To nie narzędzia psują projekty, czyli kilka słów o systemie pracy – cz. I

Ostatnio na Linkedinie zadałem ostatnio jedno proste pytanie: „Co najbardziej rozwala korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami?”  Chciałbym podzielić się z Tobą pogłębioną analizą tego, co z tej ankiety wyszło i dlaczego moim zdaniem to nie jest historia o technologiach, tylko o systemie pracy, ludziach i nawykach, które albo ciągną projekty w górę, albo je torpedują.

Jak rozłożyły się głosy?

• 39% — „Każdy i tak działa po swojemu”
• 33% — „Niechęć ludzi do korzystania z narzędzia”
• 22% — „Narzędzie jest zbyt złożone/trudne”
• 7% — „Inne – napisz w komentarzu”

I teraz tak… jeśli połączymy dwie pierwsze odpowiedzi, to otrzymujemy brutalną prawdę, bo… w sumie daje to 72% problemów, które nie wynikają z samego narzędzia, tylko z tego, jak pracujemy. Tylko co piąta osoba złożoność narzędzia jako główny problem. W komentarzach pojawiły się rzeczy, które nie weszły do ankiety, ale dopełniły obraz:

• Brak wsparcia zarządu: “szeroka niechęć do zmiany organizacyjnej i brak wsparcia ze strony zarządu i procesów organizacji.”
• Brak zarządzania zmianą: “Brak zarządzania zmianą w organizacji.
  Ktoś decyduje o zakupie licencji i liczy, że samo się zadzieje i wszyscy będą korzystać. Niestety to tak nie działa.”
• Błędne rozumienie roli narzędzia: “Nie w mojej firmie, ale w wielu projektach, które miałam okazję audytować słyszałam, że najbardziej przeszkadza to, że te narzędzia nie działają. Nie, że fizycznie nie działają, tylko ludziom się wydaje, że jak wpiszą status albo ryzyko do narzędzia, to już sprawa jest załatwiona. Czyli bym powiedziała, że najbardziej przeszkadza brak zrozumienia roli jaką się przyjęło.”

Te odpowiedzi tylko potwierdzają, że najczęściej to nie technologia zawodzi, tylko sposób, w jaki z niej korzystamy. Albo nie korzystamy.  Przejdźmy do szczegółowej analizy tego, co tak naprawdę rozwala wdrożenia, gdzie się sypią dobre intencje i dlaczego nawet najlepszy system, jeśli trafi na złą glebę, po prostu nie wykiełkuje.

Narzędzie w chaosie tylko go digitalizuje

Wiele zespołów wdraża nowe narzędzie do zarządzania projektami z nadzieją, że magicznie zaprowadzi ono porządek . Że jak w końcu będzie „jeden system”, to wszystko się samo poukłada. Tyle że… nie poukłada się. Bo jeśli podstawy pracy zespołu od początku były nieustalone, to samo wdrożenie nowego programu staje się tylko przeniesieniem bałaganu w inne miejsce.

Pojawia się jakiś zgrzyt w projekcie, więc na szybko dokładamy rozwiązanie: nowy arkusz, dodatkowy czat, prywatne notatki. Za chwilę kolejny problem – więc kolejny plaster. Po kilku miesiącach tych prowizorek jest tyle, że nikt już nie ogarnia, gdzie co się dzieje.

Informacje rozrzucone w mailach, taskach, whiteboardach, callach i offline’owych notatkach. I wtedy zapada decyzja ???? „Kupmy wreszcie porządne narzędzie, to nam wszystko uporządkuje!”

Tyle że to narzędzie trafia na kompletny brak ustaleń. Każdy pracuje po swojemu, projekty są rozumiane inaczej, statusy znaczą coś innego dla każdej osoby, a zadania niby są wpisane… ale nie wiadomo, kto je faktycznie ogarnia. Jedni klikają, drudzy obserwują, trzeci nadal działają „na spotkaniu”.

To po prostu efekt tego, że nie ma jednego rytmu pracy, jednej ścieżki i jednego standardu. A nawet najlepsza aplikacja nie ułoży tego za Was. Nie zrobi „systemu”. Ona tylko pokazuje, jak bardzo go brakuje.

W skrócie:

• Nowe narzędzie nie zmienia systemu – ono tylko odbija to, co już jest (albo czego nie ma).
• Próby „gaszenia” bałaganu kolejnym narzędziem kończą się tym, że mamy bałagan… tylko cyfrowy.
• Bez wspólnego sposobu pracy każde narzędzie działa inaczej dla każdego = współpraca się rozsypuje.
•  Narzędzie nie rozwiązuje problemów organizacyjnych – ono je tylko ujawnia.
• Najpierw trzeba zbudować system pracy. Dopiero potem dobierać do niego technologię.

Opór zespołu i lęk przed narzędziem

Wdrożyliście narzędzie! Ale co, jeśli część zespołu uparcie z niego nie korzysta? Powodów oporu bywa kilka. Po pierwsze, strach przed nieznanym – gdy ludzie nie czują się pewnie, trzymają się starych metod. Jeśli zespół dostaje nową aplikację bez porządnego szkolenia (“masz login i radź sobie”), wiele osób szybko się zniechęci.

Nowy, złożony system może zwyczajnie onieśmielać – im bardziej skomplikowane narzędzie, tym większa pokusa wrócić do Excela lub notatnika, bo to znane i bezpieczne. Po drugie, brak natychmiastowej korzyści – jeśli narzędzie jest na starcie puste i trzeba je mozolnie wypełniać, pracownicy widzą w nim dodatkowy obowiązek.

Myślą: “Co mi przyjdzie z tego, że wpiszę wszystko do systemu?”. Dlatego od pierwszego dnia warto pokazać ludziom wartość: wprowadzić bieżące projekty, zadania, priorytety, tak aby każdy zobaczył, że nowy system ułatwia pracę zamiast ją dokładać.

W skrócie:

• Lęk przed zmianą: Bez odpowiedniego wdrożenia i wsparcia ludzie zostaną przy starych, wygodnych metodach.
• Złożoność onieśmiela: Im bardziej skomplikowane narzędzie, tym większa szansa, że część zespołu je porzuci.
• Natychmiastowa korzyść: Nowy system od razu powinien ułatwiać pracę (porządek, przejrzystość), inaczej będzie postrzegany jako zbędny obowiązek.

Nowe nawyki i konsekwencja

Wdrożenie narzędzia to proces zmiany nawyków. Często początkowo wszyscy się starają, a po chwili stare przyzwyczajenia wracają – bo brakuje konsekwencji. Wystarczy, że pozwolimy na wyjątki (ktoś znów zacznie działać poza systemem) i cały misterny plan się sypie.

Dlatego w pierwszych tygodniach trzeba postawić sprawę jasno: “Od dziś pracujemy tylko w narzędziu i kropka.” Oczywiście pojawi się niezadowolenie – nie ze złej woli, ale dlatego, że ludzie nie mają jeszcze wprawy, więc praca w nowy sposób początkowo trwa dłużej.

Stare sposoby wydają się łatwiejsze, bo są obcykane. Jeśli jednak na tym etapie odpuścimy (“Dobra, róbcie jak chcecie”), to cały wysiłek pójdzie na marne. Trzeba przetrwać ten trudny okres – wspierać zespół, cierpliwie tłumaczyć i samemu świecić przykładem. Po paru tygodniach nowy system zacznie wchodzić w krew i nikt już nie będzie chciał wracać do dawnego chaosu.

Przyznam Ci, że nawet mnie zmiana nawyków nie przyszła od razu ???? Gdy ostatnio zmieniałem swój własny proces pracy (po kilku latach utrwalonego rytmu), czułem, że muszę się przeprogramować. Pomogło mi proste ćwiczenie – spisałem sobie małą “ściągę”: co po kolei zrobić każdego ranka w nowym systemie. Przez pierwsze dni zerkałem do niej przy kawie; po tygodniu nie była już potrzebna, bo nowy rytm wyszedł w krew. Morał? Nawet ekspert od narzędzi czasem musi świadomie wypracować nowe przyzwyczajenia – i nie ma w tym nic złego.

W skrócie:

• Dyscyplina przede wszystkim: Na początku trzeba twardo pilnować pracy w nowym narzędziu – żadnych odstępstw.
• Trudny start to norma: Daj ludziom czas wyrobić nawyki; nie zrażaj się chwilowym spadkiem tempa pracy.
• Przykład z góry: Lider zespołu sam musi przestrzegać nowych zasad – inaczej trudno oczekiwać tego od innych.

 Bez podstaw (systemu pracy i ról) daleko nie zajdziesz

Żaden program nie zastąpi dobrze ułożonego systemu pracy w firmie. Narzędzie jest tylko elementem układanki – musi pasować do szerszego obrazka. Najpierw ustalcie, jak pracujecie jako zespół: procesy, etapy, rytuały (np. planowanie projektów, cotygodniowe przeglądy zadań).

Druga kwestia to role i odpowiedzialności. Czy wiadomo, kto dba o cały ten proces i porządek w projektach? W idealnej sytuacji jest kierownik projektu lub PMO, który nadzoruje pracę. W mniejszych firmach formalnych ról może nie być – wtedy warto wyznaczyć choćby nieoficjalnie opiekuna narzędzia.

Kogoś, kto lubi te aplikacje i będzie służyć pomocą reszcie. Brak wyznaczonych ról powoduje, że nowy system szybko staje się sierotą – niby jest, ale nikt nie sprawdza, czy wszyscy z niego korzystają i czy dane są aktualne. Zanim wdrożycie narzędzie, ustalcie podstawowy podział obowiązków: kto zakłada projekty, kto aktualizuje statusy, kto monitoruje terminy. To mogą być łączenie funkcji (jedna osoba nosi kilka “czapek”), byle każdy wiedział, za co odpowiada.

W skrócie:

• Najpierw system, potem narzędzie: Ustalcie procesy, zasady i sposób współpracy, a dopiero potem dobierajcie do nich aplikację.
• Jasne role: Każdy powinien wiedzieć, za co odpowiada (projekty, zadania, terminy) – inaczej korzystanie z narzędzia będzie chaotyczne.
• Opieka nad narzędziem: Dobrze, gdy ktoś czuwa nad porządkiem w systemie (aktualność danych, wsparcie dla innych). Bez tego narzędzie szybko „sierocieje”.

Co dalej?

To dopiero wierzchołek góry lodowej skutecznej pracy z narzędziami. Prawda jest taka, że samo narzędzie nic nie zmieni, dopóki nie zadbasz o opisane wyżej fundamenty.

Fundamenty = system!

W najbliższych tygodniach będzie więcej, o tym dlaczego typowe wdrożenia narzędzi projektowych zawodzą i co trzeba poukładać. Będzie mowa o kluczowych kwestiach:

• Systemie pracy, standardach, nawykach, rolach oraz najczęstszych błędach we wdrożeniach.
• Wyjaśnię też, dlaczego same funkcje narzędzia nic nie zmieniają, jeśli brakuje odpowiedniego kontekstu.
• Szykuje się solidna dawka wiedzy– czysta świadomość i diagnoza.

Przygotuj się na konkrety i praktyczne wskazówki, które pomogą Ci zapanować nad chaosem i uczynić z narzędzi prawdziwą dźwignię efektywności Twojego zespołu. A może właśnie czytasz ten mail i przy każdym punkcie myślisz: „Okej, to dokładnie u nas. Tak to właśnie wygląda.” – to zerknij tutaj >> Dźwignia Narzędziowa™ <<