Jak wdrożyć narzędzia do zarządzania projektami?

Jak wdrożyć narzędzia do zarządzania projektami i nie zrobić sobie krzywdy

Bierzesz narzędzie do zarządzania projektami i problemy znikają. Narzędzia mają tę magiczną moc, że jeżeli się je przyłoży do rzeczywistości, to wszystko nagle zaczyna działać. A może jednak nie. Najczęściej nie. I właśnie o tym jest ten tekst: jak podejść do wdrażania narzędzi do zarządzania projektami, żeby faktycznie pomagały, a nie tylko wyglądały dobrze na prezentacji.

Pomysł na ten wpis wziął się z powtarzającego się schematu. Ktoś ma problem w projektach, kupuje narzędzie i oczekuje, że problem zniknie. To jest krok w dobrą stronę, ale bardzo często okazuje się, że to, co obiecał konsultant sprzedający narzędzie, nie do końca ma przełożenie na rzeczywistość. Albo narzędzie jest w porządku, tylko czegoś w całym układzie brakuje. I wtedy zaczyna się frustracja.

Najpierw opowiem o najczęstszych pułapkach myślowych przy wdrażaniu narzędzi. Potem pokażę, dlaczego sam wybór narzędzia bywa osobnym problemem. Na końcu przejdę do tego, na co faktycznie warto zwracać uwagę i jak my do tego podchodzimy w pracy z klientami.

„Gdybyśmy tylko mieli narzędzie”

To jedna z najczęstszych myśli. Gdybyśmy tylko mieli narzędzie, to wszystko by ruszyło. Dotyczy to nie tylko zarządzania projektami. Jest problem ze sprzedażą, wdrażamy CRM. Jest problem z komunikacją, kupujemy kolejne narzędzie. Czasem to działa, ale bardzo często problemy są głębiej.

Jeżeli macie sytuację, w której proces jest poukładany, ludzie wiedzą co robią, a jedynym problemem jest chaos w mailach czy gubienie informacji, to narzędzie faktycznie może pomóc. Ale bardzo często przy wdrażaniu narzędzia nagle wychodzi, że proces, według którego pracujecie, jest pełen nieuświadomionych skrótów, obejść i przyzwyczajeń. Wtedy pojawia się opór i zniechęcenie.

Wdrożenie narzędzia oznacza konieczność przyjrzenia się temu, jak faktycznie pracujecie. To jest trudne, szczególnie gdy jesteście na poziomie nieświadomej kompetencji i nie do końca wiecie, jak coś robicie. W takich sytuacjach brak analizy procesu przed doborem narzędzia oznacza marnowanie czasu i energii.

„Ogarnęliśmy narzędzie, tylko coś nie pykło”

Drugi częsty scenariusz. Narzędzie zostało wdrożone, wszyscy wiedzą, jak powinno działać, a mimo to coś nie gra. Zaczynasz się przyglądać i okazuje się, że w narzędziu jest kilkanaście tablic, każda z trzema zadaniami, a ludzie spędzają więcej czasu na szukaniu informacji niż przed wdrożeniem.

To są niuanse, które z zewnątrz brzmią banalnie, ale przy realnym wdrożeniu łatwo je przegapić. Ten moment jest szczególnie niebezpieczny, bo wiele organizacji w tym miejscu rezygnuje z narzędzi w ogóle. A bardzo często problemem nie jest narzędzie, tylko sposób jego użycia.

Jest stary dowcip o drwalach na Syberii, którzy kupili piłę motorową, ale nie wiedzieli, że ma silnik. To dokładnie ten przypadek. Narzędzia mają mnóstwo funkcji, które trudno odkryć w pięć minut, gdy jesteście obciążeni bieżącą pracą. Nie warto się poddawać po pierwszym nieudanym podejściu.

„Ma być tak samo jak było”

Kolejna pułapka. Zespół do tej pory pracował na wspólnym dysku, Excelach i prezentacjach. Działało całkiem nieźle, bo ludzie nauczyli się w tym funkcjonować. Potem pojawia się nowe narzędzie, które oferuje dużo więcej możliwości, ale zespół próbuje robić wszystko dokładnie tak samo jak wcześniej.

Nowe narzędzie oznacza zmianę sposobu pracy. Jeżeli nic nie ma się zmienić, to często lepiej zostać przy starym rozwiązaniu. Próba używania nowego narzędzia starymi metodami kończy się frustracją i poczuciem, że „to nie działa”.

„My robimy to tak, innym też powinno pasować”

W większych organizacjach często jeden dział wypracowuje sobie sposób pracy w narzędziu i próbuje narzucić go wszystkim innym. U jednych to działa, u innych kompletnie nie. Jeden dział pracuje projektowo, inny procesowo. Te same tablice, te same ustawienia i te same zasady nie zawsze mają sens.

Problem rzadko leży w samym narzędziu. Najczęściej chodzi o brak dopasowania do realnej pracy danego zespołu. Elastyczne narzędzie pozwala na różne konfiguracje, ale wymaga zrozumienia procesu i potrzeb poszczególnych działów.

„Wrzucamy wszystko do narzędzia i śmiga”

Nie, nie śmiga. Zasada jest prosta: śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu. Część rzeczy trzeba wyczyścić, uprościć albo zaprojektować od nowa. Przejście z maila i Excela do wspólnego narzędzia daje ogromne korzyści, ale wymaga inwestycji czasu i uwagi.

Jeżeli nie chcesz nic zmieniać i chcesz pracować dokładnie tak jak wcześniej, to lepiej zostań przy obecnym rozwiązaniu.

Dlaczego wybór narzędzia to osobny problem?

Na tym etapie często pojawia się kolejne pytanie: skoro narzędzie nie jest magicznym rozwiązaniem, to jak je w ogóle wybrać. Problem polega na tym, że narzędzi do zarządzania projektami jest bardzo dużo, a marketing każdego z nich obiecuje rozwiązanie wszystkich problemów.

Porównywanie narzędzi zajmuje mnóstwo czasu. Na powierzchni wiele z nich wygląda podobnie, ale zostały zaprojektowane do rozwiązywania konkretnych problemów lub pracy w określonym kontekście. Dochodzą do tego pułapki cenowe, darmowe wersje, które przestają wystarczać przy większej skali, oraz kombajny, które robią wszystko, ale niekoniecznie dobrze.

Do tego dochodzą blokady organizacyjne. Nawet najlepsze narzędzie nie zadziała, jeśli nie ma adopcji, komunikacji i spójnych nawyków raportowania. Jeżeli ludzie mają pracować w narzędziu, a raportować mailem, to bardzo szybko wrócą do starych metod.

Na co warto zwracać uwagę przy wdrażaniu narzędzi

W praktyce problemy, które przypisujemy narzędziom, bardzo często wynikają z innych obszarów. Projekty się spóźniają nie dlatego, że nie ma narzędzia, tylko dlatego, że nie ma jasnych ról, priorytetów, komunikacji, planowania zasobów albo sensownego procesu projektowego.

Dlatego przed wdrożeniem narzędzia warto zastanowić się, gdzie faktycznie leży problem. Narzędzie jest na końcu łańcucha przyczyn, a nie na jego początku. Najlepsze efekty daje równoległa praca nad procesem i narzędziem.

Jak my podchodzimy do dopasowania narzędzi

Pracując z klientami zaczynamy od analizy: jak działa proces, kto i do czego potrzebuje narzędzia, jakie funkcje są naprawdę istotne. Na tej podstawie tworzymy kryteria porównania narzędzi i przygotowujemy zestawienie dostępnych opcji, wchodząc głębiej niż marketingowe opisy.

Na końcu rekomendujemy kilka sensownych rozwiązań i pomagamy w uruchomieniu, szkoleniu i wdrożeniu. Dzięki temu zespoły nie zostają same z narzędziem, którego nikt nie używa, i mają pewność, że to, co wdrażają, faktycznie wspiera ich sposób pracy.

Dźwignia Narzędziowa™ – pierwszy krok do sensownej pracy z narzędziami

Jeżeli chcesz podejść do pracy z narzędziami w sposób świadomy i systemowy, a nie metodą prób i błędów, pierwszym krokiem jest poukładanie sposobu myślenia o narzędziach, procesach i pracy zespołów.

Właśnie temu służy szkolenie Dźwignia Narzędziowa™. To nie jest szkolenie z jednego konkretnego narzędzia, tylko pokazanie, jak budować dźwignię z narzędzi, niezależnie od tego, czy pracujesz w Asanie, ClickUpie, Jira, Notion, czy jeszcze gdzieś indziej. Bez magicznych obietnic, za to z bardzo konkretnym podejściem do procesów, współpracy i realnej pracy w projektach.

Jeżeli narzędzia w Twojej firmie bardziej przeszkadzają niż pomagają, albo czujesz, że potencjał jest niewykorzystany, to jest właściwe miejsce na start.