtedy prosta rzecz jest zmieniana i zaczyna to kosztować coraz bardziej. A to nie do końca była twoja intencja.
Przykład z naszej rzeczywistości – robiliśmy sobie właśnie taki podobny projekt, dostałem do oceny jak ma wyglądać ankieta którą mieliśmy przygotować. No i wrzuciłem swoje uwagi, tylko napisałem – to są uwagi od kolegi z pracy, jako szef uważam że jest OK. Możesz je zaakceptować albo możesz je wdrożyć. Ja naprawdę się nie obrażam. No i część była sensowna i została wdrożona, a część nie.
Kolejny przykład kanał YouTube – sponsorem całego przedsięwzięcia jestem ja, Paulina odpowiada za to, żeby pojawiały się materiały we właściwym czasie. Ja występuje jeszcze jako ekspert, który ma przygotować scenariusze i nagrać filmy w odpowiednim czasie, żeby one się mogły pojawić na kanale. Generalnie ja mogę „opierdzielić” Paulinę , że czegoś nie ma o czasie, a Paulina może mnie „opierdzielić”, że jako ekspert czegoś nie dowiozłem na czas. Zdanie sobie sprawy, że jest ciebie kilku jest bardzo dobrym pomysłem i ułatwia trochę życie.
Zasady obowiązujące wszystkich – zasada dotyczy także twoich ról
Bardzo łatwo jest jako szefowi dodać sobie swoje własne zasady. Tobie przecież nikt nie zwróci uwagi, że się spóźniłeś, że coś nie działa, że coś olewasz. Ludzie będą próbowali to nadgonić. Rozwala to robotę, daje nie najlepszy przykład i różnie działa. Jeżeli więc się umawiamy, że na spotkanie przychodzimy przygotowani to dotyczy to wszystkich. Jeżeli umawiamy się, że trzymamy się czasu na spotkaniach, to dotyczy to wszystkich.
To pomaga z kilku względów. Po pierwsze buduje poczucie bezpieczeństwa psychologicznego. Po drugie naprawdę pilnuje twoich interesów, bo możesz przepalić czas na spotkaniu dodając całą masę, różnych informacji, które mogą być dla ciebie istotne. Bardzo często jednak widać po twarzach ludzi, że nie są one istotne w tym momencie i woleliby kończyć swoją robotę niż słuchać kolejnych rzeczy, które dla ciebie strategicznie będą fajne. Trzymanie się tego, że zasady są jasne i dotyczą wszystkich byłoby super. Ja przyznaję, że są takie momenty, gdzie mam ochotę zastosować inne zasady dla siebie, być może czasem część naginam, natomiast trzymam się jak najbardziej tego, żebyśmy w firmie pracowali jak równy z równym. Zdając sobie oczywiście sprawę z hierarchii i całej reszty. Jeżeli będziemy mieć wartości, które obowiązują tylko część ludzi, a nie obowiązują reszty to wszystko się sypnie.
Wywal spotkania na rzecz czatów – asynchroniczność i dobre spotkania
Idea polega na tym, żeby mieć asynchroniczne działanie i tylko dobre spotkania. Ja generalnie lubię spotkania, tylko one muszą być robione z sensem. Mieliśmy taki czas w firmie, kiedy zaczęliśmy rosnąć i tych spotkań było bardzo dużo. Okazywało się, że one miały swój sens, ale zajmowały też sporo czasu. Spowodowało to taki nawyk “A to zorganizujmy sobie spotkanie”. W pewnym momencie patrzysz w kalendarz i tych spotkań masz naprawdę bardzo dużo, bo to jest już nawyk.
Wprowadziliśmy więc trochę inne podejście. Wywaliłem większość spotkań i założyliśmy, że zaczynamy od czatu. Bierzemy właściwe osoby wyrzucamy temat na czat i tam próbujemy go rozwiązać . Jeżeli da się rozwiązać problem w ten sposób, to nie ma potrzeby organizowania spotkania. Asynchronicznie każdy w swoim wolnym czasie dołożył klocuszek i dzięki temu popchnęliśmy dalej. Jeżeli nie da się tego rozwiązać na czacie, to wtedy jesteśmy lepiej przygotowani do spotkania, bo mamy zapis z czatu, który nam ustawia, przypominając o czym w ogóle rozmawialiśmy. Odzyskujesz w ten sposób strasznie dużo czasu w kalendarzu.
Spotkania realizujesz wtedy, kiedy jest to naprawdę konieczne. Całkiem nie wycinałbym spotkań, bo jest taka tendencja, żeby nie robić ich w ogóle. Warto wybrać to co jest potrzebne. Asynchroniczność najpierw, spotkania później. Jeśli są spotkania typu 1:1 zaplanowane na co tydzień, co miesiąc to nadal powinny się dziać jako spotkania.
Nie marnuj czasu na raportowanie – zasada raportowania pracą
Idealna zasada, która u mnie działa jest taka – raportowanie pracą. Nie dodajesz dodatkowej opcji w postaci opowiadania gdzie jesteśmy, tylko patrzysz na system, który jest skonstruowany w taki sposób, że jeżeli ktoś robi swoją pracę to ty widzisz wyniki. Tak mamy zorganizowany na przykład system CRM. Zespół odpowiedzialny za kontakt z klientami robi swoją robotę, ja klikam jeden przycisk i widzę przegląd tego co się zadziało. To się da zastosować do większości tematów. Nie powinno cię interesować to, żeby płacić za to, żeby ktoś robił dla Ciebie dodatkowe raportowanie. Niech ktoś robi swoją robotę, a raport niech się na tym generuje. Dlaczego tak? Bo jeżeli w pewnym momencie zacznie Ci się powiększać zespół i ktoś zacznie generować raporty, które zajmują strasznie dużo czasu to będą one po prostu kosztowne. U mnie idea jest taka, żeby jak najprościej dostać kluczowe informacje. Wdrażamy to w narzędziu, do tego mamy cotygodniowe spotkania, comiesięczne spotkania, plus spotkania 1:1. To wszystko powoduje, że ja wiem co się dzieje i minimalizujemy raportowanie.
Rób spotkania zgodnie z zasadą “nie ma celu nie ma spotkania”
Jeżeli ktoś nie jest w stanie określić jaki jest cel spotkania, z czym chcecie wyjść, to nie rób spotkania. Najprawdopodobniej czas będzie przepalony. Powinniśmy znać cel spotkania i wiedzieć po czym poznamy, że to spotkanie się zakończyło.
Złap za stery i powiedz jak ma być, gdy się rozłazi – zasada “I am primitive”
Różne są style prowadzenia firmy. Ja działam raczej bazując na zaufaniu, dając tematy do zaopiekowania. Są takie momenty, szczególnie przy zmianach, gdzie coś się zaczyna rozłazić. Wtedy włączenie opcji hierarchicznej jest bardzo dobrym podejściem. Jeżeli się rozjeżdża, to najprawdopodobniej samo się nie ułoży.
Wyniosłem to z moich studiów podyplomowych – w jednej z firm zespół zarządczy motywował się w następujący sposób. Siadali w kółku, tłukli się w piersi tak prymitywnie i skandowali “I am primitive”. Możecie spróbować, pompuje to takie prymitywne, bazowe instynkty. Doszedłem do wniosku, że pasuje mi takie podejście – proste, prymitywne, nie wysublimowane. Sprawia, że dużo rzeczy się dzieje. Jak zaczynam się gubić myślami wracam do tego podejścia.
Na dziś to wszystko. A jeżeli prowadzisz swoją firmę, masz poukładane już pewne rzeczy i chciałbyś, żeby było to trochę bardziej zautomatyzowane, żeby zespół był wydajny i efektywny i potrafił robić większe rzeczy. Jeżeli coraz większe tematy oddajesz do swojego zespołu, bo rośniecie to chciałem cię zaprosić do rozważenia skorzystania z diagnozy/audytu procesu zarządzania projektami. W skrócie to usługa, którą zaprojektowaliśmy dla tych firm, które chcą działać w bardziej poukładany sposób i bardziej skalowalny sposób.
Najprawdopodobniej jest tak, że dużo tematów masz wdrożone w życie, ale dochodzi do pewnego poziomu i coś się przytyka. Projekty nie idą już tak szybko, rozjeżdża się komunikacja, zaczynają się robić podplemiona, każdy pracuje dla siebie, zaczynają się pojawiać błędy i tak dalej. Najczęściej brakuje kilku elementów, gdyby je odpowiednio poukładać to byłbyś w stanie ruszyć dalej. Więc zapraszam do zapoznania się z ofertą https://leadership-center.pl/audyt/
VIDEO