Jak szkolić i uczyć online? Poradnik krok po kroku! - Leadership Center

Jak szkolić i uczyć online? Poradnik krok po kroku!

Całkiem niedawno w związku z nową sytuacją było sporo obaw. Czy da się szkolić on-line? Czy ludzie wytrzymają tyle godzin na szkoleniu? Czy da się „utrzymać jakość?” Jak ludzie to odbiorą?

Teraz można już wyciągać praktyczne wnioski po sprawdzeniu tego w praktyce i tymi chciałbym się podzielić. Dla osób z HR odpowiedzialnych za szkolenia pokazać jak to może wyglądać i jak się za to zabrać. Dla braci trenerskiej kilka hintów jak przejść na nowy tryb pracy.

W kwietniu, gdy to piszę jest 23-ci kwietnia, jest to już mój 12-ty dzień (sic!) w którym prowadzę jakąś formę nauczania zdalnego. A do końca miesiąca uzbiera się łącznie 16 (na tyle dużo, żeby zaobserwować pewne wzorce). Co się na to składa?

  • 2 dni (2 x 7 godzin) – Zarządzanie Projektami HR na studiach podplomowych Senior HR Business Partner
  • 1 dzień (6 godzin) – Fundament Zarządzania projektami dla branży budowlanej
  • 3 godzinny wykład dla 160 osób – Agile & SCRUM, tutaj żeby było ciekawiej jako asysta, z przekonaniem, że to łatwiejsza praca, a okazało się, że nie
  • 5 grup x 3 godziny – Agile & SCRUM, warsztaty dla zespołów kilkunastoosobowych w ramach projektu przeszkolenia 160 osób w 4 dni
  • 2 x 7 godzin – Standard PMBOK, Politechnika Warszawska i studia podyplomowe zarządzania projektami
  • 2 x 4 godziny – 8 dzień tygodnia, szkolenie dla zespołu IT z technik zarządzania czasem i efektywności
  • Zaraz startuję – 1 dzień (7 godzin) warsztatu po audycie zarządzania projektami, wypracowanie procesu projektowego w firmie opracowującej prototypowe maszyny

Piszę to po to, żeby pokazać różnorodność form i grup. Bo okazuje się, że każda z tych form ma swoje wyzwania i na co innego trzeba zwrócić uwagę. I praktycznie każde z nich było unikalne bo non stop wprowadzam usprawnienia. Dodatkowo, gdy sobie zrobiłem ten spis to okazuje się, że w ciągu tego miesiąca przemieściliśmy się jako firma i zespół, a jak jako trener o epokę pod kątem doświadczenia jak działać skutecznie w takiej formie. I niezależnie od sytuacji niektóre z tych form zostaną z nami na dłużej, a powstają jeszcze nowego, bo możliwości, które się otworzyły są niesamowite

Chciałbym jeszcze podziękować:

* Konradowi Klepackiemu za efektywną współpracę przy wspólnym projekcie (zrobiliśmy wspólnie mega fajne wydarzenie online – 160 osób, wykład + 10 grup w 4 dni z tematu Agile & SCRUM) i dzielenie się narzędziami, których nie znałem.

* Marcinowi Kwiecińskiemu za dzielenie się swoją wiedzą ze swoich warsztatów zanim ja zacząłem swoje 🙂

O czym napiszę poniżej:

  • Założeniach
  • Sprzęcie
  • Narzędziach online
  • Perspektywie trenera
  • Perspektywie uczestników

Trochę założeń zanim przejdę dalej, żeby zrozumieć np. dlaczego podejmuję pewne decyzje odnośnie sprzętu i narzędzi, z których korzystam w trakcie aktywności on-line.

Zakładam, że:

  • Nie da się przenieść 1:1 tego, co robimy w sali szkoleniowej – potwierdzone założenie. Inaczej odbiera się grupę, dużo trudniej czyta się język ciała  i energię uczestników. Czasem bardzo przekłamany odbiór. Obserwujesz ludzi i masz wrażenie, że są znudzeni i to są akurat te osoby, które „zjadą Ci szkolenie”, a na koniec od nich słyszysz bardzo pozytywny feedback! Dlaczego tak się dzieje to mam swoje obserwacje dalej 🙂
  • Prowadzący zawsze jest zainteresowany – bo ma co robić, ale uczestnicy odbierają to inaczej i dlatego trzeba zrobić to tak, żeby dla uczestnika było to jak najlepsze doświadczenie a nie prowadzącego
  • Każde ćwiczenie da się przenieść do on-line trzeba znaleźć tylko formę
  • Ludzie przed komputerem mają naturalnie dużo dostępnych rozpraszaczy, więcej niż na Sali szkoleniowej (wystarczy nie wyłączyć maila), a hasło „odłóżcie laptopy” jest zbyt radykalne 😉
  • Da się zrobić ćwiczenia w grupach – potwierdzone! Działają nawet lepiej niż na żywo
  • Ludzie aktualnie mają przesycenie ciągłej pracy przed kompem i jeżeli nie zrobię „show” to szybko stracę ich uwagę. Nie mówiąc o tych, którzy są ze mną w weekend

Wyposażenie „studia” do szkoleń i nauki online

Tutaj bardzo silnie rozbudowałem sprzęt, który wykorzystywałem do nagrywania filmów na YouTube i prowadzenia live. Dzięki tym doświadczeniom było łatwiej, bo nie musiałem się uczyć wszystkiego od zera, ale i tak to jest trochę inna inszość i żeby to sprawnie działało to aktualnie mój zestaw do pracy wygląda następująco

  • Solidne spore biurko IKEA (SKARSTA) do pracy na stojąco 🙂 – na razie ustawione w pozycji siedzącej, ale polecam bo spory blat, który pozwala na swobodną pracę
  • 2 dodatkowe monitory – jeden na biurku, drugi podwieszony na statywie. Do tego ekran laptopa daje mi 3 obszary pracy. Na jednym widzę uczestników, drugi to ekran, który dzielę z uczestnikami, 3-ci to mój ekran do pracy. Dzięki temu uczestnicy mają komfort, nie tracą czasu, bo mogę sobie przygotować to, co chcę im pokazać wcześniej i nie tracimy czasu. Mało atrakcyjne jest szukanie przez prowadzącego pogubionych okienek (a Tych może być otwartych sporo w czasie pracy z grupą)
  • Kamerka internetowa główna (Logitech C920) – ustawiona blisko monitora z uczestnikami, wtedy kontakt jest bardziej naturalny. Mówię do kamery i widzę ludzi, a oni widzą, że mówię do nich. Bardzo ważne dla mózgu J. Użyłem statywu mikrofonowego z elastycznym uchwytem zakończonym klipsem. Dzięki temu kamerę mogę łatwo ustawić w odpowiedniej pozycji, a do tego mam jeszcze uchwyt na telefon (do umieszczenia go, gdy nagrywam filmy)
  • Kamerka internetowa „do ręki” – żeby urozmaicić zajęcia czasem biorę do łapki kamerę i pokazuję jak coś układam z klocków, albo korzystając z innych fizycznych gadżetów. Albo mogę pokazać fragment książki. Dodatkowe urozmaicenie
  • Mikrofon (Blue Yeti) – słaby dźwięk bardzo psuje doznania. Ten mikrofon rządzi po prostu! Służył do nagrań filmów, ale teraz idealnie sprawia, że uczestnicy słyszą czysto i jest to po prostu przyjemne
  • Słuchawki (Bose QC35 z redukcją hałasu) – dają kontrolę nad tym co się dzieje z moim dźwiękiem + słyszę uczestników i skupiam się na pracy. Słyszę to, co uczestnicy. I to bardzo ważne, bo nie ma nic gorszego niż jak kilka minut później na chacie „czy ty coś mówisz?” 😉
  • Tablet graficzny (Wacom One) – fajna zabawa Nie umiem jeszcze bardzo dobrze rysować, ale robienie notatek na slajdach, czy rysowanie jest możliwe prawie jak na flip-charcie
  • Mysz bezprzewodowa – niby nic, a jednak bardzo ważne. Operuję na 3 ekranach, więc to musi być szybkie
  • Rozdzielacz portów (niby stacja dokująca) Dynadock 3.0 Toshiba – wpinam po prostu laptopa i jestem gotowy do pracy. Nie wyobrażam sobie podpinania tego wszystkiego za każdym razem przy takiej ilości pracy. Mogę się skupić na mojej robocie i szkoleniu a nie technikaliach
  • Oświetlenie – 2 softboxy, bo ludzie nie mogą się wpatrywać w słaby obraz przez kilka godzin!

Narzędzia które pomogą Wam w szkoleniach online

  • Zoom – Mój faworty. Widzę dużo uczestników, często całą grupę, działa sprawnie + mam pełną kontrolę nad podziałem na pokoje, gdzie ludzie pracują w grupach. Mój wybór numer jeden! Ma swoje wady, czasem ktoś nie może dołączyć do pokoju, ale mam już na to sposoby i dajemy radę
  • MS Teams – Ma całkiem inną specyfikę niż zoom. Tylko 4 osoby na ekranie. Praca w podziale na grupy wymaga więcej zabiegów organizacyjnych. Nie został pomyślany do edukacji tylko do pracy w zespole. Do tego drugiego jest bardzo, bardzo obiecujący. Do edukacji jeżeli mam tylko możliwość wybieram Zoom. Zajęcia na MS Teams prowadzi się bardziej jak live na YouTube – dużo mniejszy feedback od uczestników, trzeba bardziej postawić na chat. Nie narzekam, pokazuję wyzwanie i specyfikę. Co ciekawe z moich ocen w ankietach uczestnicy nie widzą tego aż tak bardzo, właściwie to w ogóle :), to bardziej moja preferencja. Skoro robię to dla ludzi to chcę ich widzieć
  • Skype – Wg. mnie tylko praca z małą grupą i gdy wiesz, że nie trzeba dzielić się na mniejsze podgrupy. Oczywiście się da, bo to robię 🙂 i działa naprawdę nieźle. Mam do pokombinowania czy da się dzielić na podgrupy, wtedy jest bardzo dobre :), ale na razie Zoom robi mi robotę
  • Mentimeter – narzędzie do prowadzenia ankiet na żywo. Super do rozruszania grupy i zebrania feedbacku
  • Google Sheets – rewelacja do pracy zdalnej i robienia konkretnych ćwiczeń na formularzach
  • Google Jamboard – wirtualna biała tablica z karteczkami – rewelacja
  • Dokumenty Google – tak jak arkusze, do pracy zdalnej w zespołach na przygotowanie pracy pisemnej rewela
  • Prezentacje Google / Powerpoint – Więcej robię z PowerPointa, bo dłużej na nim pracowałem, gdy doda się do niego opcję notowania na sladjach to zyskuje drugie życie :). Prezentacje Google z kolei umożliwiają pracę na tej samej prezentacji kilku trenerom (bardzo pomocne gdy robi się projekt na 160 osób z ciągłym feedbackiem i w szybkim tempie 🙂 )
  • Google Forms – Feedback, ocena szkolenia po. Tak, nic się nie zmienia. Plus jest taki, że raport poszkoleniowy masz w minutę po szkoleniu 🙂

Co warto zrobić dla uczestników szkoleń online

  • Szybko upewnić się, że każdy potrafi użyć chata (i go użyje), wypowiadać się (i się wypowie) i generalnie każdy doświadczy narzędzi, na których pracujesz. Ludzie się nie zmienili i jak to na szkoleniach niektórzy są mniej wyrywni. Warto upewnić się, że nie dzieje się to przez to, że technologia jest barierą (czasem jest, ale zaskakująco rzadko). Dla uczestników ta sytuacja nie jest normalna i też nie wiedzą, czy się nie wygłupią robiąc coś. Pokazując to wszystko tworzysz bezpieczne środowisko
  • Ustalić zasady – czasem zapomnisz zrobić „share” ekranu, to, żeby Ci powiedzieli od razu, że coś jest nie tak 🙂
  • Ustalone przerwy regulane – ja prefereuję co godzinę 10 minut. Żeby utrzymać energię. I trzymanie się tego czasu
  • Jasne intrukcje do ćwiczeń! Spisane najlepiej. Bo na sali dopowiesz, tutaj jest trudniej.
  • Ja sprawdzam dosyć często czy jesteśmy „na tej samej planecie” 🙂 – ustalam system sygnałów „kinetycznych” – kciuki w górę/w dół, machanie głową i inne gesty. To daje feeback + aktywizuje uczestników
  • Energizery – działają i są potrzebne, ludzie są już 40 dni przed kompami! Daj im coś innego!

Co jest bardzo innego

  • Feedback – jest bardzo inny i bardzo go brakuje w tradycyjnej formie i niektóre sygnały mogą być mylące. Np. Gdy poprosisz wszystkich o wyciszenie mikrofonów to nienaturalna cisza sprawia uczucie jakbyś został sam :). Tak nie jest. Po prostu działaj zakładając, że Ciebie słuchają. Pod warunkiem, że kontrolujesz ten czas – po 10 minutach max. Dobrze zapytać o reakcję na chacie lub sygnał „kinetyczny” na ekranach :), bo faktycznie możesz zostać sam :). Jeżeli ludzie mają wyłączone kamery to ten efekt jest pogłębiony i wtedy trzeba poprowadzić je bardziej jak spotkanie live na YouTube. Chat jest najlepszą formą kontaktu
  • Energia zużywa się szybciej – bo dużo energii na starcie zajmuje obsługa softu i sprzętu. Warto wdrażać te nowinki po kawałku, żeby się nie spalić. Jedno narzędzie, jeden sprzęt na raz. Dużo psikusów sprawiła mi stacja dokująca, tablet graficzny to całkiem nowa zabawa, a raz ktoś przejął kontrolę nad moim komputerem przez MS Team, a grupa skandowała „kilkaj w zakładkę finanse!”, bo to akurat było widać na mojej przeglądarce 🙂

Oceny uczestników

Jeżeli uważasz, że pompuję moje ego to pomiń tę sekcję. To ilustracja tego, że się da :). I ja bardzo lubię tę formę. Inni by się chwalili, jak tylko informuję jak to oceniają uczestnicy ;).

„Moim zdaniem było bardzo dobrze, zajęcia były poprowadzone w sposób angażujący każdego, wiec skupienie było utrzymane przez cały czas trwania zajęć. Było dużo ćwiczeń przeprowadzonych oraz pracy w grupach, a także pracy indywidualnej. Jeżeli tak by miały wszystkie zajęcia wyglądać, dla mnie taka forma jest jak najbardziej okej”

„Bardzo dużą wartość dała praca w grupach, bardzo pozytywne odczucia, nie znajduję nic do poprawy”

„To co juz wcześniej sie dowiedziałam, zostało szczególnie warsztatami uporządkowane i rozjaśnione i ułatwi mi pracę scrum’ową”

„To szkolenie dało mi wiele przykładów na rozwiązanie problemów istniejących w moim miejscu pracy”

„Na pewno zastosuję w praktyce rozwiązania przekazane przez trenera”

„Gotowa metoda wraz z narzędziami do wykorzystania. 12 pytań jako remedium na ciągłe problemy”

„Super atmosfera, energia i flow Mariusza”

„Metodologia 12 pytań – przemyślane podejście”

„Było bardzo merytorycznie, wiedza i energia prowadzącego. Gratulacje za podtrzymanie team spirit J”

„Merytoryka, podtrzymanie zainteresowania uczestników, dobry kontakt, luźna atmosfera. Mind mapy i praca na konkretnych przykładach i naszych pytaniach z początku pierwszego dnia”

„Przećwiczenie metody pracy na realnym przykładzie z biznesu i wspólne wnioski uczestników. Brawa dla trenera – duża wiedza w temacie”

„Ćwiczenia w małej grupie, możliwość zadawania pytań i jasne odpowiedzi. Możliwość dzielenia się wątpliwościami/ pytania/interakcji i łatwy klarowny przekaz bez trudnych słów”

„Przełożenie metodyki na realne przykład. Było naprawdę interesująco”

„ Bardzo dużo przykładów i  przełożenie treści w praktykę”

Miłego wdrażania szkoleń online :). Jako trener i odbiorca 🙂

Jeżeli szukasz takich dla siebie i swojego zespołu to ja proponuję następujące:

Szkolenie Online Zarządzanie Projektami wg. 12 Pytań KISS PM® – Wprowadzenie

Audyt zarządzania projektami

Dopasowanie narzędzi projektowych

Zarządzanie projektami w HR

Fort Brave – Gra symulacyjna

Zaawansowane zarządzanie projektami

Zarządzanie zespołem projektowym

Agile Project Management

Profesjonalny Scrum Master

Przygotowanie do egzaminu PMP

Standard Zarządzania projektami wg. PMBOK® Guide

MS Project

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *