Co ma wspólnego stworzenie świata, odkrycie Ameryki i mieszkanie, w którym mieszkasz? Zagadkę rozwiążemy na koniec, a teraz zabierzemy się za rozwiązywanie skomplikowanego świata zarządzania projektami.
Dla kogo jest ten artykuł:
Dla kierowników projektów, którzy rozpoczynają swoją pracę albo robili ją do tej pory na czuja i chcieliby uporządkować swoją wiedzę. Dla managerów, którzy zarządzają zespołami i nie są w stanie zorganizować pracę swojego zespołu bez wykorzystania zarządzania projektami Dla przedsiębiorców, którzy mają dużo energii do działania, ale często nie jest ona poukładana Te 3 grupy mają ze sobą bardzo dużo wspólnego. Po pierwsze ograniczone zasoby – żadna z tych osób nie ma nieograniczonej kasy i możliwości. Ma zespół, który potrzebuje zorganizować wokół konkretnego celu i ma bardzo dużo do roboty. Każda z tych grup może się od siebie też bardzo dużo nauczyć. Przedsiębiorcy mają bardzo dużo energii, potrafią tworzyć coś z niczego. To czego im brakuje to możliwość poukładania dużych firm, co często mają managerowie. Kierownicy projektów nie mają własnych zasobów i ludzi, muszą prowadzić projekty, więc kluczowe jest przywództwo. To co łączy te 3 grupy to przedsiębiorczość i przywództwo, które przekłada się na konkretny wynik.
Projekt – definicja
Skąd się wzięło słowo projekt? Czy nie można działać bez tych wszystkich projektów? Pewnie, że można. Natomiast jest tak, że pojawiają się wokół Ciebie nowe zadania, których nie robiłeś wcześniej, grubsze tematy, które trzeba zrealizować i okazuje się, że stare podejście, z którego korzystałeś przestaje działać. Właśnie wtedy pojawiają się projekty, po to podejście projektowe zostało stworzone. Myślenie w kategorii projektu pozwala Ci wejść na inny poziom efektywności. Bardziej świadomie działać i prowadzić z sukcesem zadania do końca. Podejście na zadaniach w pewnym momencie przestaje się sprawdzać. Napotykasz na coś co jest nowe, co jest stopniowo doprecyzowane i angażuje więcej osób wokół Ciebie.
Co to jest projekt? Jaka jest definicja projektu?
Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, zmierzające do stworzenia unikalnego produktu lub usługi. Projekty wyróżniają 3 cechy:
- Unikalność
- Tymczasowość
- Stopniowe doprecyzowanie
Sedno projektów jest ukryte w tych 3 punktach, które projekty wyróżniają. Unikalność oznacza coś nowego, coś nowego oznacza, że musimy się nauczyć nad tym pracować i oznacza pewnie trudności i problemy. Tymczasowość to drugi ważny element. Projekty mają mieć swój koniec. Jeżeli coś się wlecze w nieskończoność to projektem już nie jest, trzeba nad tym zapanować inaczej. Stopniowe doprecyzowanie – projekty mają to do siebie, że na początku dużo nie wiemy, a później w trakcie podejścia zarządzania projektem niwelujemy tą niepewność i zaczynamy coraz lepiej rozumieć co naprawdę chcemy dowieźć. Wiele osób tego nie rozumie i przez to pakuje się w problemy.
Obecnie słowo “projekt” kojarzy się głównie z dużymi przedsięwzięciami biznesowymi realizowanymi z dużym rozmachem i przy dużych nakładach finansowych. Budowa zakładu produkcyjnego, wprowadzenie nowego produktu na rynek itp. Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że na co dzień zajmuje się projektami. 99% ludzi pracujących umysłowo pracuje nad projektami. W większości przypadków mamy tu do czynienia z przedsięwzięciami realizowanymi przez małe zespoły od jednej do trzech osób i w stosunkowo krótkim czasie mniej więcej do sześciu miesięcy). Zorganizowanie imprezy firmowej, wprowadzenie nowego systemu obsługi klienta, odświeżenie strony internetowej to właśnie projekty. W życiu prywatnym też ciągle mamy do czynienia z projektami np. remont domu, znalezienie lub zmiana pracy, zrobienie doktoratu i wiele winnych
Cechy charakterystyczne projektów
- mają początek i koniec;
- są unikalne;
- są stopniowo doprecyzowane;
- mają jasno określony cel;
- zużywają zasoby;
- mają ograniczony zakres działań;
- mają ograniczony budżet;
- stanowią skończony ciąg powiązanych ze sobą zadań.
Projekt – czym nie jest w zarządzaniu projektami
W języku polskim słowo projekt dużo częściej kojarzy się z jakimś planem domu, czy czymś takim. W rozumieniu zarządzania projektami projekt = przedsięwzięcie. Czyli wszystko co się z tym wiąże – określenie pomysłu, zaplanowanie, przygotowanie, przeprowadzenie i zamknięcie. Zarządzanie projektami nie będzie zatem oznaczać siedzenie w biurze i przekładanie planów budynków z miejsca na miejsce ;), tylko kierowanie przedsięwzięciami (to dosłowne tłumaczenie „project management”, tylko brzmi mało sexy :( ).
Projekt – ale po co mi to?
Czasami zdarza się, że niektóre organizacje wpadają w „projektozę”, czyli traktowanie wszystkiego jak projektu. To faktycznie nie ma sensu. Podejście projektowe i myślenie w kategorii projektów może Ci jednak bardzo ułatwić życie. Zarządzanie projektami wymyślono po to, żeby nie marnować czasu. Założenie jest następujące: jeżeli zadbasz o to, żeby zaplanować sobie pracę i zorganizować ją dobrze to ukończysz ją z lepszym wynikiem niż gdybyś zaczął ją robić na żywioł. Pytanie, czy się z tym zgadzasz, czy nie? Oczywiście może okazać się, że plan projektu jest zrobiony marnie :(, bo tego też trzeba się nauczyć. No i czasem praca do wykonania jest tak prosta, że planowanie trwa dłużej niż sama praca, jednak… Rozejrzyj się wokół siebie i zobacz jak do pracy podchodzą choćby ogarnięte ekipy budowlane. U nich nie ma czegoś takiego, że łażą bez sensu i marnują czas. Dlaczego? Bo im szybciej zrealizują to, na co się z Tobą umówili tym więcej zarobią bo ruszą na kolejną budowę! Dlatego mają przemyślane jakie materiały im potrzebne, kiedy wchodzi który specjalista, jak to zoptymalizować, żeby zrobić szybko, zarobić dużo i jeszcze klient ich polecał! Projekt, przedsiębiorczość i przywództwo idą razem ze sobą. Chodzi o szerokie spojrzenie, inicjatywę i pracę z zespołem. Przykład projektu znajdziesz tutaj
Projekt – przykład z życia
Wyobraź sobie, że jesteś młodym, ambitnym managerem, przedsiębiorcą, kierownikiem projektu i dostajesz do opieki prowincję. Trzeba się zająć tym całym ogródkiem. Jest pięknie i wspaniale, pojawiłeś się tutaj, bo powiedzieli Ci, że są tu kwitnące sady, wspaniałe lasy, ekstra miasto, fabryka, która produkuje ryżowe ciasteczka, pola ryżowe… Wszystko jest super ogarnięte, wystarczy, że będziesz stał i cieszył swoje oczy widokiem. Okazuje się, że to wszystko jednak nie jest takie bajeczne…
Od czasu do czasu okaże się, że poszła plotka, że obce wojska będą najeżdżać naszą prowincję. Ludzie z pól ryżowych uciekli ze strachu. Na drodze od czasu do czasu wywali się wóz i zablokuje przejazd. Zanim ludzie uciekli z pól ryżowych, to zdążyli Ci powiedzieć, że są bardzo zmęczeni, bo muszą podlewać pola wiadrami i mają już tego dość. Od czasu do czasu z lasu, który w jednej części rośnie dziko wychodzi troll, który zjada Ci część ryżowych ciasteczek. Zaraz za trollem przyjdzie do Ciebie dzik. Masz też swojego szefa, który chce od Ciebie wygenerowania dużo więcej pracy z tej prowincji. Na początku wszystko wyglądało pięknie, a okazało się, że jest mnóstwo rzeczy do zrobienia, o których nie wiedziałeś na początku.
Każdy z nas ma taką prowincję do ogarniania. Obejmuje ono dużo rzeczy, którymi trzeba się zająć i od czasu do czasu pojawiają się wrzutki, katastrofy itd. Można do nich w bardzo różny sposób podchodzić. To podejście też ma znaczenie.
Teoria zakłada, że w życiu dzieją się nam dwie rzeczy – albo działania operacyjne (coś czym zajmujemy się na bieżąco i trwa cały czas, jest czymś powtarzalnym) albo projekty (coś nowego co jest tymczasowe, unikalne i stopniowo doprecyzowane). Zabawa polega na tym, że świat nie do końca jest czarno biały. Okazuje się, że są małe interwencje, które trzeba zrobić, które niby spełniają kryteria projektów, ale szkoda wytaczać wszystkie działa. Są też tematy – dziko rosnące. Nie wiesz do końca jak to działa i nie chcesz tego ruszać, żeby się nie wywróciło jak wóz na drodze.
Warto spojrzeć na te kategorie. Jakie działania operacyjne muszę utrzymywać, żebym dostarczał wartość i żeby mój biznes działał? Prowadzenie fabryki ryżowych ciasteczek, czyli coś co wytwarza pewien powtarzalny element będzie działaniami operacyjnymi. Nawadnianie i uprawianie pól ryżowych też będzie działaniem operacyjnych, wiadomo co trzeba robić. Przegląd dróg też będzie działaniem operacyjnym. Natomiast różne sytuacje, które nam się pojawiają sprawdzamy, w której kategorii się mieszczą, czy to nadal działanie operacyjne czy już projekt. Jeśli chodzi o “dziko rosnące” – w każdej firmie jest coś takiego. Coś co nie do końca ogarniasz, wolisz nie dotykać, bo w środku może być troll. Dla przedsiębiorców to może być Urząd Skarbowy i administracja, niech się dzieje nie wtykamy nosa. Dla managerów – procedury, to co się dzieje w centrali, lepiej tego nie ruszać. Jak jesteś kierownikiem projektu to tej dzikości jest bardzo dużo – powinien interesować cię Twój projekt, a resztę zostaw swojemu życiu.
Co zrobić jeśli przychodzą do Ciebie ludzie i mówią “nosimy za dużo wiader jest nam ciężko”. Można uruchomić projekt z systemem nawadniania, po to, żeby uruchomić automatyczny system nawadniania, żeby ludzie nie nosili wiader. Ograniczy to koszty, wymaga inwestycji, będzie tymczasowe, unikalne, bo nie mamy tego do tej pory, stopniowo doprecyzowane, bo najpierw pojawił się jedynie pomysł, a trzeba go ułożyć.
Wywrotka wozu – jeżeli robiłeś to dziesiątki razy – nie ma co specjalnie kombinować. Dzik czy troll – może się okazać, że to mała interwencja, ale może też przerodzić się w projekt. Prośba od szefa o większe zarabianie kasy z prowincji może się przerodzić w projekt albo nawet w program. Projekty służą temu, żeby bardziej dać sobie radę z tymi wszystkimi wydarzeniami, które się dzieją. Z doświadczenia pewnie wiesz, że jeżeli biegasz od pożaru do pożaru, to zamieniasz się w strażaka i bardzo trudno jest zapanować jest nad rzeczywistością. Jeżeli poukładasz robotę – co jest działaniami operacyjnymi, co projektem, a co interwencją, którą można zrobić zadaniami albo projektem a jakie tematy są dziko rosnące i nie chcesz ich porządkować to dużo łatwiej będzie ci ogarnąć rzeczywistość.
Projekty służą temu, żeby łatwiej było Ci pracować. Jeśli masz do zrobienia coś nowego, co ma początek i koniec, jest unikalne i stopniowo doprecyzowane, to masz do czynienia z projektem i warto byłoby podejść do tego projektowo.
Mam nadzieję, że rozjaśniłem trochę rzeczywistość :)
Jak myśleć o projektach, co warto zapamiętać:
Projekt: – określają 3 cechy: unikalność, tymczasowość i stopniowe doprecyzowanie – projekty są wszędzie – po polsku projekt to przedsięwzięcie – możesz zarządzać projektem formalnie i nieformalnie – pierwszym projektem było stworzenie świata Na koniec, jeżeli interesuje Cię zgłębienie Zarządzania Projektami i lubisz czytać to polecam Ci moją książkę „Zarządzanie Projektami Krok po Kroku. Szukałem dobrej książki i nie mogłem znaleźć takiej, która by w mój sposób opisywała świat projektowy, więc postanowiłem taką napisać. Napisałem ją kilka lat temu i od tamtego czasu codziennie 3 osoby tę książkę kupują. Nie tą samą, każdy kupuje swoją ;) Już ponad 6000 egzemplarzy od momentu wydania, więc rynek ją zweryfikował. W książce znajdziesz 3 case`y projektów rozpoczynanych od początku przez ich poprowadzenie, zaplanowanie, z omówieniem jakie dobre rzeczy zostały zrobione i jakie błędy. Plus w luźniej formie (tak mówią czytelnicy) podejście krok po kroku jak się odnaleźć w projektach. Dodatkowo do książki opracowałem karty, które pomagają na co dzień wykorzystać tę wiedzę i pamiętać. Książka ma tylko 240 stron, lekko się czyta ;)
Książka i karty do kupienia tutaj:
Mam nadzieję, że dołączysz do grona czytelników książki i kolejna książka znajdzie swój dom, zapraszam :)
Chcesz zarządzać projektami prosto, praktycznie i przyjaźnie? Poznaj metodę 12 Pytań KISS PM®!
Bezpłatny kurs online
Kategorie: Zarządzanie projektami