Masz genialny pomysł na nowy projekt. W głowie już widzisz sukces, liczy się adrenalina – robimy to! … Ale czekaj. Nagle pojawia się nieśmiałe pytanie: „Czy to się w ogóle opłaca?”. Zabójca entuzjazmu, wiem. Wielu przedsiębiorców je zagłusza: „Jakoś to będzie, ważne że pomysł super!”. Niestety, potem bywa gorzko – projekt zrealizowany, a zysków brak, albo gorzej: straty.
Dlatego dziś porozmawiamy o czymś, co może nie jest tak ekscytujące jak sama wizja projektu, ale jest niezwykle ważne: jak szybko i prosto ocenić opłacalność projektu, zanim w niego zanurkujesz na full. Bez pisania 50-stronicowych analiz, bez korporacyjnej mitręgi. Pokażę Ci prosty sposób na business case w wydaniu dla ludzi czynu. Tak, żebyście mogli z czystym sumieniem powiedzieć: „Robimy – bo warto!” albo „Stop – nie pakujemy się w minę.”
Intuicja to za mało, liczby to nie wszystko. Jak podjąć mądrą decyzję?
W dużych firmach zanim ruszy projekt, musi powstać formalny Business Case – gruby dokument z wyliczeniami, scenariuszami, analizami ryzyka. W małej firmie to science-fiction – kto by miał na to czas? Zresztą często działamy bardziej na wyczucie, emocjach, okazjach. To bywa naszą przewagą (bo nie paraliżujemy się analizą), ale bywa też zgubne. Brak choćby podstawowego zastanowienia „czy nam się to opłaci” sprawia, że inwestujemy zasoby w projekty, które niewiele dają.
Albo nie wybieramy najlepszego z kilku pomysłów, tylko ten, który akurat jest najgłośniejszy. Główna myśl jest taka: potrzebujesz zbalansować intuicję liczbami. Nie zabijając przy tym ducha przedsiębiorczości. Czyli: minimum formalności, maksimum jasności. Istnieje sposób, by w kilkanaście minut ogarnąć kluczowe kwestie opłacalności projektu i podjąć świadomą decyzję. To właśnie ta metoda „One-Page Business Case”, o której opowiem.
5 pytań, które warto zadać, zanim odpalisz projekt
Zanim przejdziemy do sposobu, chwila prawdy: ile razy ruszyłeś z projektem bez zastanowienia, a potem żałowałeś? Mi też się zdarzyło. Lekcja: lepiej zatrzymać się na chwilę przed startem, niż pędzić na oślep i miesiącami potem żałować. To naprawdę warto zrobić: złapać oddech i sprawdzić, czy to wszystko ma sens, zanim zainwestujesz w to kilka miesięcy życia.
Jak to zrobić sprawnie? Przedstawię Ci 5 kluczowych pytań, które stanowią taki uproszczony business case. Weź kartkę i długopis (albo w głowie notuj) i przejdźmy je po kolei:
Pytanie 1: Jaki problem rozwiązujemy albo jaki cel chcemy osiągnąć? – To absolutna podstawa. Upewnij się, że potrafisz nazwać po co ten projekt istnieje. Czy on zwiększy sprzedaż? Usprawni obsługę klienta? Obniży koszty? A może rozwiąże uciążliwy problem (np. chaos w magazynie)? Jeśli nie widzisz wyraźnie jaka wartość ma z niego wyniknąć, to czerwone światło. Bo projekt bez jasnego celu to proszenie się o kłopoty. Załóżmy jednak, że masz cel – zapisz go konkretnie. Np.: „Celem projektu jest uruchomienie sklepu internetowego, aby zwiększyć naszą sprzedaż o 30% w ciągu roku.” Voilà – mamy sens istnienia.
Pytanie 2: Jak zmierzymy sukces? – Określ mierniki. Skąd będziesz wiedzieć, że projekt się opłacił? W powyższym przykładzie – sukcesem będzie osiągnięcie zakładanej dodatkowej sprzedaży online (30% więcej). Może to być też liczba nowych klientów, oszczędność czasu (np. projekt skróci czas produkcji o 10%), cokolwiek pasuje do natury projektu. Ważne, by mieć konkretne kryteria. Dzięki temu po fakcie powiesz: „Tak, udało się, bo mamy to i to” albo „Nie, nie spełnił oczekiwań.” To uchroni Cię przed oszukiwaniem samego siebie („no niby straciliśmy, ale może coś tam zyskaliśmy wizerunkowo…” – takie gadanie ). Twarde liczby dodają dyscypliny.
Pytanie 3: Jakie będą koszty i zasoby potrzebne do realizacji? – Czas otworzyć oczy na nakłady. Wypisz, co musisz zainwestować: pieniądze (np. na sprzęt, marketing, ludzi), czas (ile miesięcy to potrwa, ile godzin pracy Twojego zespołu pochłonie), ewentualnie inne zasoby (np. czy zajmie moce przerobowe, których zabraknie gdzie indziej). Postaraj się to oszacować w liczbach. Przykład: koszt wdrożenia sklepu online – 50 tys. zł (licencje, programista, marketing początkowy), czas – 6 miesięcy pracy 3 osób po 20% czasu każda. Jasne, to dalej estymacje, nie muszą być co do złotówki, ale musisz znać rząd wielkości. Bo co innego projekt za 5 tys., a co innego za 500 tys. Często już na tym etapie zapala się lampka: „O cholera, nie mamy tyle wolnych mocy przerobowych/pieniędzy”. I lepiej, żeby zapaliła się teraz niż w połowie projektu, prawda?
Pytanie 4: Jaki jest spodziewany zysk/korzyść i czy pokrywa koszty? – Teraz zestaw ze sobą dwie rzeczy: to, co chcesz zyskać (pytanie 1 i 2), oraz to, co musisz włożyć (pyt. 3). Inaczej mówiąc: czy gra jest warta świeczki? Jeśli projekt ma Ci dać np. +200 tys. zł rocznie przychodu, a kosztuje jednorazowo 50 tys., to na papierze wygląda nieźle (pierwszy rok nawet na zero, ale potem czysty zysk). Jeśli jednak ma dać +50 tys., a kosztuje 100 tys., to coś tu nie gra – trzeba szukać tańszego sposobu albo lepszego pomysłu. Oczywiście, nie wszystko da się przeliczyć na złotówki – może korzyścią jest np. redukcja stresu pracowników (trudno to wycenić, ale ma wartość). Staraj się jednak nawet jakościowe rzeczy przypisać do jakiejś miary – np. zmniejszenie rotacji pracowników o X%, co pośrednio oszczędzi koszty rekrutacji. I teraz spójrz: jeśli przewidywane korzyści znacznie przewyższają koszty, to wygląda obiecująco. Jeśli są porównywalne lub niższe – projekt może być nieopłacalny. Może lepiej energię dać gdzie indziej? To trudne pytania, ale lepiej je zadać na sucho niż potem żałować.
Pytanie 5: Jakie są ryzyka i alternatywy? – Na koniec pomyśl: co może pójść nie tak i czy mamy plan B. Czy jest ryzyko, że np. nie osiągniemy zakładanych korzyści? (Bo rynek nie kupi naszego produktu tak chętnie – warto wtedy zrobić scenariusz pesymistyczny: np. wzrost tylko 10% zamiast 30%). Czy może pojawić się nieprzewidziany koszt? (np. kurs dolara wzrośnie, jeśli sprzęt z importu). Wypisz największe ryzyka i zastanów się, jak bardzo one zmieniają obraz opłacalności. Czasem wychodzi: teoretycznie projekt na plus, ale jedno ryzyko (np. że kluczowy klient zrezygnuje) i cały business case leży. Wtedy przemyśl, jak to ryzyko zmitygować lub czy w ogóle warto podejmować temat.
Alternatywy – to znaczy: czy da się ten sam cel osiągnąć inaczej, taniej, prościej? Zanim rzucisz się w budowę sklepu online, może istnieje już platforma, na której możesz sprzedawać przy mniejszym koszcie? Zanim zrobisz 12-miesięczny projekt optymalizacji, może da się kupić gotowe rozwiązanie? Zawsze warto sprawdzić, czy Twój projekt to najlepszy pomysł na rozwiązanie problemu, czy tylko jeden z możliwych. Jeśli alternatywa daje 80% korzyści przy 20% kosztu – może lepiej w nią iść.
Przyznasz, że te pytania to żadna magia ani rocket science. Część z nich pewnie intuicyjnie gdzieś tam rozważasz przy nowych pomysłach. Klucz w tym, by rozważyć je WSZYSTKIE i SPISAĆ w jednym miejscu. Taki mini-business case na jednej stronie to naprawdę potężne narzędzie. Czemu? Bo od razu widzisz słabe punkty i wąskie gardła. Może się okazać na przykład, że „O kurde, nie określiliśmy w sumie konkretnie celu… i nie wiemy do końca, po co to robimy.” – lepiej się zorientować wcześniej, prawda?
Poznaj 12 Pytań KISS PM i sprawdź swoje projekty zanim wydasz pieniądze.
Pewnie już się domyślasz, co teraz powiem. Tak, oczywiście: jeśli chcesz nauczyć się tego podejścia na wskroś i wdrożyć je w swojej firmie, zapraszam na szkolenie „Fundament Zarządzania Projektami”. To jest dokładnie to miejsce, gdzie uczymy metody 12 Pytań KISS PM – czyli tego prostego frameworku, który m.in. pozwala szybko ocenić projekt od strony sensowności.
Na szkoleniu razem z Tobą przejdziemy przez cały proces definiowania projektu: od pomysłu, przez cele, mierniki sukcesu, analizę interesariuszy (czyli kto zyska, kto może stracić – to też bywa ważne!), harmonogram w pigułce, aż po ryzyka i właśnie business case.
Co ważne, będziesz mógł przećwiczyć to na własnym case’ie. Czyli weźmiesz projekt (albo pomysł na projekt), który jest dla Ciebie istotny i pod okiem trenera przejdziesz przez pytania KISS PM. To trochę jak zrobienie tego one-page business case, ale z naszym wsparciem i feedbackiem.
Co realnie zmienia to podejście? Efekty, które zobaczysz szybciej niż myślisz
Efekty zobaczysz bardzo szybko. Przede wszystkim zyskasz spokój podejmowania decyzji. Zamiast zgadywać, będziesz wiedział, dlaczego dany projekt realizujecie, a innego nie. To duża ulga dla przedsiębiorcy, bo znika poczucie niepewności związane z myślą, że może to wcale nie był dobry pomysł. Decyzje są przemyślane, ryzyka jasno ocenione, a każda kolejna sytuacja buduje Twoją mądrość biznesową. Twoja firma zacznie lepiej wykorzystywać zasoby. Zamiast inwestować w projekty, które z czasem okazują się ślepą uliczką, szybki business case pozwoli wyłapać to na początku. Dzięki temu oszczędzasz pieniądze, czas i energię i możesz skierować te zasoby tam, gdzie naprawdę dają efekt.
Zauważysz też zmianę w kulturze pracy. Ludzie, którzy są włączeni w planowanie i widzą logiczne uzasadnienie projektu, działają bardziej świadomie i odpowiedzialnie. Zespół wie, po co to robicie i jaka jest stawka, więc łatwiej utrzymuje kierunek nawet wtedy, kiedy pojawiają się trudności :)
Na zakończenie, chcę Cię zachęcić: przetestuj to podejście u siebie.
Choćby na małym przykładzie. A jeśli czujesz, że potrzebujesz w tym temacie więcej wsparcia i wiedzy, to oczywiście zapraszam Cię na szkolenie „Fundament Zarządzania Projektami”. Tam krok po kroku nauczymy Cię, jak brać byka za rogi w kwestii planowania i oceny projektów. Wyjdziesz uzbrojony w proste narzędzia, które od razu zastosujesz. I co ważne – to wszystko w formie warsztatu, gdzie ćwiczysz na realnych danych, a nie sucha teoria.
Nie chcę tutaj robić jakiegoś twardego sales pitchu. Jeśli czujesz, że to dla Ciebie – spróbuj. Jeśli nie, też okej – zatrzymaj się na chwilę przed każdym dużym projektem i zadaj te kilka pytań. To już Cię ustawi lepiej niż większość konkurencji.
Kategorie: Zarządzanie projektami