Narzędzia do zarządzania projektami. Odpowiadam na Wasze pytania!

Rewolucja w narzędziach do zarządzania projektami już jest, a dzisiaj odpowiedzi na pytania, które chcielibyście zadać ale boicie się ich zadać. Tym razem nie baliście się i dziś q&a na temat narzędzi do zarządzania projektami.

Format jest prosty jest pytanie jest odpowiedź.

Zacznijmy małym wstępem – część moich wypowiedzi może dla niektórych wydać się kontrowersyjna okej mi to absolutnie pasuje, to co chcę Wam pokazać wynika z mojego doświadczenia, z naszej wiedzy. Zaczynamy.

Jak zachęcić ludzi do korzystania z narzędzia?

Najczęściej problem nie jest w tym, że ludzie są oporni na zmiany albo że „nie lubią narzędzi”. Problem jest w tym, że ktoś przychodzi i mówi: „wdrażamy nowe narzędzie”, ale nikt wcześniej nie odpowiedział na pytanie po co. Ludzie nie wiedzą, jaki konkretnie problem to ma rozwiązać i dlaczego w ogóle mamy się na to przestawiać.

Jeżeli narzędzie pojawia się jako pomysł sam w sobie, to z perspektywy zespołu oznacza to tylko jedno: więcej roboty. Trzeba się nauczyć czegoś nowego, wprowadzić dane, zmienić sposób pracy, pilnować dodatkowych rzeczy. Koszt jest natychmiastowy i bardzo realny, a korzyści są albo ogólne, albo obiecane „na później”.

Dlatego ja zawsze zaczynam od problemu, a nie od narzędzia. Od nazwania tego, co nas faktycznie boli. Na przykład: „Słuchajcie, spędzamy mnóstwo czasu na spotkaniach, gubią się informacje, nie wiemy, co się dzieje w projektach. Rzeczy się rozjeżdżają, nie wystawiliśmy faktury, straciliśmy pieniądze, kupiliśmy coś za późno – znowu straciliśmy pieniądze. Musimy coś z tym zrobić, bo inaczej tracimy kasę z firmy i z naszych premii.”

Dopiero kiedy ten problem jest jasno nazwany, można sensownie powiedzieć: „OK, to w takim razie potrzebujemy narzędzia, które pomoże nam to ogarnąć”.

• ludzie nie kupują narzędzi, tylko rozwiązania swoich problemów

• jeżeli nie pokażesz problemu, narzędzie będzie traktowane jak fanaberia

• koszt zmiany (czas, wysiłek, emocje) zawsze ponosi zespół

• korzyści muszą być konkretne i widoczne, a nie „kiedyś w przyszłości”

• zaczynaj od bólu, dopiero potem pokazuj rozwiązanie

• wdrażanie najlepiej oprzeć na osobach otwartych i rozsądnych

• reszta potrzebuje jasnych zasad i konsekwencji, a nie negocjacji bez końca

Które narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze?

To jest pytanie w stylu: który samochód jest najlepszy albo które buty do biegania są najlepsze. Bez kontekstu to pytanie nie ma sensu. Najpierw trzeba wiedzieć, do czego to narzędzie ma służyć i jak firma faktycznie pracuje.

Kiedyś próbowaliśmy podejść do tego „obiektywnie” – porównać wszystkie narzędzia, rozpisać funkcjonalności, zrobić tabelki i punktację. Pomysł wyglądał dobrze, ale w praktyce się nie sprawdził. Narzędzi jest za dużo, ciągle się zmieniają, a same funkcje niewiele mówią o tym, czy da się na nich sensownie pracować w konkretnej firmie.

Dlatego zamiast szukać jednego „najlepszego” narzędzia, zawęziliśmy wybór do kilku, które naszym zdaniem są po prostu dobre i sprawdzone. A potem trzeba wziąć to, co faktycznie robicie w firmie, i sprawdzić, które z nich najlepiej to wspiera. Idealnego narzędzia nie ma, zawsze są kompromisy.

• nie ma jednego najlepszego narzędzia dla wszystkich

• wybór zależy od tego, jak pracuje firma

• porównywanie setek funkcji niewiele daje

• lepiej zawęzić wybór do kilku sensownych opcji

• narzędzie ma wspierać pracę, a nie ją komplikować

Co my rekomendujemy? Asana, Monday, Teamsy, Office 365, ClickUp, ICProject, Jira.

Jakie są najważniejsze funkcje, których powinienem szukać  w narzędziu do zarządzania projektami dla organizacji o średniej wielkości z różnorodnymi projektami?

Tutaj warto się trzymać pewnego modelu. Jak myślimy o narzędziu do zarządzania projektami – w naszej filozofii nie zakładamy, że masz tylko narzędzie do zarządzania projektami. Trzeba o tym myśleć na czterech poziomach. Mamy poziom ludzi, którzy wykonują zadania.

• Menadżerów, którzy zarządzają ich pracą.
• Kierowników projektów, którzy prowadzą projekty pracując z ludźmi, którzy wykonują i prosząc o zasoby menadżerów, którzy z kolei zarządzają czasem ludzi, którzy wykonują pracę.
• Wreszcie mamy poziom zarządu, kontroli wszystkich projektów, całego portfela i działania.

Zrobiliśmy badanie nt. tego co jest najbardziej potrzebne. Jest kilka elementów – pierwsze czego potrzebujecie? Podstawą są tablice kanbanowe do codziennej pracy, możliwość budowania harmonogramów i osi czasu dla projektów oraz jakiś sposób kontrolowania obciążenia ludzi. Na poziomie całej organizacji kluczowy jest widok portfela projektów i proste raportowanie. Najważniejsza cecha to jednak elastyczność – narzędzie powinno dawać się dopasować do struktury i procesów firmy, a nie zmuszać firmę do dopasowania się do narzędzia.

• różne role = różne potrzeby

• kanban to absolutna podstawa

• harmonogram i oś czasu są konieczne

• warto kontrolować obciążenie ludzi

• potrzebny jest widok wszystkich projektów

• kluczowa jest elastyczność narzędzia

Mój ulubiony proces to jest CRM połączony z projektami, połączony z innymi zadaniami i wszystko na jednym narzędziu, w jednej rzeczywistości.

Na jakim narzędziu pracujesz?

Tu jest kwestia historii mojej pracy z narzędziami. W korpo pracowaliśmy na pakiecie Windows, więc to był Outlook i w Outlooku zarządzanie zadaniami i kalendarzem świetnie się sprawdzało. Zarządzanie projektami robiłem w trzech narzędziach. W Excelu, drugie żeby było śmiesznie robiłem to też w Wordzie (2003 rok) plus do tego oczywiście był Excel z Issue Listą, bo innego narzędzia nie było. Trzecie Microsoft Project ale to rzadziej.

Później przerzuciłem się z zarządzaniem czasem na FreeMind czyli pracę na mapach myśli, a później jak zacząłem prowadzić swoją firmę przerzuciliśmy się w pewnym momencie na Trello.  Wersja darmowa, było świetnym narzędziem do czasu, aż nam firma urosła do poziomu w którym ja przestałem widzieć jak na osi czasu rozkładają się nasze plany.

Po prostu zacząłem się w tym gubić i zacząłem szukać innego narzędzia Trello w wersji płatnej było takie sobie wtedy, przerzuciliśmy się na Asanę, która w tamtym momencie, to parę lat temu wydawała mi się ciężka i toporna. Aktualnie wciąż działamy w Asanie jako firma i świetnie to działa. To jest cały rozwój, przez te parę lat korzystania ja znam narzędzia, mam ekspertów od konkretnych narzędzi, bo trzeba siedzieć na bieżąco pod kątem wszystkich zmian. Jednocześnie jako zespół cały czas się uczymy jak go rozwijać lepiej. I w tym momencie mamy projekty, mamy portfel projektów mamy procesy typu CRM, mamy bazę wiedzy, różne filmy opisujące co trzeba robić.  Dla mnie to jest one tool solution i tu jesteśmy.

Mamy narzędzia do zarządzania projektami, zarządzania zadaniami ale do tego mamy narzędzia jakieś specjalistyczne ja na przykład lubię Murala z którego korzystam, mamy kilka jeszcze różnych opcji tak jak Streamyard, takie narzędzia specjalistyczne.

Jakie są typowe pułapki lub błędy na które powinniśmy uważać podczas wyboru i wdrażania narzędzia do zadania projektami?

Pierwsza i najbardziej klasyczna pułapka to myślenie, że samo narzędzie rozwiąże problemy. Nie rozwiąże. Kupienie narzędzia działa dokładnie tak jak kupienie młotka – samo nic nie wbije. Trzeba się nauczyć z niego korzystać i zrozumieć, gdzie co jest. Część rzeczy będzie intuicyjna, część nie. I to jest normalne.

Drugi błąd to brak prostego, bazowego procesu na start. Najpierw przenosimy projekty albo pracę zespołu do narzędzia i dajemy sobie czas, żeby na tym popracować. Miesiąc wystarczy, żeby zobaczyć, co działa, a co nie. Dopiero potem ma sens decydować, co rozwijamy, a z czego rezygnujemy. Tu bardzo pomaga ktoś, kto umie powiedzieć „to wdrażamy”, a „tego nie”.

Kolejna rzecz to dyscyplina. Trzeba się umówić, że pracujemy w tym narzędziu, a nie obok niego. Zespół i firma się rozwijają, więc w pewnym momencie coś zacznie się „przytykać”. To nie znaczy, że narzędzie jest złe. Często oznacza to, że trzeba poprawić proces albo zaprosić kogoś, kto pomoże to poukładać.

I największy błąd ze wszystkich: każecie ludziom pracować na dwóch narzędziach jednocześnie. Zadania w narzędziu, a raporty w mailu. To zabija adopcję. Po co to robić – naprawdę nie ma sensu.

• samo narzędzie niczego nie załatwi

• trzeba nauczyć się z niego korzystać i się go nie bać

• zaczynaj od prostego procesu i daj mu czas

• ktoś musi podejmować decyzje „wdrażamy / nie wdrażamy”

• potrzebna jest konsekwencja w pracy na narzędziu

• problemy często wynikają ze wzrostu zespołu, nie z narzędzia

• nie każ ludziom pracować na dwóch narzędziach naraz

Po co wdrażać narzędzie jeżeli wszystko działa bez niego?

Jeżeli wszystko naprawdę działa bez narzędzia, to być może nie ma sensu niczego zmieniać. Pierwsze pytanie brzmi jednak: czy to działa dla wszystkich, czy tylko dla części zespołu. Bardzo często jest tak, że „działa”, bo ktoś robi robotę za kogoś innego, pilnuje informacji albo spina wszystko w głowie.

Dla mnie praca na narzędziach to jest po prostu podatek od współpracy. Samemu możesz pracować w zeszycie i nikomu nic do tego. Ale jeżeli masz dziesięć osób, z których każda pracuje „u siebie”, to koszt zsynchronizowania tego wszystkiego robi się absurdalnie wysoki. Jako właściciel firmy wolę ten czas i pieniądze przeznaczyć na premię albo sensowne działania, a nie na odczytywanie cudzych notatek.

Ten podatek od współpracy dotyczy komunikacji. W zespole nie wystarczy coś zrobić. Trzeba jeszcze powiedzieć: zacząłem, pracuję, skończone, tu są wyniki i ktoś dalej ma z tym coś zrobić. Jeżeli to ląduje w zeszycie, mailu albo Excelu, do którego nikt nie zagląda, to systemowo to nie działa, nawet jeśli „jakoś się kręci”.

Jeżeli macie widoczność projektów, wiecie co się dzieje, macie kontrolę nad opóźnieniami i rentownością i wszystko trybi – super, nie ma potrzeby niczego na siłę wdrażać. Ale w momencie, kiedy to zaczyna się rozjeżdżać, narzędzie często jest najprostszym sposobem, żeby ten koszt współpracy obniżyć.

• jeśli naprawdę wszystko działa, nie trzeba nic zmieniać

• pytanie brzmi: czy działa dla całej firmy, a nie dla pojedynczych osób

• narzędzie to podatek od współpracy, a nie gadżet

• bez narzędzia koszt synchronizacji zespołu szybko rośnie

• problemy często wychodzą dopiero przy większym zespole

• nie wdrażaj na siłę, ale reaguj, gdy system przestaje działać

Czy są narzędzia do zarządzania projektami szczególnie polecane dla branży w której działa moja firma (budownictwo)?

Często słyszy się, że w budownictwie „powinno się” pracować na Microsoft Project, w marketingu na Asana, a w IT na Jira. Tylko że to jest duże uproszczenie. Branża sama w sobie nie decyduje o tym, jakie narzędzie ma sens. Decyduje sposób pracy firmy.

Pracowaliśmy z firmami budowlanymi, w których Microsoft 365 plus MS Project sprawdzały się bardzo dobrze, ale też z takimi, gdzie dużo lepiej działała Asana. Były też mniejsze firmy, gdzie wybieraliśmy zupełnie inne, prostsze narzędzia. Kluczowe nie jest to, co „wszyscy w branży” używają, tylko to, jak wyglądają wasze procesy, skala projektów i sposób współpracy.

Dużą pułapką w budownictwie jest mylenie zarządzania projektami z obiegiem dokumentów. Przy dużych inwestycjach obieg dokumentów faktycznie staje się krytyczny, ale system do dokumentów to nadal system do dokumentów. To nie są narzędzia zaprojektowane do zarządzania komunikacją, decyzjami i współpracą w projekcie, nawet jeśli mają do tego jakieś „dodatkowe funkcje”.

• nie ma jednego narzędzia „dla budownictwa”

• ważniejszy jest sposób pracy niż branża

• porównywanie się do innych firm bywa pułapką

• MS Project, Asana czy inne narzędzia mogą działać równie dobrze

• obieg dokumentów to nie to samo co zarządzanie projektami

Jak oceniasz znaczenie integracji narzędzia do zarządzania projektami z innymi systemami które już używamy, na przykład CRM, systemy księgowe? Jakie integracje są kluczowe?

Szczerze? Najczęściej to nie jest kluczowe na starcie. Większość firm i tak działa w świecie, który jest słabo zintegrowany. Dane krążą w Excelach, CSV-kach, mailach albo są przepisywane ręcznie. Duże firmy nie nadążają z integracjami, bo za dużo się dzieje. Małe nie robią ich, bo mają ważniejsze rzeczy do ogarnięcia.

Ja osobiście wierzę w podejście one-tool solution. Chcę w jednym narzędziu widzieć to, co jest potrzebne do prowadzenia projektów: postęp, obciążenie ludzi, podstawowe koszty. To nie znaczy, że inne systemy znikają. Księgowość dalej pracuje w swoim systemie, bo do tego on służy. I to jest OK.

Kluczowe jest co innego: najpierw opanujcie jedno narzędzie i proces, a dopiero potem zastanówcie się, jakie informacje faktycznie muszą przepływać dalej. W większości przypadków wystarczy najprostszy możliwy sposób przekazania danych. Często ręczny. Integracja techniczna to kolejny etap, nie punkt startowy.

Bardzo częsty przykład to praca na Asana i Jira. IT działa w Jirze, reszta firmy woli Asanę. I zamiast na siłę wszystko integrować, najprostszą „integracją” bywają regularne spotkania statusowe albo wymiana danych między systemami wtedy, kiedy to naprawdę potrzebne.

• integracje rzadko są najważniejsze na początku

• większość firm i tak działa częściowo ręcznie

• najpierw opanuj narzędzie i proces

• skup się na realizacji projektów i zasobach

• dane można przekazywać prostymi metodami

• integracje techniczne to kolejny krok, nie start

Co myślę o Microsoft Project?

Przez długi czas Microsoft Project miał aurę narzędzia „do prawdziwych projektów”. I faktycznie: jeżeli umiesz zarządzanie projektami, masz dużo zadań, zależności, chcesz liczyć ścieżkę krytyczną, zapasy czasu, symulować przesunięcia – Microsoft Project robi to świetnie. To jest bardzo mocny kombajn.

Problem w tym, że dla 99% projektów to jest po prostu za duże narzędzie. Trzeba umieć z niego korzystać, dobrze zamodelować projekt i wiedzieć, po co w ogóle sięga się po taką precyzję. W praktyce Microsoft Project ma sens tam, gdzie projekty są duże, złożone i naprawdę oparte na zależnościach. Dlatego ja traktuję go jako trzeci wybór – wtedy, kiedy prostsze narzędzia przestają wystarczać.

• bardzo mocne narzędzie do harmonogramowania

• świetne przy dużych, złożonych projektach

• dla większości firm po prostu za ciężkie

• sensowne raczej jako trzeci wybór

Jak sprawić, żeby narzędzie nie stało się biurokracją?

Jeżeli narzędzie dokłada ludziom pracy, raportów i obowiązków, to nie jest problem narzędzia. To jest problem źle zaprojektowanego procesu.

Najpierw trzeba ustalić, jak faktycznie pracujecie: gdzie tracicie czas, gdzie gubią się informacje, gdzie uciekają pieniądze, co jest powtarzalne i bez sensu. Dopiero potem modeluje się to w narzędziu tak, żeby było jak najprościej, a nie „jak najdokładniej”.

Kluczowe są punkty kontrolne i automatyzacja informacji. Dobre narzędzie potrafi samo informować ludzi o tym, co się dzieje, bez dodatkowych raportów i spotkań. Dzięki temu zamiast dokładać biurokrację, zdejmujecie ją z zespołu.

• jeśli narzędzie dokłada roboty, proces jest zły

• najpierw upraszczaj pracę, potem ją modeluj

• automatyzuj przepływ informacji

• dobre narzędzie zmniejsza liczbę raportów i spotkań

Czy istnieją darmowe narzędzia do zarządzania projektami, które polecasz?

Praktycznie każde narzędzie ma swoją wersję darmową lub trial. Jak ja bym miał od któregokolwiek zacząć darmowego to zacznijcie od takiego, które później wybralibyście gdybyście chcieli już kupić. Dlatego, że koszt potrzebny na oswojenie się z narzędziem i tak poniesiecie. A jak będziecie musieli się przesiadać z jednego na drugie no to możecie się zajechać.

Musi być jakaś tam darmowa wersja, żebyście zobaczyli czy umiecie już korzystać z tego narzędzia i czy napotkamy się na ograniczenia. Natomiast darmowe narzędzie do zarządzania projektami polecam tylko i wyłącznie dla osób, które zaczynają działalność i pracują same albo z malutkim zespołem i naprawdę tną koszty.

Darmowe narzędzia to pułapka, darmowe narzędzia są dobre dla studentów, darmowe narzędzia mogą być dobre dla fundacji do pewnego momentu ale też się nie będą opłacać. Po prostu lepiej zapłacić.

• prawie każde narzędzie ma wersję darmową lub trial

• zaczynaj od narzędzia, które potencjalnie i tak kupisz

• darmowa wersja służy do testów, nie do skalowania

• ma sens przy jednoosobowej działalności lub bardzo małym zespole

• na dłuższą metę lepiej zapłacić niż się męczyć

Jakie narzędzia najlepiej sprawdzają się w pracy zdalnej?

Każdy się sprawdzi pod warunkiem, że potrafimy się nim posługiwać. Wszystkie mają podobne funkcjonalności. Zlecasz zadanie, ktoś widzi że to zadanie dostał, jesteś w stanie się komunikować. Tutaj nie widzę ograniczeń, wszystkie te które pracują teraz w chmurze w pracy zdalnej sprawdzą się świetnie. Dla tych, którzy chcą kontrolować też czas pracy to większość albo ma wpisane kontrolę czasu pracy albo można dodać do tego pluginy. Moja filozofia jest taka – nie chodzi o kontrolę samą sobie tylko pilnowanie siebie, żeby  dostarczać właściwej jakości pracę.

Dźwignia Narzędziowa

Rewolucja w narzędziach do zarządzania projektami już jest, mamy nowe, świetne rozwiązanie, petarda – Dźwignia Narzędziowa. To jest idea tego, żeby wam w jeden dzień przekazać to jak podejść do wdrożenia narzędzi w firmie. Pokażę wam gotowy model na którym można pracować, kompletny system pracy z narzędziami od zarządu przez menadżerów, kierowników projektów, ludzi. Jak zautomatyzować sobie pracę i pokażę wam jak to działa w praktyce.

Na potrzeby tej dźwigni narzędziowej tworzymy wirtualną firmę w narzędziu, gdzie pokażemy jak operować na kilkudziesięciu projektach. Jak one się sobą łączą, jak wygląda zarządzanie zasobami, jak może to zrobić marketing, sprzedaż, produkcja i tak dalej. Specjalnie dla was powstaje firma z osobowościami, z ludźmi z konkretnymi wyzwaniami, które będę wam pokazywał i będę wam pokazywał jak się je rozwiązuję właśnie patrząc systemowo. Można sobie wyobrazić Aha jak by wyglądała moja organizacja, gdyby była w 100% dojrzała, korzystała z narzędzia i działała, żeby pokazać wam ścieżkę, którą możecie pójść.

Zapraszam serdecznie https://leadership-center.pl/dzwignia-narzedziowa

VIDEO